Πώς να ακυρώσετε μια συνάντηση: 10 βήματα (με εικόνες)

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να ακυρώσετε μια συνάντηση: 10 βήματα (με εικόνες)
Πώς να ακυρώσετε μια συνάντηση: 10 βήματα (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να ακυρώσετε μια συνάντηση: 10 βήματα (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να ακυρώσετε μια συνάντηση: 10 βήματα (με εικόνες)
Βίντεο: Πώς να απενεργοποιήσετε τον κωδικό πρόσβασης σύνδεσης και την οθόνη κλειδώματος των Windows 10 2024, Μάρτιος
Anonim

Η ζωή είναι απρόβλεπτη και μερικές φορές απλά πρέπει να ακυρώσετε μια συνάντηση. Για να ελαχιστοποιήσετε τυχόν ενοχλήσεις και να είστε ευγενικοί, είναι σημαντικό να το ακυρώσετε μόλις είναι σαφές ότι δεν θα μπορείτε να πραγματοποιήσετε τη συνάντηση. Ενημερώστε 24 ώρες νωρίτερα, αν είναι δυνατόν. Να είστε ευγενικοί και με σεβασμό και προσφέρετε να εργάζεστε γύρω από τα ημερολόγια των άλλων για να προγραμματίσετε εκ νέου. Or, εάν υπάρχουν πολλά άτομα που έχουν οριστεί να παρακολουθήσουν μια συνάντηση, μάθετε αν μπορείτε να καλέσετε ή να στείλετε κάποιον στη θέση σας, ώστε να μην χρειαστεί να βρείτε άλλη ώρα που να λειτουργεί για όλους.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 2: Ακύρωση ευγενικής συνάντησης

Ακύρωση συνάντησης Βήμα 1
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 1

Βήμα 1. Στείλτε συγγνώμη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ακυρώσετε μια συνάντηση εκ των προτέρων

Εάν ακυρώνετε 24 ώρες ή περισσότερο εκ των προτέρων, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λειτουργεί καλά. Δώστε όσο το δυνατόν περισσότερα κεφάλια. Με αυτόν τον τρόπο, το άλλο άτομο μπορεί να αλλάξει το πρόγραμμά του. Εάν είναι πολύ απασχολημένοι, η προειδοποίηση μπορεί να κάνει τεράστια διαφορά.

  • Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συχνά πιο αποτελεσματικό από μια τηλεφωνική κλήση, καθώς ο παραλήπτης μπορεί να το παρακάμψει γρήγορα σε ένα λεπτό ή λιγότερο, αλλά δεν μπορείτε να είστε σίγουροι ότι κάποιος θα δει το μήνυμά σας αν το στείλετε την τελευταία στιγμή.
  • Εάν το άλλο άτομο έχει ταξιδέψει από την πόλη για τη συνάντησή σας, καταβάλλετε κάθε δυνατή προσπάθεια να ξαναπρογραμματίσετε πριν επιστρέψει στο σπίτι. Εάν δεν έχουν φτάσει ακόμα στην πόλη, προσπαθήστε να ενημερώσετε τουλάχιστον 2 ημέρες, ώστε να ακυρώσουν τα ταξιδιωτικά τους σχέδια, αν χρειαστεί.
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 2
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 2

Βήμα 2. Καλέστε για ακύρωση της τελευταίας στιγμής, αν μπορείτε

Εάν ακυρώνετε μια συνάντηση που υποτίθεται ότι θα πραγματοποιηθεί εντός της ημέρας, καλέστε το άλλο άτομο. Διαφορετικά, ενδέχεται να μην βλέπουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τη συνάντηση και μπορεί να χάσουν χρόνο περιμένοντας εσάς.

  • Πείτε κάτι σαν: "Ξέρω ότι είχαμε προγραμματιστεί να συναντηθούμε σήμερα, αλλά έπρεπε να πάρω το παιδί μου που αρρώστησε στο σχολείο. Είμαι έξω για το απόγευμα, έχετε χρόνο να συναντηθείτε το πρωί;"
  • Εάν δεν μπορείτε να φτάσετε στο τηλέφωνο, στείλτε email το συντομότερο δυνατό.
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 3
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 3

Βήμα 3. Αναφέρετε σύντομα τον λόγο ακύρωσης

Η ακύρωση μιας συνάντησης προκαλεί συχνά δυσκολίες σε άλλους που σας περίμεναν. Είναι ευγενικό να τους ενημερώσετε γιατί δεν μπορείτε να τα καταφέρετε χωρίς να μπείτε σε πολλές λεπτομέρειες. Διαφορετικά, μπορεί να υποθέσουν ότι απλώς δεν θέλατε να εμφανιστείτε.

  • Για παράδειγμα, το να πεις ότι είσαι άρρωστος είναι αρκετός λόγος για να χάσεις μια συνάντηση χωρίς να μπεις στις λεπτομέρειες της ασθένειάς σου.
  • Εάν εμφανίστηκε άλλη συνάντηση ή ραντεβού που δεν μπορείτε να χάσετε, πείτε απλά ότι προέκυψε μια απρόβλεπτη σύγκρουση προγραμματισμού. Η απόρριψη μιας συνάντησης για μια άλλη μπορεί να είναι αγενής, οπότε είναι εντάξει να κρατάτε τις λεπτομέρειες ασαφείς.
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 4
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 4

Βήμα 4. Αποφύγετε να κάνετε δικαιολογίες

Εάν έχετε έναν έγκυρο λόγο για να χάσετε μια συνάντηση, είναι εντάξει να μιλήσετε λίγο γι 'αυτό. Ωστόσο, αν δεν έχετε λόγο, μην το φτιάξετε. Οι άνθρωποι θα μπορούν να πουν ότι φτιάχνεις κάτι και θα σου φανεί αγενές.

  • Εάν απλά δεν αισθάνεστε έτοιμοι για μια συνάντηση, κρατήστε το γενικό. Για παράδειγμα: "Κάτι προσωπικό προέκυψε και πρέπει να ξαναπρογραμματίσω τη σημερινή συνάντηση."
  • Μην χρησιμοποιείτε γενικές δικαιολογίες πολύ συχνά. Εάν εμφανιστεί "κάτι προσωπικό" μία φορά το μήνα ή περισσότερο, οι συνάδελφοί σας θα αρχίσουν να σας θεωρούν σαν νιφάδα.
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 5
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 5

Βήμα 5. Προσφέρετε μια ειλικρινή συγγνώμη

Η ακύρωση μιας συνάντησης θα είναι πολύ καλύτερη αν ζητήσετε μια ειλικρινή συγγνώμη. Συνδέστε το με τον λόγο που ακυρώνετε και προσφέρετε να αναπληρώσετε την ταλαιπωρία.

Δοκιμάστε να πείτε κάτι σαν: "Ξέρω πόσο πολύτιμος είναι ο χρόνος σας και θέλω να ζητήσω συγγνώμη για τη σύγκρουση προγραμματισμού. Επισυνάπτω τις σημειώσεις μου για να κοιτάξετε ξανά, ώστε να μπορέσουμε να βελτιστοποιήσουμε τη συνεδρίασή μας στη συνέχεια."

Ακύρωση συνάντησης Βήμα 6
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 6

Βήμα 6. Να σέβεστε τον χρόνο των άλλων παρευρισκομένων

Εάν πρόκειται να παρευρεθούν πολλά άλλα άτομα, λάβετε υπόψη ότι η ακύρωση της συνάντησης εντελώς μπορεί να προκαλέσει ενόχληση σε πολλά άτομα. Εάν είναι δυνατόν, αποφύγετε την ακύρωση και προτείνετε μια άλλη λύση.

Για παράδειγμα, μπορείτε να καλέσετε, να στείλετε ένα άλλο μέλος του τμήματος σας για να συμπληρώσει ή να στείλετε τυχόν σχετικές πληροφορίες που έχετε ορίσει να συνεισφέρετε μέσω email

Μέθοδος 2 από 2: Αναδιάταξη μιας συνάντησης

Ακύρωση συνάντησης Βήμα 7
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 7

Βήμα 1. Κάντε σχέδια για επαναπρογραμματισμό το συντομότερο δυνατό

Πιθανότατα, η συνάντηση είχε προγραμματιστεί αρχικά για να εξεταστούν πληροφορίες ευαίσθητες στο χρόνο. Βρείτε έναν κατάλληλο χρόνο για να προγραμματίσετε εκ νέου το πρόγραμμα μέσα σε μία ή δύο ημέρες για να ελαχιστοποιήσετε τυχόν ενοχλήσεις.

Ακύρωση συνάντησης Βήμα 8
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 8

Βήμα 2. Εργαστείτε σύμφωνα με το πρόγραμμα του άλλου ατόμου όσο μπορείτε

Δεδομένου ότι προκαλείτε πιθανή ενόχληση, είναι ευγενικό να εργαστείτε σύμφωνα με το πρόγραμμα του άλλου ατόμου. Ωστόσο, προσφέρετε να συναντηθείτε μόνο όταν είστε πραγματικά διαθέσιμοι. Δεν θέλετε να ξαναπρογραμματίσετε.

Ρωτήστε: "Ποια ώρα θα ήταν βολικό για εσάς να επαναπρογραμματίσετε; Δεν είμαι διαθέσιμος το απόγευμα της Πέμπτης, αλλά μπορώ να βρω χρόνο για εσάς το πρωί ή μια άλλη μέρα."

Ακύρωση συνάντησης Βήμα 9
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 9

Βήμα 3. Αποκλεισμός χρόνου στο ημερολόγιό σας όταν δεν είστε διαθέσιμος

Για να αποφύγετε πονοκεφάλους όταν προγραμματίζετε εκ νέου τη συνάντησή σας, αποκλείστε όλη την ώρα που δεν θα είστε διαθέσιμοι. Στη συνέχεια, μπορείτε να μοιραστείτε σαφώς τις πιθανές ώρες επαναπρογραμματισμού χωρίς να αντιμετωπίσετε περισσότερες διενέξεις.

Εάν διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε λίγο χρόνο χαλάρωσης κατά τη διάρκεια της ημέρας μεταξύ των συναντήσεων, αποκλείστε το στο ημερολόγιό σας, έτσι ώστε οι άνθρωποι να μην σας βλέπουν ως διαθέσιμους κατά τη διάρκεια αυτού του παραθύρου

Ακύρωση συνάντησης Βήμα 10
Ακύρωση συνάντησης Βήμα 10

Βήμα 4. Προσφέρετε να μετατρέψετε τη σύσκεψη σε τηλεφωνική κλήση

Εάν ο λόγος που δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε τη συνάντηση είναι η κίνηση, ο καιρός ή κάποιος παράγοντας που σας εμποδίζει να φτάσετε φυσικά, προσφέρετε να καλέσετε τη συνάντηση τηλεφωνικά. Ζητήστε συγγνώμη που δεν μπορέσατε να φτάσετε στη συνάντηση. Βρείτε χρόνο για να παρακολουθήσετε προσωπικά εάν χρειάζεται.

Για παράδειγμα, πείτε κάτι σαν: "Λυπάμαι πολύ που δεν θα μπορέσω να φτάσω στο γραφείο. Έγινε ένα ατύχημα στον αυτοκινητόδρομο και είμαι σε ακινησία. Ξέρω πόσο σημαντικό είναι για εμάς για να συζητήσουμε τις ανησυχίες σας σχετικά με την παραγωγή. Μπορούμε να το χειριστούμε στο τηλέφωνο;"

Συνιστάται: