3 τρόποι για να πραγματοποιήσετε μια αποτελεσματική συνάντηση

Πίνακας περιεχομένων:

3 τρόποι για να πραγματοποιήσετε μια αποτελεσματική συνάντηση
3 τρόποι για να πραγματοποιήσετε μια αποτελεσματική συνάντηση

Βίντεο: 3 τρόποι για να πραγματοποιήσετε μια αποτελεσματική συνάντηση

Βίντεο: 3 τρόποι για να πραγματοποιήσετε μια αποτελεσματική συνάντηση
Βίντεο: ΕΠΙΚΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗ ΜΕ ΣΩΤΗΡΑΚΗ !!! (ΑΠΛΑ ΦΟΒΕΡΟΣ) 2024, Μάρτιος
Anonim

Εάν λειτουργεί αποτελεσματικά, μια συνάντηση μπορεί να είναι ένας εξαιρετικά χρήσιμος τρόπος για τη συγκέντρωση πόρων και την απόκτηση πολλαπλών προοπτικών για μια εργασία ή έργο. Τα κλειδιά για τη διεξαγωγή μιας αποτελεσματικής συνάντησης είναι ο καθορισμός και η προσκόλληση σε μια σταθερή ατζέντα, η διεξαγωγή μιας συνάντησης που διαχειρίζεται αποτελεσματικά το χρόνο και η σαφής ανάθεση ενεργητικών στοιχείων για να ολοκληρώσουν οι άνθρωποι μετά τη συνάντηση.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 3: Ορισμός ατζέντας

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 1
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 1

Βήμα 1. Ορίστε μια κύρια εστίαση για τη συνάντηση

Πριν πραγματοποιήσετε τη συνάντησή σας, πρέπει να οριστικοποιήσετε την ατζέντα. Εάν ένα θέμα δεν είναι απαραίτητο ή θα αποσπάσει την προσοχή από την κύρια εστίαση της συνάντησης, αφαιρέστε το από την τελική ημερήσια διάταξη. Μπορείτε να καταθέσετε το θέμα για άλλη συνάντηση ή να το συζητήσετε απευθείας με αυτό το άτομο.

Εάν επιλέξετε πάρα πολλούς στόχους, τότε η συνάντησή σας θα χάσει την εστίαση

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 2
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 2

Βήμα 2. Γράψτε ένα σχέδιο ημερήσιας διάταξης και κυκλοφορήστε το πριν από τη συνεδρίαση

Όταν προγραμματίζετε μια συνάντηση, συμπεριλάβετε μια προκαταρκτική ατζέντα που αναφέρει τι θα έχει η συνάντηση, ώστε οι άνθρωποι να έχουν την ευκαιρία να προετοιμαστούν. Λέγοντας στους ανθρώπους για το τι θα γίνει η συνάντηση εκ των προτέρων θα έχει ως αποτέλεσμα μια πιο αποτελεσματική και αποδοτική συνάντηση, διότι όλοι θα βρίσκονται στην ίδια σελίδα.

  • Εάν κάποιος χρειάζεται να συγκεντρώσει πληροφορίες για τη συνάντηση, πείτε του πώς σχετίζονται με ένα θέμα της ημερήσιας διάταξης.
  • Στείλτε το σχέδιο ημερήσιας διάταξης τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν από τη συνεδρίαση.
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 3
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 3

Βήμα 3. Επιτρέψτε στα άτομα να προσθέσουν θέματα στην ατζέντα

Όταν στέλνετε το σχέδιο ημερήσιας διάταξης της σύσκεψης, ρωτήστε τους συμμετέχοντες εάν έχουν οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή πρόσθετα θέματα για να προσθέσουν στην ημερήσια διάταξη. Mayσως δεν έχετε λάβει υπόψη σας κάτι ή δεν ήσαστε σαφές για ένα θέμα της ημερήσιας διάταξης.

Αφήνοντας τους ανθρώπους να συνεισφέρουν στην ατζέντα θα τους κάνει να αισθάνονται ότι συνεισφέρουν και μπορούν να κάνουν μια πιο αποτελεσματική συνάντηση

Υπόδειξη:

Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα κοινόχρηστο έγγραφο, όπως ένα Έγγραφο Google, για να επιτρέψετε σε πολλούς χρήστες να προσθέσουν στην ατζέντα.

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 4
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 4

Βήμα 4. Αποφασίστε πόσο χρόνο θέλετε να αφιερώσετε σε κάθε στοιχείο

Για να προγραμματίσετε πόσο καιρό θέλετε να διαρκέσει η συνάντησή σας, θα πρέπει να εξετάσετε κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης και να ορίσετε ένα μέγιστο χρονικό διάστημα που μπορείτε να αφιερώσετε σε αυτό. Ο καθορισμός χρονικού ορίου για κάθε θέμα θα κρατήσει τη σύσκεψη σε κίνηση.

  • Αφήστε τουλάχιστον 5 λεπτά για ένα αντικείμενο που θα επιτρέψει μια παραγωγική συζήτηση.
  • Δώστε περισσότερο χρόνο για πιο σημαντικά αντικείμενα.
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 5
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 5

Βήμα 5. Συμπεριλάβετε χρόνο για συζήτηση και ερωτήσεις στο τέλος της συνάντησης

Συμπεριλάβετε πάντα περίπου 5-10 λεπτά στο τέλος της ημερήσιας διάταξης για τους ανθρώπους να κάνουν ερωτήσεις ή να διευκρινίζουν οτιδήποτε από τη συνάντηση. Εάν οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι έχουν χρόνο να προχωρήσουν σε περισσότερες λεπτομέρειες ή να κάνουν μια ερώτηση στο τέλος της συνάντησης, η συνάντηση θα προχωρήσει πιο αποτελεσματικά.

Είναι επίσης μια καλή ευκαιρία να ρωτήσετε εάν κάποιος είναι ασαφής για οτιδήποτε συζητήθηκε στη συνάντηση

Μέθοδος 2 από 3: Αποτελεσματική διεξαγωγή της συνάντησης

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 6
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 6

Βήμα 1. Μοιράστε έντυπα αντίγραφα της ατζέντας στην αρχή της συνάντησης

Εκτυπώστε αντίγραφα της ατζέντας της συνάντησης για να τα δώσετε στους παρευρισκόμενους, ώστε όλοι να μπορούν να δουν το πρόγραμμα και τι θα συνεπάγεται η συνάντηση. Βεβαιωθείτε ότι όλοι στη σύσκεψη παίρνουν ένα αντίγραφο.

  • Τοποθετήστε μια στοίβα από τις ατζέντες κοντά στην είσοδο, έτσι ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να πάρουν ένα στο δρόμο τους.
  • Τα αντίγραφα της ατζέντας μπορούν να βοηθήσουν τους ανθρώπους να επικεντρωθούν στη συνάντηση επειδή γνωρίζουν τη δομή της συνάντησης.
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 7
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 7

Βήμα 2. Αναθέστε σε 1 άτομο την επίσημη λήψη σημειώσεων

Για να είστε όλοι συγκεντρωμένοι στη συζήτηση και να μην ανησυχείτε για την καταγραφή σημαντικών σημείων, ορίστε 1 άτομο να κρατά σημειώσεις. Επιλέξτε κάποιον που είναι καλός στη λήψη σημειώσεων ή βάλτε κάποιον που δεν σχετίζεται με τη συνάντηση, όπως γραμματέας ή άλλος συνεργάτης, να καθίσει στη συνάντηση για να κρατήσει σημειώσεις.

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 8
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 8

Βήμα 3. Συζητήστε 1 ζήτημα κάθε φορά για να διατηρήσετε την εστίαση σε αυτό το θέμα

Ξεκαθαρίστε ότι η συνάντηση θα επικεντρωθεί σε 1 θέμα κάθε φορά πριν προχωρήσετε σε άλλο θέμα. Είναι εύκολο για τους ανθρώπους να χάσουν την εστίασή τους σε ένα θέμα και να αρχίσουν να συζητούν ή να σκέφτονται άλλα σημεία συζήτησης σε μια συνάντηση.

Μπορείτε να πείτε κάτι σαν: «Έχουμε πολλά να καλύψουμε, οπότε ας ασχοληθούμε με κάθε στοιχείο ένα κάθε φορά για να μην χαθούμε»

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 9
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 9

Βήμα 4. Ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να γράψουν ερωτήσεις που πρέπει να κάνουν στο τέλος

Για το συμφέρον του χρόνου, ζητήστε από τους ανθρώπους να γράψουν τυχόν ερωτήσεις που έχουν ώστε να συζητηθούν στο τέλος της συνάντησης. Αυτό θα αποτρέψει τη διακοπή της συνάντησής σας από ερωτήσεις και θα την κάνει πιο αποτελεσματική.

Συχνά, οι ερωτήσεις των ανθρώπων μπορεί να απαντηθούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης, οπότε η καταγραφή ερωτήσεων μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να κρατήσει τους ανθρώπους συγκεντρωμένους στη συνάντηση

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 10
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 10

Βήμα 5. Εκχωρήστε στοιχεία δράσης καθώς εμφανίζονται

Όταν εμφανιστεί ένα έργο ή εργασία στη συνάντηση, αναθέστε το στο άτομο που είναι καλύτερα εξοπλισμένο για να το ολοκληρώσει. Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές μιας συνάντησης είναι τα χρήσιμα στοιχεία που διανέμονται στους παρευρισκόμενους. Χωρίς επακόλουθες εργασίες, η συνάντηση ήταν κυρίως απλώς μια συζήτηση. Πρέπει να υπάρξει δράση για να είναι αποτελεσματική μια συνάντηση.

Υπόδειξη:

Ορίστε μια προθεσμία για την ολοκλήρωση της εργασίας ή για μια αναφορά κατάστασης του στοιχείου. Οι προθεσμίες κάνουν τους ανθρώπους να έχουν την τάση να ακολουθούν με ένα στοιχείο δράσης.

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 11
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 11

Βήμα 6. Συμπεριλάβετε όλους στη συζήτηση

Πολλοί άνθρωποι είναι εσωστρεφείς και δεν απολαμβάνουν να μιλούν μπροστά σε ανθρώπους, αλλά συχνά έχουν έγκυρες και χρήσιμες απόψεις και πληροφορίες. Ρωτήστε τους ανθρώπους πώς φαίνεται κάτι από την οπτική τους γωνία. Κάντε ερωτήσεις που προωθούν μια βαθύτερη συζήτηση για να κάνετε τους ανθρώπους να μιλήσουν.

  • Εάν υπάρχει μόνο 1 άτομο από το λογιστικό τμήμα σε μια συνάντηση, μπορεί να αισθάνεται σαν το περίεργο άτομο. Για να τους βοηθήσετε, ρωτήστε τους κάτι σαν: "Πώς φαίνεται αυτό από λογιστική σκοπιά;"
  • Αντί να κάνετε απλές ερωτήσεις όπως "Τι πιστεύετε;" Κάντε ερωτήσεις βαθύτερες που προωθούν τη συζήτηση, όπως: «Γιατί πιστεύετε ότι έτσι είναι;» ή "Μπορείτε να επεκτείνετε γιατί πιστεύετε ότι αυτό συμβαίνει;"
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 12
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 12

Βήμα 7. Τηρήστε την ατζέντα όταν η συζήτηση ξεφεύγει από το θέμα

Οι συναντήσεις μπορεί συχνά να εκτροχιαστούν από συζητήσεις που ξεφεύγουν από το θέμα και μπορεί να καταναλώσουν πολύ χρόνο. Κάθε φορά που βλέπετε ότι ένα θέμα ή μια συζήτηση χάνει την εστίασή σας, βασιλέψτε στη συνάντηση χρησιμοποιώντας την ατζέντα για να επιστρέψετε στον σωστό δρόμο.

Πείτε κάτι σαν: «Κοιτάξτε, αυτό είναι πραγματικά ενδιαφέρον, αλλά ας επικεντρωθούμε στους στόχους και τα θέματα συζήτησης της συνάντησης. Maybeσως μπορούμε να μιλήσουμε περισσότερο για αυτό στο τέλος ή στη συνέχεια »

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 13
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 13

Βήμα 8. Επαναλάβετε τα χρήσιμα στοιχεία της σύσκεψης στο τέλος

Όταν η συνάντηση πλησιάζει στο τέλος, κλείστε πάντα με μια περίληψη των σημειώσεων και περάστε από τα θέματα που συζητήθηκαν. Βεβαιωθείτε ότι σε όποιον εκχωρήθηκε ένα στοιχείο γνωρίζει τι πρέπει να κάνει και πότε πρέπει να το κάνει.

Δώστε στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να κάνουν ερωτήσεις ή να διευκρινίσουν ένα θέμα

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 14
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 14

Βήμα 9. Χρησιμοποιήστε ανώνυμες φόρμες ανατροφοδότησης για να δώσετε φωνή στους ανθρώπους

Ενημερώστε τους παρευρισκόμενους ότι σκοπεύετε να τους δώσετε έντυπα για να σας πουν πόσο αποτελεσματική ήταν η συνάντηση. Μια ανώνυμη φόρμα ανατροφοδότησης είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα να εκφράσουν τις απόψεις τους. Μην προσβάλλετε την κριτική. Εάν κάτι μπορεί να γίνει καλύτερα στην επόμενη συνάντηση, κάντε το!

Θέλετε οι άνθρωποι να αισθάνονται ότι μπορούν να σας πουν εάν έχουν πρόβλημα με τη συνάντησή σας και η δυνατότητα να σας πουν ανώνυμα μπορεί να τους κάνει να νιώσουν αρκετά άνετα για να σας κάνουν κριτική

Μέθοδος 3 από 3: Διαχείριση της ώρας της συνάντησης

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 15
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 15

Βήμα 1. Προγραμματίστε τη συνάντηση για τον πιο βολικό χρόνο για όλους

Για τη μέγιστη δέσμευση των παρευρισκομένων σας, αποφύγετε να προγραμματίσετε τη συνάντησή σας κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού διαλείμματος ή μετά τις ώρες. Επιλέξτε μια εποχή όπου οι άνθρωποι θα είναι πιο συγκεντρωμένοι και δεν θα απογοητεύονται από την ταλαιπωρία.

Υπόδειξη:

Προγραμματίστε συναντήσεις για καταιγισμό ιδεών το πρωί, όταν η ικανότητα των ανθρώπων να σκέφτονται δημιουργικά είναι στο υψηλότερο επίπεδο. Οι συναντήσεις επίλυσης προβλημάτων είναι καλύτερα να προγραμματίζονται αργότερα το απόγευμα, όταν το μυαλό των ανθρώπων είναι πιο χαλαρό και δεν αποσπούν την προσοχή από τις εργασίες που πρέπει να κάνουν εκείνη την ημέρα.

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 16
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 16

Βήμα 2. Ξεκινήστε και τελειώστε τη συνάντηση εγκαίρως

Η έναρξη μιας συνάντησης αργά μπορεί να αποβάλει την ενέργεια της αίθουσας από την αρχή της συνάντησης. Οι παρευρισκόμενοι στη συνάντησή σας θα σας δουν ως παράδειγμα, οπότε δώστε ένα καλό φτάνοντας εγκαίρως. Επίσης, δεν θέλετε οι άνθρωποι στη συνάντησή σας να αναρωτιούνται πότε θα τελειώσει ποτέ. Ένας καθορισμένος χρόνος λήξης θα κρατήσει τους ανθρώπους συγκεντρωμένους και αφοσιωμένους.

Ένας οριστικός χρόνος λήξης θα κάνει επίσης τους ανθρώπους να επιστρέψουν στη δουλειά τους πιο γρήγορα

Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 17
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 17

Βήμα 3. Θέστε μια προσδοκία ότι όλοι πρέπει να επικεντρωθούν στη συνάντηση

Ξεκινήστε τη συνάντηση ανακοινώνοντας ότι σκοπεύετε να ακολουθήσετε την ατζέντα της συνάντησης και ότι περιμένετε την πλήρη προσοχή όλων. Αναφέρετε ότι η ατζέντα έχει διαθέσει λίγο χρόνο στο τέλος της συνάντησης για ερωτήσεις και συζήτηση.

  • Απομακρύνετε τυχόν φορητούς υπολογιστές και έγγραφα που δεν σχετίζονται με τη συνάντηση.
  • Η χρήση ενός smartphone για τον έλεγχο ενός email κατά τη διάρκεια της συνάντησης μπορεί μερικές φορές να είναι επωφελής. Αλλά κρατήστε τα τηλέφωνα μακριά, εκτός εάν τα χρειάζεστε.
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 18
Εκτελέστε μια αποτελεσματική συνάντηση Βήμα 18

Βήμα 4. Ελέγξτε το δωμάτιο κάθε 10 λεπτά

Οι συναντήσεις μπορεί μερικές φορές να είναι λίγο κουραστικές και το μέσο διάστημα προσοχής ενός ατόμου είναι περίπου 10 λεπτά. Για να κρατήσετε τους πάντες αφοσιωμένους, επικοινωνήστε με όλους όσους βρίσκονται στο δωμάτιο για να βεβαιωθείτε ότι προσέχουν και ότι ακολουθούν.

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να ρωτήσετε πράγματα όπως: «Πώς είναι όλοι; Καμιά ερώτηση?" Αυτό σας δίνει την ευκαιρία να δείτε πόσο αφοσιωμένοι είναι οι άνθρωποι στο δωμάτιο και επίσης ωφελεί τους ανθρώπους εάν γνωρίζουν ότι ψάχνετε και μιλάτε μαζί τους

Συνιστάται: