Πώς να τερματίσετε μια επιστολή αιτήματος: 10 βήματα (με εικόνες)

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να τερματίσετε μια επιστολή αιτήματος: 10 βήματα (με εικόνες)
Πώς να τερματίσετε μια επιστολή αιτήματος: 10 βήματα (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να τερματίσετε μια επιστολή αιτήματος: 10 βήματα (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να τερματίσετε μια επιστολή αιτήματος: 10 βήματα (με εικόνες)
Βίντεο: 5 TIPS για να βελτιώσετε τα γράμματά σας - 5 TIPS to improve your daily letters (engl. subs) 2024, Μάρτιος
Anonim

Μπορείτε να γράψετε μια επίσημη επιστολή αιτήματος για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένου να ζητήσετε χρήματα ή άλλη βοήθεια από κάποιον ή να του ζητήσετε να προβεί σε συγκεκριμένη ενέργεια. Η επιστολή σας θα πρέπει γενικά να είναι σύντομη - όχι περισσότερο από μια σελίδα - και να εξηγεί τι θέλετε άμεσα και με σιγουριά. Ο τρόπος λήξης της επιστολής σας εξαρτάται από τον σκοπό της επιστολής και το άτομο στο οποίο γράφετε. Γενικά, θα έκλεινες μια προσωπική επιστολή σε κάποιον που γνωρίζεις πιο άνετα από ότι θα έκλεινες μια επιστολή γραμμένη για επαγγελματικό ή επαγγελματικό σκοπό.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 2: Κλείσιμο προσωπικής επιστολής

Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 1
Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 1

Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε ευγενική γλώσσα για να διατυπώσετε το αίτημά σας

Με μια προσωπική επιστολή, παρέχετε συνήθως ορισμένες πληροφορίες σχετικά με τους λόγους που υποβάλλετε το αίτημα και, στη συνέχεια, δηλώνετε απευθείας το αίτημά σας. Μια φράση όπως "θα μπορούσες" ή "θα μπορούσες" ενημερώνει τον παραλήπτη ότι δεν θεωρείτε δεδομένο ότι θα ικανοποιήσει το αίτημά σας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Θα θέλατε να συνοδεύσετε την αδερφή μου στον έρανο για να μην χρειαστεί να πάει μόνη της;"

Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 2
Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 2

Βήμα 2. Ξεκινήστε μια νέα παράγραφο για οποιοδήποτε αίτημα παρακολούθησης

Εάν χρειάζεστε μια απάντηση από τον παραλήπτη έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή τον χρειάζεστε για να κάνουν οτιδήποτε άλλο σχετίζεται με το αίτημα, κρατήστε το ξεχωριστό από το κύριο αίτημα. Αυτό ενημερώνει τον παραλήπτη ότι το αίτημα παρακολούθησης εξαρτάται από το κύριο αίτημα.

Για να συνεχίσετε με το προηγούμενο παράδειγμα, ένα αίτημα παρακολούθησης μπορεί να είναι "Θα ήμασταν ευγνώμονες εάν ήσασταν πρόθυμοι να την οδηγήσετε στην εκδήλωση και να την επαναφέρετε μετά στο σπίτι"

Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 3
Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 3

Βήμα 3. Ευχαριστήστε εκ των προτέρων τον παραλήπτη για την ικανοποίηση του αιτήματός σας

Αφού δηλώσετε το αίτημά σας, συμπεριλάβετε μια απλή δήλωση ευχαριστώντας τον παραλήπτη. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια πρόταση σχετικά με το πόσο θα σήμαινε η βοήθειά τους για εσάς.

Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων που μας βοηθήσατε εδώ. Θα σήμαινε τον κόσμο για την αδελφή μου να παρευρεθεί στον έρανο."

Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 4
Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 4

Βήμα 4. Συμπεριλάβετε τυχόν πρόσθετες πληροφορίες που μπορεί να χρειαστεί ο παραλήπτης

Εάν το αίτημα πρέπει να εκπληρωθεί με συγκεκριμένο τρόπο ή σε συγκεκριμένη ώρα και τόπο, προχωρήστε και συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες μετά τις ευχαριστίες σας. Θα μπορούσατε επίσης να συμπεριλάβετε στοιχεία επικοινωνίας, εάν αναμένετε ότι ο παραλήπτης θα θέλει να μιλήσει πρώτα μαζί σας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Η αδερφή μου θα ήθελε να φτάσει στο έρανο τουλάχιστον μία ώρα νωρίτερα, ώστε να μιλήσει με τους διοργανωτές"

Υπόδειξη:

Εάν συμπεριλάβετε πρόσθετες πληροφορίες, μπορεί επίσης να θέλετε να προσθέσετε μια άλλη μικρή γραμμή που λέει απλά "ευχαριστώ και πάλι!" Αυτό ενισχύει το γεγονός ότι δεν θεωρείτε δεδομένη την απάντηση του παραλήπτη.

Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 5
Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 5

Βήμα 5. Προσθέστε ένα δωρεάν κλείσιμο πριν από το όνομά σας

Ένα απλό κλείσιμο όπως το "Ειλικρινά δικός σας" λειτουργεί καλά για προσωπικές επιστολές. Ανάλογα με το πόσο καλά γνωρίζετε τον αποδέκτη και τη φύση της σχέσης σας, μπορείτε να επιλέξετε κάτι πιο ζεστό, όπως "Αγάπη" ή "Αγάπη πάντα".

Πληκτρολογήστε ένα κόμμα μετά το κλείσιμο και αφήστε ένα διπλό κενό για την υπογραφή σας. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομά σας παρακάτω

Μέθοδος 2 από 2: Λήξη επαγγελματικής επιστολής

Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 6
Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 6

Βήμα 1. Συμπεριλάβετε το συγκεκριμένο αίτημά σας στο σώμα της επιστολής

Όταν γράφετε μια επιστολή αιτήματος για επαγγελματικούς, επαγγελματικούς ή ακαδημαϊκούς λόγους, αναφέρετε εκ των προτέρων το σκοπό της επιστολής σας. Κατά προτίμηση, θα συμπεριλάβετε το συγκεκριμένο αίτημά σας στην πρώτη πρόταση της επιστολής σας και όχι στο τέλος της επιστολής σας.

Επειδή κάνατε το αίτημά σας συγκεκριμένα στην πρώτη πρόταση της επιστολής σας, δεν χρειάζεται να το επαναλάβετε στο τέλος της επιστολής

Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 7
Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 7

Βήμα 2. Ευχαριστήστε τον παραλήπτη για το χρόνο και την προσοχή του

Ξεκινήστε μια νέα παράγραφο και, στη συνέχεια, γράψτε μια μόνο πρόταση ευχαριστώντας τον παραλήπτη που αφιέρωσε χρόνο για να διαβάσει την επιστολή σας και να εξετάσει το αίτημά σας. Ο παραλήπτης είναι πιθανώς ένα πολυάσχολο άτομο και ο χρόνος του είναι πολύτιμος. Ενημερώστε τους ότι τους εκτιμάτε.

Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο για να εξετάσετε το αίτημά μου. Το εκτιμώ πραγματικά."

Υπόδειξη:

Αφού ευχαριστήσετε τον παραλήπτη για το χρόνο και την προσοχή του, μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια άλλη συγγνώμη, όπως "Ζητώ συγγνώμη για την ταλαιπωρία", εάν είναι απαραίτητο.

Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 8
Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 8

Βήμα 3. Ενημερώστε τον παραλήπτη για τυχόν προθεσμίες

Εάν πρέπει να γνωρίζετε την απάντηση του παραλήπτη μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία, δώστε του την ακριβή ημερομηνία και ώρα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να είναι σκόπιμο να αναφερθεί ένας σύντομος λόγος για τον οποίο αυτή η προθεσμία είναι σημαντική.

Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Ζητώ συγγνώμη για τη σύντομη ειδοποίηση, αλλά χρειάζομαι μια απάντηση πριν από τη Δευτέρα, 22 Απριλίου. Έχω κλείσει πτήση έξω από την πόλη εκείνη την ημέρα και θα λείπω για 2 εβδομάδες."

Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 9
Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 9

Βήμα 4. Παρέχετε στοιχεία επικοινωνίας εάν ο παραλήπτης έχει ερωτήσεις

Δώστε στον παραλήπτη έναν τρόπο να επικοινωνήσει μαζί σας γρήγορα, ιδιαίτερα εάν χρειάζεστε μια απάντηση μέσα σε λίγες ημέρες. Βεβαιωθείτε ότι η μέθοδος επικοινωνίας που παρέχετε είναι εκείνη με την οποία είστε συνήθως διαθέσιμοι κατά τις κανονικές ώρες λειτουργίας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να με καλέσετε στον αριθμό εργασίας μου, 222-123-4567."

Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 10
Τερματισμός επιστολής αιτήματος Βήμα 10

Βήμα 5. Κλείστε με ένα επίσημο και σεβαστό κλείσιμο

Ένα κλείσιμο όπως "ειλικρινά" ή "με σεβασμό" είναι κατάλληλο για μια επίσημη επιστολή αιτήματος που έχει γραφτεί για επαγγελματικούς λόγους. Πληκτρολογήστε ένα κόμμα μετά το κλείσιμο και, στη συνέχεια, αφήστε ένα διπλό κενό για την υπογραφή σας. Πληκτρολογήστε την υπογραφή σας κάτω από το κενό.

Εάν απαιτούνται πρόσθετες πληροφορίες, όπως τίτλος εργασίας ή αριθμός αναγνώρισης, συμπεριλάβετε τη στη γραμμή ακριβώς κάτω από το πληκτρολογημένο όνομά σας

Συμβουλές

  • Επεξεργαστείτε και διορθώστε προσεκτικά την επιστολή σας πριν την εκτυπώσετε και την υπογράψετε. Τυχόν λάθη θα σας κάνουν να φαίνεστε ατημέλητοι και ενδέχεται να μην εκπληρωθεί το αίτημά σας.
  • Δημιουργήστε ένα αντίγραφο της επιστολής σας και φυλάξτε το για τα αρχεία σας, τουλάχιστον μέχρι να κλείσει το θέμα ή να εκπληρωθεί το αίτημά σας.
  • Εάν σκοπεύετε να στείλετε το γράμμα σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί να στείλετε ένα τυπωμένο αντίγραφο, η μορφή είναι γενικά ακριβώς η ίδια. Θα αφήνατε χώρο για την υπογραφή σας, αλλά δεν θα την υπογράψετε (εκτός εάν έχετε αρχείο ψηφιακής υπογραφής).

Συνιστάται: