Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες (με δείγματα επιστολών)

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες (με δείγματα επιστολών)
Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες (με δείγματα επιστολών)

Βίντεο: Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες (με δείγματα επιστολών)

Βίντεο: Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες (με δείγματα επιστολών)
Βίντεο: Τι είναι οι συστατικές επιστολές & πως χρησιμοποιούνται στη διαδικασία αίτησης σε ένα πανεπιστήμιο; 2024, Μάρτιος
Anonim

Όταν είστε ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης, πιθανότατα θα χρειαστεί να γράψετε επιστολές στους πελάτες σας. Μπορεί να γράφετε για να τους πείτε νέα γεγονότα ή ειδικές προσφορές ή να απαντάτε σε παράπονο πελατών για λογαριασμό της εταιρείας σας. Ανεξάρτητα από τον λόγο για το γράμμα, πρέπει πάντα να διατηρείτε έναν επαγγελματικό τόνο.

Βήματα

Δείγμα επαγγελματικών επιστολών

Image
Image

Δείγμα επιστολής που ανακοινώνει νέες επιχειρήσεις

Image
Image

Δείγμα Επιχειρήσεων Ευχαριστήρια Επιστολή

Image
Image

Δείγμα επιστολής συγγνώμης από επιχειρήσεις

Μέρος 1 από 2: Μορφοποίηση της Επιχειρηματικής Επιστολής

Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 1
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 1

Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε ένα επαγγελματικό επιστολόχαρτο

Η επαγγελματική επιστολή θα είναι αντιπροσωπεία της εταιρείας σας. Θα πρέπει λοιπόν να φαίνεται ξεχωριστή και υψηλής ποιότητας. Θα πρέπει επίσης να φέρει το λογότυπο ή το εμπορικό σήμα της εταιρείας σας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα επιστολόχαρτο χρησιμοποιώντας προκαθορισμένα πρότυπα έγχρωμων επιστολόχαρτων στο Microsoft word. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το υπάρχον λογότυπο ή το εμπορικό σήμα σας στο επιστολόχαρτο

Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 2
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 2

Βήμα 2. Ανοίξτε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου

Θα πρέπει πάντα να πληκτρολογείτε μια επαγγελματική επιστολή σε έναν υπολογιστή.

  • Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο και ρυθμίστε περιθώρια 1 ίντσας για το έγγραφο.
  • Χρησιμοποιήστε γραμματοσειρά serif όπως Times New Roman, Georgia ή Ariel. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε μέγεθος γραμματοσειράς που δεν είναι μεγαλύτερο από 12 πόντους, αλλά όχι μικρότερο από 10 πόντους. Το γράμμα δεν πρέπει να είναι δύσκολο να διαβαστεί λόγω της επιλογής γραμματοσειράς ή του μεγέθους γραμματοσειράς.
  • Βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο έχει οριστεί σε ενιαία απόσταση.
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 3
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 3

Βήμα 3. Ρυθμίστε τη φόρμα μπλοκ

Η φόρμα μπλοκ είναι η πιο κοινή μορφή που χρησιμοποιείται για επαγγελματικά γράμματα. Είναι επίσης το πιο εύκολο στη ρύθμιση και την παρακολούθηση. Κάθε επικεφαλίδα πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένη και να υπάρχει ένας χώρος μεταξύ κάθε επικεφαλίδας. Ξεκινώντας από την κορυφή στο κάτω μέρος του εγγράφου, η επαγγελματική σας επιστολή πρέπει να έχει τους ακόλουθους τίτλους:

  • Η σημερινή ημερομηνία ή η ημερομηνία αποστολής της επιστολής. Η ημερομηνία είναι σημαντική καθώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τα αρχεία σας και τα αρχεία του παραλήπτη. Επίσης, μπορεί να έχει νόμιμη χρήση. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι είναι ακριβής.
  • Τη διεύθυνση του αποστολέα. Αυτή είναι η διεύθυνσή σας, μορφοποιημένη στο τυπικό στυλ διεύθυνσης. Εάν η διεύθυνσή σας εμφανίζεται ήδη στο επιστολόχαρτό σας, μπορείτε να παραλείψετε αυτήν την επικεφαλίδα.
  • Η εσωτερική διεύθυνση. Αυτό είναι το όνομα και η διεύθυνση του ατόμου στο οποίο γράφετε. Η χρήση του κυρίου/κυρίας είναι προαιρετική. Έτσι, για παράδειγμα, αν γράφατε στη Νίνα Μπράουν, μπορείτε να αφήσετε την κυρία/δεσποινίς από το όνομά της εάν δεν είστε σίγουροι για την οικογενειακή της κατάσταση.
  • Ο χαιρετισμός. Αυτό θα μπορούσε να είναι "Dear Ms Brown" ή "Dear Nina Brown". Εάν δεν είστε σίγουροι ποιος θα διαβάσει την επιστολή, χρησιμοποιήστε το "Dear Sir, or Dear Madam". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το "To Whom It May Concern", αλλά μόνο ως έσχατη λύση εάν δεν έχετε ιδέα ποιο είναι το κοινό σας.
  • Το σώμα της επιστολής. Θα εστιάσουμε περισσότερο σε αυτό στην επόμενη ενότητα του άρθρου.
  • Το κλείσιμο της επιστολής, με υπογραφή. Αυτό θα μπορούσε να είναι "Με εκτίμηση" ή "Με εκτίμηση".

Μέρος 2 από 2: Γράφοντας την Επιχειρηματική Επιστολή

Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 4
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 4

Βήμα 1. Προσδιορίστε το κοινό σας

Ο τόνος της επιστολής πρέπει να παραμένει πάντα επαγγελματικός, ανεξάρτητα από το κοινό. Αλλά πιθανότατα θα προσαρμόσετε τη γλώσσα ή την επιλογή λέξης με βάση το σε ποιον γράφετε. Εάν γράφετε στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού σε άλλη επιχείρηση, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε πιο επίσημη γλώσσα. Αλλά αν γράφετε σε έναν συγκεκριμένο πελάτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πιο ανεπίσημη ή περιστασιακή γλώσσα.

  • Η αναγνώριση του κοινού σας σημαίνει επίσης ότι θα αποφύγετε να μπερδέψετε το κοινό σας. Αποφύγετε τη χρήση ορολογίας που δεν θα καταλάβει ο αναγνώστης σας. Ένας πελάτης πιθανότατα δεν θα γνωρίζει τα ακρωνύμια που χρησιμοποιούνται για το διαστημικό πρόγραμμα στην εταιρεία σας, για παράδειγμα, αποφύγετε να τα χρησιμοποιήσετε στο γράμμα.
  • Ο νούμερο ένα κανόνας για να γράψετε μια καλή επαγγελματική επιστολή είναι να είναι σαφής, συνοπτικός και ευγενικός.
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 5
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 5

Βήμα 2. Αναφέρετε τον σκοπό του γράμματος στην πρώτη γραμμή

Εξετάστε το σκοπό της επιστολής. Είναι για να ενημερώσετε τους πελάτες σας για τη νέα τοποθεσία σας σε ένα νέο μέρος της πόλης; Είναι για να υπενθυμίσω σε έναν πελάτη έναν απλήρωτο λογαριασμό ή ένα υπόλοιπο; Or να απαντήσετε σε παράπονο πελάτη; Έχοντας αυτόν τον σκοπό στο μυαλό, δημιουργήστε μια πρώτη γραμμή που επιτρέπει στον αναγνώστη να γνωρίζει αμέσως τι θα αφορά το γράμμα. Μην είστε ασαφείς για τον σκοπό της επιστολής. Μπες στο ψητό.

  • Ξεκινήστε χρησιμοποιώντας το "εγώ" εάν δηλώνετε τη γνώμη σας ως ιδιοκτήτης επιχείρησης. Χρησιμοποιήστε το "εμείς" εάν γράφετε για λογαριασμό εταιρείας ή οργανισμού.
  • Επικεντρωθείτε σε μια άμεση δήλωση όπως: "Γράφουμε για να σας ενημερώσουμε" ή "Γράφουμε για να ζητήσουμε". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια δήλωση "εγώ" εάν γράφετε ως ιδιοκτήτης της επιχείρησης. Όπως: "Επικοινωνώ μαζί σας επειδή" ή "Άκουσα πρόσφατα για … και θα ήθελα να μάθω περισσότερα για …"
  • Για παράδειγμα, εσείς (ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης) γράφετε στη Nina Brown για έναν απλήρωτο λογαριασμό από τον προηγούμενο μήνα. Ξεκινήστε την επιστολή με: "Επικοινωνώ μαζί σας επειδή έχετε ένα οφειλόμενο υπόλοιπο στο λογαριασμό σας από τον Μάρτιο του 2015."
  • Or, είστε υπάλληλος σε μια εταιρεία και γράφετε ως απάντηση σε καταγγελία πελατών κατά του διαστημικού προγράμματος της εταιρείας. Ξεκινήστε την επιστολή με: «Λάβαμε το παράπονό σας για το διαστημικό μας πρόγραμμα στον Άρη».
  • Μπορεί να γράφετε για να ενημερώσετε τον αναγνώστη ότι κέρδισε έναν διαγωνισμό ή έλαβε μια θέση σε μεταπτυχιακό πρόγραμμα. Ξεκινήστε με μια φράση όπως: "Είμαι στην ευχάριστη θέση να σας ενημερώσω …" “" Είμαστε ενθουσιασμένοι που σας ενημερώνουμε … ".
  • Εάν παραδίδετε άσχημα νέα, ξεκινήστε με μια φράση όπως: «Λυπούμαστε που σας ενημερώνουμε…». Or, "Μετά από προσεκτική εξέταση, αποφάσισα να μην …".
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 6
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 6

Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε την ενεργητική και όχι την παθητική φωνή

Χρησιμοποιούμε την παθητική φωνή όλη την ώρα στον κοινό λόγο. Αλλά η παθητική φωνή μπορεί να κάνει τη γραφή σας να φαίνεται βαρετή ή μπερδεμένη. Η ενεργή φωνή είναι πολύ πιο αποτελεσματική σε μια επαγγελματική επιστολή, επειδή καθιερώνει έναν πιο διεκδικητικό τόνο.

  • Ένα παράδειγμα παθητικής φωνής μπορεί να είναι: "Τι συγκεκριμένα παράπονα μπορώ να απευθύνω για εσάς;" Το υποκείμενο της πρότασης, ο πελάτης ("εσείς"), εμφανίζεται στο τέλος της πρότασης και όχι στην αρχή της πρότασης.
  • Ένα παράδειγμα της ενεργής φωνής μπορεί να είναι: "Τι μπορώ να κάνω για να αντιμετωπίσω τα παράπονά σας;" Αυτή η έκδοση της φράσης, με την ενεργή φωνή, είναι πολύ πιο σαφής και ευκολότερη για τον αναγνώστη.
  • Η χρήση της παθητικής φωνής μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να μεταδώσετε το μήνυμά σας χωρίς να επιστήσετε την προσοχή σε ένα σφάλμα ή σε ένα μη κολακευτικό σημείο. Αλλά χρησιμοποιήστε το μόνο σε αυτήν την περίπτωση. Γενικά, η ενεργή φωνή είναι πολύ πιο αποτελεσματική στα επαγγελματικά γράμματα.
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 7
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 7

Βήμα 4. Ανατρέξτε σε προηγούμενο συμβάν ή σε προηγούμενη επικοινωνία με τον αναγνώστη, εάν υπάρχει

Maybeσως επικοινωνήσατε με τη Νίνα Μπράουν νωρίτερα τον περασμένο μήνα με μια προειδοποίηση για τον απλήρωτο λογαριασμό της. Perhaps ίσως ένας πελάτης εξέφρασε την απογοήτευσή του για το διαστημικό πρόγραμμα τον περασμένο μήνα σε ένα συνέδριο. Εάν έχετε ήδη έρθει σε επαφή με τον αναγνώστη, αναγνωρίστε το. Θα υπενθυμίσει στον αναγνώστη την προηγούμενη επαφή σας και θα κάνει το επαγγελματικό γράμμα να αισθάνεται πιο άμεσο και σημαντικό.

Χρησιμοποιήστε μια φράση όπως: «Ανά προηγούμενη επιστολή μου σχετικά με τον απλήρωτο λογαριασμό σας …» ή «Σας ευχαριστώ για την πληρωμή σας τον Μάρτιο.» “« Usefulταν πολύ χρήσιμο να ακούσετε για τα προβλήματά σας με το διαστημικό πρόγραμμα στο συνέδριο τον Μάιο »

Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 8
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 8

Βήμα 5. Κάντε ένα αίτημα ή προσφέρετε βοήθεια

Δημιουργήστε έναν θετικό τόνο με τον αναγνώστη κάνοντας ένα ευγενικό αίτημα ή προσφέροντας βοήθεια με τη μορφή σχέσης εργασίας.

  • Ας πούμε ότι είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης που προσπαθεί να κάνει έναν πελάτη να πληρώσει έναν λογαριασμό. Χρησιμοποιήστε μια φράση όπως: "Θα εκτιμούσα την άμεση προσοχή σας στο θέμα του απλήρωτου λογαριασμού σας."
  • Πείτε ότι γράφετε για λογαριασμό της εταιρείας σας. Χρησιμοποιήστε μια φράση όπως: "Θα θέλαμε να οργανώσουμε μια προσωπική συνάντηση με εσάς και τον επικεφαλής του ανθρώπινου δυναμικού μας."
  • Θα πρέπει επίσης να προσφέρετε να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες που μπορεί να έχει ο αναγνώστης. Χρησιμοποιήστε μια φράση όπως: "Θα χαρώ να απαντήσω σε τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες που έχετε σχετικά με τον λογαριασμό σας." Or, "Θα θέλατε να σας δώσουμε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το πρόγραμμα;"
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 9
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 9

Βήμα 6. Τελειώστε το γράμμα

Συμπεριλάβετε μια παρότρυνση για δράση, από την πλευρά σας ή από την πλευρά του αναγνώστη. Αυτό μπορεί να είναι μια απαίτηση πληρωμής έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μια σημείωση σχετικά με τη σύσταση επίσημης συνάντησης με τον αναγνώστη.

  • Συμπεριλάβετε μια πρόταση για συνομιλία με τον παραλήπτη της επιστολής στο μέλλον. «Ανυπομονώ να σας δω στη συνεδρίαση του προϋπολογισμού την επόμενη εβδομάδα.» “« Ανυπομονώ να το συζητήσουμε περαιτέρω μαζί σας κατά την επίσκεψή σας στην έδρα μας. »
  • Σημειώστε τυχόν έγγραφα που έχετε μαζί με την επιστολή σας. Προσθέστε μια φράση όπως "Βρείτε συνημμένο τον απλήρωτο λογαριασμό σας" ή "Θα βρείτε συνημμένο αντίγραφο του προγράμματος διαστημικής μας προσέγγισης".
  • Τελειώστε το γράμμα με μια φράση κλεισίματος. Χρησιμοποιήστε "Ειλικρινά" ή "Ειλικρινά δικός σας" για πελάτες ή πελάτες.
  • Χρησιμοποιήστε το «Δικά σας πιστά» για επίσημες επιστολές σε άτομα που δεν γνωρίζετε καθόλου.
  • Χρησιμοποιήστε "Regards" ή "Best" μόνο εάν γράφετε σε κάποιον που γνωρίζετε καλά ή έχετε εργασιακή σχέση.
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 10
Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή προς τους πελάτες Βήμα 10

Βήμα 7. Διορθώστε το γράμμα

Όλη η προσεκτική μορφοποίηση και γραφή σας θα είναι μηδενική εάν το γράμμα είναι γεμάτο ορθογραφικά λάθη!

  • Αναζητήστε τυχόν περιπτώσεις παθητικής φωνής και προσπαθήστε να προσαρμόσετε την πρόταση στην ενεργή φωνή.
  • Παρατηρήστε τυχόν προτάσεις που διαρκούν πολύ ή δεν είναι σαφείς και άμεσες. Σε μια επαγγελματική επιστολή, τα λιγότερα είναι συνήθως περισσότερα, οπότε μειώστε το μήκος των προτάσεών σας, αν είναι δυνατόν.

Συνιστάται: