Πώς να αποφύγετε την κακή επικοινωνία: 14 βήματα (με εικόνες)

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να αποφύγετε την κακή επικοινωνία: 14 βήματα (με εικόνες)
Πώς να αποφύγετε την κακή επικοινωνία: 14 βήματα (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να αποφύγετε την κακή επικοινωνία: 14 βήματα (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να αποφύγετε την κακή επικοινωνία: 14 βήματα (με εικόνες)
Βίντεο: iPhone 14 Pro Max: ΗΔΗ ΤΟ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟΥΝ! review greek 2024, Μάρτιος
Anonim

Οι λανθασμένες επικοινωνίες μπορεί να είναι αστείες, απογοητευτικές ή ενοχλητικές. Αν θέλετε να μειώσετε τις λανθασμένες επικοινωνίες, μιλήστε καθαρά και αφαιρέστε τις υποθέσεις σας. Ελέγξτε με το άτομο για να βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει. Όταν επικοινωνείτε ηλεκτρονικά, να είστε σαφείς, συνοπτικοί και ενημερωτικοί. Το να είσαι καλός ακροατής μπορεί επίσης να βοηθήσει στην αποφυγή λανθασμένων επικοινωνιών. Όταν καταβάλλετε κάποια προσπάθεια στις συνομιλίες σας, μπορείτε να μειώσετε τον κίνδυνο εσφαλμένης επικοινωνίας.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Χρήση καθαρής επικοινωνίας

Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 1
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 1

Βήμα 1. Σκεφτείτε πριν μιλήσετε

Η σκέψη για τα λόγια σας σας επιτρέπει να οργανώσετε τις σκέψεις σας και να προετοιμαστείτε να πείτε κάτι ουσιαστικό. Ειδικά αν πρόκειται να κάνετε μια σημαντική συνομιλία, βεβαιωθείτε ότι τα λόγια σας είναι οργανωμένα ώστε να μπορείτε να πείτε αυτό που εννοείτε.

  • Θυμηθείτε ότι η στάση και ο τόνος σας μπορούν να επικοινωνήσουν αρκετά. Κρατήστε την εστίασή σας περιορισμένη και προσπαθήστε να μην ξεφύγετε από το θέμα.
  • Εάν δυσκολεύεστε να πείτε αυτό που θέλετε να πείτε, γράψτε μερικά σημεία για να βεβαιωθείτε ότι καλύψετε όλα όσα θέλετε να πείτε.
  • Κάντε μια σκόπιμη παύση πριν μιλήσετε. Πολύ συχνά το ένστικτο είναι να ξεπετάγεται κατάματα σε μια συζήτηση. Αλλά η σκόπιμη παύση και ο χρόνος για να συνθέσετε τις σκέψεις σας πριν μιλήσετε θα κάνει πιο πιθανό η επικοινωνία σας να είναι σαφής και το κοινό σας έτοιμο να σας ακούσει.
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 2
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 2

Βήμα 2. Τραβήξτε την προσοχή τους

Το να έχεις την προσοχή ενός ατόμου σημαίνει να βεβαιώνεσαι ότι ακούει και καταλαβαίνει τις λέξεις που λες. Κάντε επαφή με τα μάτια και κάντε check in για να βεβαιωθείτε ότι ακούνε. Εάν το άλλο άτομο αποσπάται από την προσοχή ή βρίσκεται στη μέση να κάνει κάτι άλλο, είτε τραβήξτε την προσοχή του είτε δοκιμάστε άλλη φορά. Εάν φαίνονται περισπασμένοι από άλλα πράγματα, ζητήστε την προσοχή τους λέγοντας: «Πρέπει να βεβαιωθώ ότι το καταλαβαίνετε αυτό» ή «Θα εκτιμούσα την πλήρη προσοχή σας».

  • Εάν το άτομο φαίνεται να αποσπάται την προσοχή του, πείτε ότι θα μιλήσετε αργότερα όταν είναι πιο διαθέσιμο.
  • Για παράδειγμα, εάν πρέπει να μιλήσετε με κάποιον ακόμα όταν βρίσκεται στη μέση κάτι, ενημερώστε τον ότι πρέπει να μιλήσετε και θέλετε την προσοχή του.
  • Αποφύγετε να φωνάζετε ή να φωνάζετε σε άτομα για να τραβήξετε την προσοχή-πηγαίνετε κοντά τους και μιλήστε πρόσωπο με πρόσωπο όποτε είναι δυνατόν.
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 3
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 3

Βήμα 3. Ελέγξτε τις υποθέσεις σας

Μπορεί να υποθέσετε ότι οι άνθρωποι καταλαβαίνουν τι λέτε ή τους ζητάτε να κάνουν. Ωστόσο, διευκρινίστε οτιδήποτε για το οποίο το άτομο μπορεί να μην είναι σίγουρο. Για παράδειγμα, εάν δίνετε οδηγίες, διευκρινίστε οτιδήποτε μπορεί να χρειαστεί να κάνει το άτομο ως προετοιμασία. Μπορείτε να υπερεκτιμήσετε ή να υποεκτιμήσετε το ποσό της γνώσης ή της ικανότητας που έχει κάποιος, οπότε είναι καλύτερο να ρωτήσετε.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν μιλάτε με κάποιον από διαφορετικό πολιτισμό από εσάς. Μπορεί να υποθέσετε ότι καταλαβαίνουν αργκό ή άλλη ομιλία, αλλά δεν βλάπτει να το ρωτήσετε. Αν κάποιος φαίνεται μπερδεμένος, προσπαθήστε να το εξηγήσετε καλύτερα

Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 4
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 4

Βήμα 4. Να είστε ευγενικοί

Το να είσαι ευγενικός στην επικοινωνία σου σημαίνει να είσαι ανοιχτός, ειλικρινής και ευγενικός. Δεν λέτε τίποτα που μπορεί να είναι παθητικά-επιθετικό, σαρκαστικό ή να τρεμοπαίζει προς ή προς το άτομο με το οποίο μιλάτε. Επικεντρωθείτε στο να είστε φιλικοί και να λέτε τι εννοείτε με τρόπο εύκολα κατανοητό. Εάν διακόπτεις άλλους ανθρώπους, είσαι αγενής και δεν σεβόμαστε, δεν θα επικοινωνήσουμε αποτελεσματικά.

Ο σαρκασμός μπορεί εύκολα να παρεξηγηθεί. Αν και μπορεί να είναι χιουμοριστικό, το να λέτε το αντίθετο από αυτό που πραγματικά εννοείτε μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις. Οι άνθρωποι μπορεί να μπερδεύονται με αυτό που πραγματικά εννοείτε. Ο σαρκασμός μπορεί επίσης ακούσια να γίνει κακός

Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 5
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 5

Βήμα 5. Ελέγξτε για κατανόηση

Ελέγξτε με το άτομο για να βεβαιωθείτε ότι σας έχει καταλάβει. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο να πεις: "Έχει νόημα;" ή, "Έχετε ερωτήσεις;" Αυτό τους δίνει την ευκαιρία να εκφράσουν οποιαδήποτε ανησυχία ή πρόβλημα έχουν.

  • Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα να κάνουν ερωτήσεις ή να αναζητούν διευκρινίσεις.
  • Εάν δίνετε οδηγίες, ζητήστε να σας επαναληφθούν για να διασφαλίσετε την κατανόηση.
  • Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι σκόπιμο να γίνει μια σύντομη περίληψη.

    Για παράδειγμα: "Θέλω λοιπόν να είμαι ξεκάθαρος: Θα απευθυνθούμε πρώτα στον λογαριασμό της Garcia και μετά θα κάνουμε μια γρήγορη συνάντηση σχετικά με τον τρόπο επίλυσης προβλημάτων επικοινωνίας. Καταλάβατε;"

Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 6
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 6

Βήμα 6. Παρακολούθηση

Συνέχεια με το άτομο με το οποίο επικοινωνείτε για να βεβαιωθείτε ότι έχετε επικοινωνήσει με σαφήνεια. Για παράδειγμα, εάν στείλατε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στείλτε ένα άλλο ερωτώντας: «Πώς πάνε όλα; Εχετε ερωτήσεις?" αν μιλήσατε με κάποιον, ρωτήστε τον μία ή δύο ημέρες αργότερα: "Απλώς κάνετε check in. Όλα εντάξει;"

Εάν νομίζετε ότι μπορεί να μην έχετε επικοινωνήσει σωστά, χρησιμοποιήστε αυτόν τον χρόνο για να επικοινωνήσετε με σαφήνεια και να ξεκαθαρίσετε οτιδήποτε μπορεί να προκαλέσει σύγχυση

Μέρος 2 από 3: Το να είσαι καλός ακροατής

Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 7
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 7

Βήμα 1. Κατανοήστε τη γλώσσα του σώματος

Μεγάλο μέρος της επικοινωνίας είναι μη λεκτική. Δώσε προσοχή; μπορεί να είναι πολύ σημαντικό. Διατηρήστε την οπτική επαφή και παρατηρήστε τυχόν αλλαγές στην οπτική σας επαφή ή την οπτική επαφή του άλλου ατόμου. Παρατηρήστε τη στάση ενός ατόμου και τις εκφράσεις του προσώπου και δείτε αν υπάρχουν ασυμφωνίες. Εάν παρατηρήσετε διαφορές, κάντε ξανά μια ερώτηση ή αναζητήστε διευκρινίσεις.

Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 8
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 8

Βήμα 2. Ακούστε προσεκτικά

Δώστε την πλήρη προσοχή σας όταν κάποιος μιλάει. Πολλοί άνθρωποι προσπαθούν να σκεφτούν τι θα πουν στη συνέχεια, αλλά παραμένουν αφοσιωμένοι στο άτομο που μιλάει. Οι άνθρωποι εκτιμούν την αίσθηση ότι ακούγονται και γίνονται κατανοητοί και ένας από τους καλύτερους τρόπους για να γίνει αυτό είναι μέσω της ενεργού ακρόασης. Γυρίστε το σώμα σας προς τα εκεί και γείρετε. Μην στραφείτε σε περισπασμούς (όπως τα κινητά τηλέφωνα) και μείνετε παρόντες με το άτομο.

Μην ακούτε μόνο τις λέξεις που λέει το άτομο, ακούστε πληροφορίες και πώς επικοινωνούν. Για παράδειγμα, η φωνή του ατόμου μπορεί να αλλάξει όταν μιλά για κάτι συναισθηματικό ή όταν αισθάνεται άβολα

Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 9
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 9

Βήμα 3. Αποφύγετε τη διακοπή

Εάν κάποιος άλλος μιλάει, κάντε το καλύτερο για να μην τον διακόψετε. Αφήστε τα να ολοκληρώσουν τις σκέψεις τους πριν τα προσθέσετε ή πείτε κάτι άλλο. Αυτό δείχνει ότι ακούτε και νοιάζεστε για αυτά που λένε. Εάν τείνετε να διακόψετε συχνά τους ανθρώπους, μπορεί να αισθάνονται απογοητευμένοι όταν σας μιλούν και μπορεί να μην επικοινωνούν όλα όσα θέλουν να πουν.

Το να αφήσεις κάποιον να ολοκληρώσει τις σκέψεις του σημαίνει ότι ακούς πλήρως και δεν ασχολείσαι με τα δικά σου λόγια. Με αυτόν τον τρόπο, θα νιώσουν πιο άνετα να μοιράζονται τα πάντα και δεν θα χάσουν κάτι που ήθελαν να πουν επειδή η συζήτηση παρατράβηξε

Ρωτήστε τους γονείς για την εφηβεία Βήμα 11
Ρωτήστε τους γονείς για την εφηβεία Βήμα 11

Βήμα 4. Κάντε ερωτήσεις

Εάν κάτι είναι ασαφές ή εάν υπάρχει κάτι που δεν καταλαβαίνετε, φροντίστε να κάνετε μια ερώτηση σχετικά με αυτό. Δοκιμάστε να πείτε κάτι σαν: "Θα σας πείραζε να διευκρινίσετε τι εννοείτε με τον όρο _;" ή "Δεν είμαι σίγουρος ότι καταλαβαίνω _. Μπορείτε να επεξεργαστείτε;"

Εάν το άτομο εξακολουθεί να μιλάει και δεν θέλετε να το διακόψετε, σημειώστε την ερώτηση έτσι ώστε να μην ξεχάσετε να το ρωτήσετε σχετικά

Μέρος 3 από 3: Ηλεκτρονική επικοινωνία

Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 10
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 10

Βήμα 1. Οργανώστε πληροφορίες

Εάν προσπαθείτε να επικοινωνήσετε πληροφορίες, πρέπει να είστε βέβαιοι ότι οι πληροφορίες φτάνουν αποτελεσματικά στο άτομο. Για παράδειγμα, εάν σχεδιάζετε μια εκδήλωση, πρέπει να δώσετε σημαντικές λεπτομέρειες: τόπο, χρόνο και τι πρέπει να φέρουν οι άνθρωποι. Αναφέρετε τυχόν οδηγίες ή βήματα που πρέπει να λάβουν οι άνθρωποι και βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι σαφείς.

Πριν στείλετε τις πληροφορίες ή την πρόσκληση, ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι έχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες

Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 11
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 11

Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε λιγότερες λέξεις

Όταν επικοινωνείτε μέσω κειμένων ή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φτάστε στο σημείο. Ένα μακροσκελές ή πολυφωνικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μπερδέψει αυτό που προσπαθείτε να πείτε. Για παράδειγμα, εάν υποβάλλετε ένα αίτημα για κάτι, λάβετε το δικαίωμα και κάντε το αίτημά σας. Μπορεί να πείτε γιατί χρειάζεστε το αίτημα, αλλά μην συνεχίσετε. Απλώς δηλώστε τι χρειάζεστε και τερματίστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως μετά.

  • Εάν έχετε την τάση να γράφετε μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κείμενα, οι άνθρωποι πιθανότατα θα τα ξεφεύγουν αντί να τα διαβάζουν καλά. Εάν δεν μπορείτε να ξεφύγετε από τα μεγάλα γράμματά σας, σκεφτείτε να βάλετε τα πιο σημαντικά πράγματα στην κορυφή.
  • Λάβετε υπόψη ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν δίνουν κοινωνικές ενδείξεις όπως οι εκφράσεις του προσώπου και ο τόνος της φωνής. Επομένως, χρησιμοποιήστε καθαρή γλώσσα και αποφύγετε τον σαρκασμό.

    Τα emoji είναι χρήσιμα σε κοινωνικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά στις περισσότερες επιχειρήσεις τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι κατάλληλα

Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 12
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 12

Βήμα 3. Επικεντρωθείτε σε ένα θέμα

Κρατήστε το μήνυμα όσο το δυνατόν πιο απλό. Μην μπερδεύετε και μην προχωράτε σε πολλές επιπλέον λεπτομέρειες και αποφύγετε την αντιμετώπιση πολλών θεμάτων σε ένα email. Είναι καλύτερο να εστιάζετε σε ένα στοιχείο ή θέμα κάθε φορά αντί για πολλά πράγματα σε ένα email. Εάν έχετε πολλά πράγματα να αντιμετωπίσετε, μιλήστε για ένα κάθε φορά ανά email. Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο μπορεί να διαγράψει κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς απευθύνεται σε κάθε θέμα και να μην ξεχνά να κάνει κάτι ή να διευθύνει κάτι.

Εάν επιμένετε να αντιμετωπίσετε πολλά θέματα ταυτόχρονα, οριοθετήστε τα με σαφήνεια. Χρησιμοποιήστε κουκκίδες ή άλλη οργάνωση για να διευκρινίσετε το περιεχόμενο

Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 13
Αποφύγετε την κακή επικοινωνία Βήμα 13

Βήμα 4. Πηγαίνετε στο σημείο

Αν και είναι εντάξει να ξεκινάτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με το "Πώς είσαι;" ή άλλο ευχάριστο, μην περνάτε πολύ χρόνο μιλώντας για κάτι άσχετο από αυτό που θέλετε. Μηδενίστε το αίτημά σας ή τις πληροφορίες που θέλετε να μοιραστείτε με το άτομο. Μην χορεύετε γύρω από αυτό και μην παρέχετε μακροχρόνιο προβάδισμα. Αντίθετα, φτάστε στο σημείο αυτό που θέλετε ή έχετε να πείτε.

Βίντεο - Χρησιμοποιώντας αυτήν την υπηρεσία, ορισμένες πληροφορίες ενδέχεται να κοινοποιηθούν στο YouTube

Συνιστάται: