Πώς να διευκολύνετε μια συνάντηση: 15 βήματα (με εικόνες)

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να διευκολύνετε μια συνάντηση: 15 βήματα (με εικόνες)
Πώς να διευκολύνετε μια συνάντηση: 15 βήματα (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να διευκολύνετε μια συνάντηση: 15 βήματα (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να διευκολύνετε μια συνάντηση: 15 βήματα (με εικόνες)
Βίντεο: Tutorial: Πώς κάνουμε ένα επιχειρηματικό σχέδιο. 2024, Μάρτιος
Anonim

Ο συντονιστής συνάντησης είναι υπεύθυνος για την καθοδήγηση μιας συνάντησης. Ουσιαστικά, ο σκοπός του διαμεσολαβητή είναι να διασφαλίσει ότι η συνάντηση θα κυλήσει ομαλά από την οργάνωση, την έναρξη, το τέλος. Μια καλά διευκολυνμένη συνάντηση θα πρέπει να διασφαλίζει ότι όλοι οι στόχοι της συνάντησης επιτυγχάνονται με το πέρας της. Έτσι, ένας καλός διαμεσολαβητής θα διασφαλίσει ότι όλοι οι παρευρισκόμενοι κατανοούν τον σκοπό της συνάντησης, θα βεβαιωθούν ότι ικανοποιούνται όλες οι ανάγκες των παρευρισκομένων, θα διασφαλίσει ότι η συνάντηση θα κυλήσει ομαλά και θα εξασφαλίσει την πλήρη συμμετοχή.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Βάζοντας τις βάσεις για μια επιτυχημένη συνάντηση

Διευκολύνετε μια Συνάντηση Βήμα 1
Διευκολύνετε μια Συνάντηση Βήμα 1

Βήμα 1. Η προετοιμασία είναι το κλειδί, οπότε ξεκινήστε με μια ατζέντα

Ενώ ένας συντονιστής πρέπει να συνδυάζεται σε συναντήσεις και να κάνει τη δουλειά του να φαίνεται εύκολη, είναι ζωτικής σημασίας να προετοιμαστούν εκτενώς για συναντήσεις. Ξεκινήστε γράφοντας μια ατζέντα. Μια καλή ατζέντα θα περιλαμβάνει βασικά σημεία σχετικά με τη συνάντηση, καθώς και θα παρέχει επαρκείς λεπτομέρειες, έτσι ώστε οι παρευρισκόμενοι να γνωρίζουν πού να βρίσκονται και τι να περιμένουν.

  • Σημειώστε τις ώρες έναρξης και λήξης των συνεδριών, καθώς και ρεαλιστικά χρονικά όρια για κάθε συνεδρία, για να διασφαλίσετε ότι η συνάντηση θα διεξαχθεί εγκαίρως.
  • Επιλέξτε θέματα που επηρεάζουν όλους όσους παρευρίσκονται στη συνάντηση. Προσπαθήστε να λάβετε πληροφορίες από όσους παρευρίσκονται στη συνάντηση σχετικά με τα θέματα που απαιτούν συζήτηση.
  • Προσπαθήστε να θέσετε τα θέματα ως ερωτήσεις που χρειάζονται απάντηση για να τονωθεί ο διάλογος στη συνάντηση.
  • Σημειώστε ποιος είναι ο σκοπός της συζήτησης. Είναι για ενημέρωση, για την επίλυση ενός προβλήματος ή για τη λήψη απόφασης;
  • Καθορίστε πώς πρέπει να προετοιμαστούν οι συμμετέχοντες για τη συνάντηση.
Διευκολύνετε μια Συνάντηση Βήμα 2
Διευκολύνετε μια Συνάντηση Βήμα 2

Βήμα 2. Προγραμματίστε τη λίστα προσκλήσεων

Αυτό απαιτεί λεπτή ισορροπία. Εάν υπάρχουν πολύ λίγα ή πάρα πολλά άτομα που παρευρίσκονται, διατρέχετε τον κίνδυνο μιας μη παραγωγικής συνάντησης. Θα θελήσετε να προσκαλέσετε μόνο άτομα που θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε τον στόχο της συνάντησης. Ρωτήστε τον εαυτό σας το εξής.

  • Ποιοι είναι οι βασικοί υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων για το θέμα;
  • Ποιος είναι πιο γνωστός για τις πληροφορίες που συζητούνται;
  • Ποιος έχει ιδιαίτερο ενδιαφέρον για τα θέματα;
  • Ποιος θα πρέπει να εφαρμόσει τυχόν αποφάσεις που λαμβάνονται;
  • Ορισμένοι ειδικοί προτείνουν να προσκληθούν 8 άτομα σε συναντήσεις όπου πρέπει να ληφθεί απόφαση. Αντιθέτως, προτείνουν 18 άτομα όταν ο σκοπός της συνάντησης είναι να σκεφτούμε ιδέες.
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 3
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 3

Βήμα 3. Στείλτε τις προσκλήσεις μέσω email

Η αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ο ευκολότερος τρόπος για να προσκαλέσετε τους συμμετέχοντες σας. Το email σας θα πρέπει να παρέχει μια σύντομη εισαγωγή στη συνάντηση. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει την ημερομηνία, την ώρα και πιθανώς μια προθεσμία RSVP. Η ατζέντα πρέπει να επισυνάπτεται στο email.

Η απαίτηση RSVP είναι προαιρετική, αλλά θα σας επιτρέψει να προετοιμάσετε μια κατάλληλη ποσότητα υλικού για όλους τους συμμετέχοντες

Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 4
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 4

Βήμα 4. Ξεκινήστε να σκέφτεστε τι κάνει ένας καλός διαμεσολαβητής

Αναλογιζόμενοι τι κάνει ένας διαμεσολαβητής κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, θα είστε σε καλή θέση να γνωρίζετε τι αναμένεται από εσάς όταν είναι η σειρά σας να εκτελέσετε τη δουλειά. Ένας καλός διαμεσολαβητής θα έχει μια σειρά από χαρακτηριστικά που τον βοηθούν να διαχειριστεί τον χρόνο, τους ανθρώπους και τις διαφορετικές απόψεις. Είναι καλύτερο να αναπτύξετε αυτά τα χαρακτηριστικά νωρίς.

  • Εκτιμήστε τους ανθρώπους και τις ιδέες τους. Ένας καλός διαμεσολαβητής θα μεταφέρει τα δικά του κομπλιμέντα αφού ο συμμετέχων παρουσιάσει μια ιδέα. Πείτε κάτι σαν "ευχαριστώ Σαμάνθα, αυτά είναι πολύ χρήσιμα σημεία που μας βοηθούν να σκεφτούμε το ζήτημα με διαφορετικό τρόπο". Με αυτόν τον τρόπο, θα διασφαλίσετε ότι κάθε άτομο και ιδέα ακούγεται και επίσης ότι οι άλλοι θα έχουν αυτοπεποίθηση για να μιλήσουν.
  • Να είσαι στα πόδια σου. Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων θα πρέπει να απαντήσετε σε διάφορες καταστάσεις. Πρέπει να σκεφτείτε και να ανταποκριθείτε γρήγορα σε αυτές τις διαφορετικές καταστάσεις. Για παράδειγμα, αν κάποιος παρέχει σημαντικές συμβουλές, σπεύστε να τον επαινέσετε και, στη συνέχεια, αναζητήστε αμέσως έναν άλλο παρευρισκόμενο που προσπαθεί να βασιστεί σε αυτή τη γραμμή σκέψης. Ωστόσο, εάν κάποιος θέσει ένα κακό σημείο που είναι εκτός θέματος, κάντε το καλύτερό σας για να επισημάνετε το καλό στο σχόλιο και αναζητήστε έναν άλλο συμμετέχοντα που θα βασιστεί σε αυτό που πιστεύατε ότι ήταν καλό.
  • Να μιλάς καλά. Είναι σημαντικό να σε καταλάβουν όλοι στο δωμάτιο. Θα θέλετε να μιλήσετε σε λογική ένταση, ώστε να μπορούν όλοι να ακούσουν. Αρθρώστε με σαφήνεια και μην μουρμουρίζετε ή μουρμουρίζετε. Φροντίστε να χρησιμοποιείτε ορολογία μόνο εάν όλοι στη συνάντηση είναι εξοικειωμένοι με την ορολογία.

Μέρος 2 από 3: Ρύθμιση της σκηνής για τη συνάντηση

Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 5
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 5

Βήμα 1. Προγραμματίστε την τοποθεσία και τακτοποιήστε τα έπιπλα

Θα πρέπει να λάβετε υπόψη εάν η συνάντηση πρόκειται να είναι πρόσωπο με πρόσωπο, εικονική συνάντηση μέσω οθονών ή συνδυασμός των δύο. Ανάλογα με τη μορφή της σύσκεψης, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα τα έπιπλα και το υλικό είναι στη θέση τους, συμπεριλαμβανομένων καρεκλών, τραπεζιών και οθονών προβολέα. Υπάρχουν αρκετοί πιθανοί τρόποι για να στήσετε έπιπλα για μια συνάντηση.

  • Η δημιουργία μιας στρογγυλής τράπεζας θα βοηθήσει για συσκέψεις με προσανατολισμό τη συζήτηση.
  • Μια ρύθμιση με καρέκλες σε σειρές είναι καλή για την καθιέρωση ενός ηχείου ως κύρια εστίαση. Αυτή η ρύθμιση λειτουργεί καλά όταν ο κύριος σκοπός είναι η μετάδοση πληροφοριών και όχι η αναζήτηση συζήτησης.
  • Ένα σκηνικό θεάτρου διαθέτει ένα τραπέζι στο μπροστινό μέρος του δωματίου και επιτρέπει στο πάνελ των ηχείων να κάθεται μπροστά. Οι παρευρισκόμενοι θα κάθονται σε σειρές μπροστά από τους ομιλητές της ομάδας, σε μορφή διάλεξης.
  • Ένα σετ τάξης έχει τραπέζια μπροστά από τις σειρές καρεκλών για να επιτρέπουν στους παρευρισκόμενους να κρατούν σημειώσεις ενώ ο ομιλητής παραμένει το επίκεντρο της συνάντησης.
  • Χρησιμοποιήστε τη ρύθμιση σχήματος U για συναντήσεις όπου θέλετε οι συμμετέχοντες να βλέπουν ο ένας τον άλλον και να αλληλεπιδρούν όταν χρειάζεται.
  • Στήστε καρέκλες σε έναν κύκλο μαζί σας στο κέντρο για συναντήσεις που προορίζονται ως ανοιχτές και συμμετοχικές.
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 6
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 6

Βήμα 2. Παρέχετε προμήθειες για όσους παρευρίσκονται στη συνάντηση

Ένας πλήρως προετοιμασμένος διαμεσολαβητής θα παρέχει στους συμμετέχοντες στυλό, σημειωματάρια, βιβλία εργασίας, φυλλάδια και άλλα εργαλεία που απαιτούνται για τη συνάντηση. Επίσης, σκεφτείτε εάν θα χρειαστεί να παράσχετε οποιαδήποτε πληροφορία σύνδεσης εκ των προτέρων για εικονικές συναντήσεις. Θα πρέπει να δημιουργηθεί ένας πίνακας που θα επιτρέπει στους ανθρώπους και τους παρουσιαστές να κρατούν σημειώσεις για προβολή από όλους, ίσως ένα flip chart ή λευκό πίνακα. Αυτό διατηρεί τη ροή της συνάντησης πιο ομαλή, επιτρέποντας στους συμμετέχοντες να απαντήσουν στις ερωτήσεις τους σε συγκεκριμένες ώρες κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Ανάλογα με τη διάρκεια της συνάντησης, σκεφτείτε να παρέχετε στους συμμετέχοντες σας ποτά (καφέ), σνακ, νερό και/ή καραμέλες

Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 7
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 7

Βήμα 3. Στείλτε μια υπενθύμιση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τη συνάντηση καθώς πλησιάζει

Οι άνθρωποι είναι απασχολημένοι και χωρίς υπενθυμίσεις, είναι πιθανό να ξεχάσουν μια επερχόμενη συνάντηση. Προσπαθήστε να στείλετε υπενθυμίσεις σε εκείνους που θα παρευρεθούν δύο ημέρες πριν προγραμματιστεί να πραγματοποιηθεί η συνάντηση.

  • Εάν ζητήσατε από τους προσκεκλημένους στο RSVP, μπορείτε να στείλετε μια υπενθύμιση ότι πρέπει να RSVP πριν από την προθεσμία.
  • Στο email υπενθύμισης, φροντίστε να ρωτήσετε αν κάποιος έχει αλλάξει σχέδια.

Μέρος 3 από 3: Γνωρίζοντας τον ρόλο σας Διευκολύνοντας τη συνάντηση

Διευκόλυνση Βήμα 8 της Συνάντησης
Διευκόλυνση Βήμα 8 της Συνάντησης

Βήμα 1. Φτάστε στη συνάντηση νωρίς

Ως διαμεσολαβητής θα πρέπει να είστε εκεί για να χαιρετήσετε όλους όσους φτάνουν στη συνάντηση. Είτε σφίξτε το χέρι τους καθώς μπαίνουν στο δωμάτιο ή χαιρετήστε τους καθώς μπαίνουν στην τηλεδιάσκεψη. Αυτό θα δημιουργήσει ένα ζεστό περιβάλλον στη συνάντηση, ενώ θα δείξει επίσης ότι είστε σοβαροί και έτοιμοι να συζητήσετε.

Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 9
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 9

Βήμα 2. Ξεκινήστε τη συνάντηση εγκαίρως και διευκρινίστε τους στόχους

Ενώ όλοι στη συνάντηση θα έχουν λάβει την ατζέντα, εισάγοντας εκ νέου τους στόχους, όλοι οι συμμετέχοντες θα ξεκινήσουν στην ίδια σελίδα. Θα βοηθήσει επίσης να δοθεί ο τόνος για τη συνάντηση και να τεθούν οι άνθρωποι στο σωστό δρόμο αμέσως.

  • Μπορείτε επίσης να κάνετε ανακοινώσεις καθαρισμού στην αρχή της συνάντησης, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με τους χρόνους διακοπών, εξόδους πυρκαγιάς και χώρους τουαλέτας.
  • Μπορεί επίσης να σκεφτείτε τη θέσπιση κανόνων αλληλεπίδρασης ανάλογα με το ποιος παρίσταται στη συνάντηση. Οι κανόνες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν αμοιβαίο σεβασμό, παραμονή στο θέμα, επίθεση στο πρόβλημα παρά στο άτομο, κλείσιμο της συζήτησης και μη διακοπή των άλλων.
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 10
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 10

Βήμα 3. Καθοδηγήστε τη συνάντηση ζητώντας να μιλήσουν όλοι οι παρευρισκόμενοι

Ο καθένας έχει διαφορετική μέθοδο καθοδήγησης μιας συνάντησης και διατήρησης των ομιλητών επί του θέματος. Μια ζωτικής σημασίας μέθοδος είναι να βεβαιωθείτε ότι η συζήτηση και η συζήτηση δεν κυριαρχούνται από ένα ή δύο άτομα. Βεβαιωθείτε ότι είστε σε επιφυλακή για οποιονδήποτε μπορεί να θέλει να επισημάνει και δώστε του την ευκαιρία να μιλήσει ρωτώντας τους τις σκέψεις τους.

Ας πούμε ότι μια συνάδελφος που ονομάζεται Samantha φαίνεται ενδιαφερόμενη αλλά δεν έχει συμβάλει ακόμη. Μπορείτε να δοκιμάσετε να πείτε: "Σαμάνθα, πώς επηρεάζει το συγκεκριμένο θέμα το τμήμα σου και εσύ συγκεκριμένα;"

Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 11
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 11

Βήμα 4. Επιμείνετε στο θέμα

Η δουλειά του διαμεσολαβητή είναι να κρατήσει όλους τους παρευρισκόμενους ή τους ομιλητές επί του θέματος. Επιτρέποντας εφαπτόμενες εκτός στόχου θα ρίξετε το πρόγραμμά σας και μπορεί να σημαίνει ότι η συνάντηση δεν θα έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα. Εάν αισθάνεστε ότι η συζήτηση απομακρύνεται από το θέμα, ανακατευθύνετε τη συζήτηση κάνοντας ερωτήσεις που σχετίζονται άμεσα με το θέμα.

  • Εάν ο διάλογος έχει αρχίσει να παρασύρεται, θα μπορούσατε να πείτε: "Αλλά πώς επηρεάζει αυτό το θέμα που συζητάμε σήμερα;" Or, "Όλα αυτά είναι πολύ ενδιαφέροντα σημεία. Θα πρέπει να τα συζητήσουμε αργότερα, αλλά προς το παρόν, ας επικεντρωθούμε στο επίμαχο ζήτημα."
  • Μπορεί επίσης να θέλετε να επισημάνετε τις ιδέες που αναδείχθηκαν και να τις αντιμετωπίσετε σε μεταγενέστερη συνάντηση ή με άλλο τρόπο. Έτσι, μπορείτε να τιμήσετε σωστά αυτές τις εφαπτόμενες ιδέες και να μην προσβάλλετε κανέναν από τους παρευρισκόμενους.
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 12
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 12

Βήμα 5. Κάντε ένα σχέδιο για δύσκολες καταστάσεις και χαλαρώστε τις

Εάν αισθάνεστε ότι οι συμμετέχοντες βρίσκονται στα πρόθυρα να μπουν σε μια έντονη συζήτηση, φέρτε ένα άλλο άτομο που γνωρίζετε ότι θα μιλήσει στο θέμα. Ουσιαστικά, θα θέλετε να αμβλύνετε μια συζήτηση φέρνοντας περισσότερο διάλογο. Σε περίπτωση σύγκρουσης, μπορείτε επίσης να ακούσετε και τις δύο πλευρές και να εντοπίσετε κοινό έδαφος για να φέρει κοντά τα αντίπαλα μέρη.

Σε περίπτωση μιας δύσκολης κατάστασης, θα μπορούσατε να πείτε: "είναι σαφές ότι προέρχεστε και οι δύο από διαφορετικές πλευρές. Ωστόσο, προφανώς συμφωνείτε στη σημασία αυτού του ζητήματος, οπότε ας προσπαθήσουμε να εστιάσουμε την ενέργειά μας στην εξεύρεση αμοιβαία επωφελούς αποτελέσματος."

Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 13
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 13

Βήμα 6. Απαντήστε και ανακατευθύνετε ερωτήσεις

Ως διαμεσολαβητής, μπορείτε να λάβετε ερωτήσεις από τους παρευρισκόμενους εφόσον είστε σε θέση να απαντήσετε με ακρίβεια. Εάν όχι, θα πρέπει να παραπέμψετε την ερώτηση σε κάποιον στη συνάντηση που είναι σε καλύτερη θέση να απαντήσει με ακρίβεια.

Σε περίπτωση που δεν γνωρίζετε την απάντηση σε μια ερώτηση, μπορείτε να πείτε: "Αυτή είναι μια εξαιρετική ερώτηση. Ωστόσο, νομίζω ότι η Σαμάνθα είναι καλύτερα ενημερωμένη για αυτό το θέμα. Σαμάνθα, ποιες είναι οι σκέψεις σου;"

Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 14
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 14

Βήμα 7. Συνοψίστε και απλοποιήστε τα ευρήματα

Κρατήστε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης και βεβαιωθείτε ότι καταγράφετε όλες τις βασικές ιδέες και απόψεις. Στο τέλος μιας συζήτησης για ένα συγκεκριμένο θέμα, είναι χρήσιμο εάν ο συντονιστής παρέχει μια ανασκόπηση των όσων ειπώθηκαν και των συμπερασμάτων που εξήχθησαν.

Προσπαθήστε να συνοψίσετε τα βασικά σημεία που έθεσε κάθε παρευρισκόμενος. Επίσης, επισημάνετε όποιες λύσεις έγιναν για τα ζητήματα που αντιμετωπίστηκαν

Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 15
Διευκόλυνση μιας συνάντησης Βήμα 15

Βήμα 8. Ρωτήστε πώς πήγε η συνάντηση όταν ολοκληρωθεί

Η ανατροφοδότηση είναι απαραίτητη για να βελτιωθείτε ως συντονιστής συναντήσεων. Μπορεί να σκεφτείτε να ρωτήσετε τα εξής: Η ημερήσια διάταξη διανεμήθηκε σε καλή στιγμή; Πόσο καλά προετοιμασμένοι ήταν οι παρευρισκόμενοι; Ο χρόνος που αφιερώθηκε σε κάθε θέμα λειτούργησε; Υπήρχε αρκετός χρόνος για συζήτηση; Πώς θα μπορούσε να βελτιωθεί η διαμόρφωση του δωματίου;

  • Τα σχόλια μπορούν επίσης να συλλεχθούν με μια έρευνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται στους συμμετέχοντες λίγο μετά τη συνάντηση.
  • Φροντίστε να ελέγξετε το αποτέλεσμα και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές για την επόμενη συνάντηση.

Συμβουλές

  • Θυμηθείτε ότι για να διευκολύνετε μια συνάντηση δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε υπερβολικά με το περιεχόμενο. Αντ 'αυτού, ασχοληθείτε με τη διαδικασία.
  • Τηρήστε τους καθορισμένους χρόνους διακοπών.
  • Να είστε διαθέσιμοι στους συμμετέχοντες μένοντας μετά τη συνάντηση για οποιονδήποτε δεν θέλει να απευθυνθεί στην ομάδα.

Συνιστάται: