Πώς να προετοιμάσετε μια κατάσταση κερδών και ζημιών: 13 βήματα

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να προετοιμάσετε μια κατάσταση κερδών και ζημιών: 13 βήματα
Πώς να προετοιμάσετε μια κατάσταση κερδών και ζημιών: 13 βήματα

Βίντεο: Πώς να προετοιμάσετε μια κατάσταση κερδών και ζημιών: 13 βήματα

Βίντεο: Πώς να προετοιμάσετε μια κατάσταση κερδών και ζημιών: 13 βήματα
Βίντεο: iPhone 11 Pro Motherboard Chips Distribution | REWA Academy 2024, Μάρτιος
Anonim

Η κατάσταση αποτελεσμάτων παρέχει πληροφορίες σχετικά με τις προηγούμενες δραστηριότητες της επιχείρησής σας και είναι ένα ουσιαστικό έγγραφο που πρέπει να δημιουργηθεί ως μέρος των οικονομικών σας αναφορών. Mayσως χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα εάν, για παράδειγμα, υποβάλετε αίτηση για δάνειο μικρών επιχειρήσεων. Ενώ μπορείτε να βρείτε πρότυπα για χρήση για την προετοιμασία της κατάστασης αποτελεσμάτων, είναι επίσης ένα αρκετά απλό έγγραφο που μπορείτε να δημιουργήσετε μόνοι σας χρησιμοποιώντας τα βασικά οικονομικά αρχεία της επιχείρησής σας.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Υπολογισμός εσόδων

Ετοιμάστε μια Κατάσταση Αποτελεσμάτων Βήμα 1
Ετοιμάστε μια Κατάσταση Αποτελεσμάτων Βήμα 1

Βήμα 1. Επιλέξτε τη χρονική περίοδο που θέλετε να καλύπτει η αναφορά σας

Μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε μια κατάσταση αποτελεσμάτων για να καλύψετε μόνο μερικούς μήνες ή να καλύψετε ένα ολόκληρο έτος δραστηριοτήτων. Εάν προετοιμάζετε τη δήλωση για τρίτο μέρος, μπορεί να υπαγορεύσει το χρονικό διάστημα που πρέπει να καλύπτει η δήλωση.

  • Η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων τυπικά θα πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον το ένα τέταρτο για τη μετάδοση οποιουδήποτε σημαντικού βαθμού χρήσιμων πληροφοριών.
  • Ταυτόχρονα, μια κατάσταση αποτελεσμάτων που καλύπτει περίοδο άνω των 12 μηνών τυπικά θα έχει πάρα πολλά δεδομένα για να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη.
Ετοιμάστε μια Κατάσταση Αποτελεσμάτων Βήμα 2
Ετοιμάστε μια Κατάσταση Αποτελεσμάτων Βήμα 2

Βήμα 2. Προσαρμόστε τα δεδομένα σας ανάλογα

Μια κατάσταση αποτελεσμάτων που καλύπτει μόνο ένα σύντομο χρονικό διάστημα, όπως τρεις μήνες ή ένα τρίμηνο, μπορεί να έχει πολύ περισσότερες λεπτομέρειες από αυτήν που καλύπτει ένα ολόκληρο έτος λειτουργίας.

  • Όσο μεγαλύτερη είναι η χρονική περίοδος που καλύπτεις, τόσο λιγότερο λεπτομερής θα είναι η κατάσταση αποτελεσμάτων. Για παράδειγμα, εάν ετοιμάζετε μια κατάσταση αποτελεσμάτων που καλύπτει τους τελευταίους έξι μήνες, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε συνολικά έσοδα και έξοδα για κάθε μήνα.
  • Ωστόσο, εάν η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων καλύπτει ένα ολόκληρο έτος, μπορεί να είναι πιο χρήσιμο να κατανεμηθεί το έτος σε τρίμηνα και όχι σε μεμονωμένους μήνες.
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 3
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 3

Βήμα 3. Συγκεντρώστε τεκμηρίωση των πωλήσεων και άλλων εσόδων

Για να προετοιμάσετε την κατάσταση αποτελεσμάτων, θα χρειαστείτε ακατέργαστα στοιχεία για όλα τα έσοδα που έχει αποκομίσει η επιχείρησή σας κατά την περίοδο που θα καλύψει η κατάσταση, συμπεριλαμβανομένων τυχόν κερδών από περιουσιακά στοιχεία.

  • Εάν δεν έχετε λογιστή ή χρησιμοποιείτε λογισμικό λογιστικής, η συλλογή αυτών των εγγράφων μπορεί να αποτελέσει πρόκληση.
  • Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι εάν δεν έχετε καταγράψει εισόδημα, όχι μόνο θα έχετε πρόβλημα να δημιουργήσετε αυτήν τη δήλωση, αλλά θα έχετε προβλήματα και όταν προετοιμάζετε τους φόρους σας.
  • Χωρίστε το εισόδημά σας σε γενικές κατηγορίες, ώστε να μπορείτε να καθορίσετε πόσα χρήματα φέρνει η επιχείρησή σας για κάθε λεωφόρο των δραστηριοτήτων σας.
  • Θέλετε επίσης να διατηρήσετε τα μη λειτουργικά έσοδα, όπως τα κέρδη κεφαλαίου, χωριστά από τα λειτουργικά σας έσοδα.
  • Τα οικονομικά αρχεία είναι σημαντικά, οπότε αν αντιμετωπίσετε κενά στην τήρηση αρχείων σας ενώ συλλέγετε πληροφορίες εισοδήματος για να συμπληρώσετε τη δήλωσή σας, σημειώστε για να διορθώσετε το πρόβλημα το συντομότερο δυνατό.
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 4
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 4

Βήμα 4. Συνολικό εισόδημα κατά την επιλεγμένη περίοδο

Συνήθως θα θέλετε να συμπεριλάβετε σύνολα για μικρότερα χρονικά διαστήματα, όπως μήνες ή τρίμηνα, επιπλέον του τελικού συνολικού εισοδήματος για το σύνολο της περιόδου που καλύπτεται από την κατάσταση.

  • Θα θέλετε σύνολα σε κάθε κατηγορία καθώς και το σύνολο όλων των εσόδων για τη δεδομένη περίοδο και κάθε διαίρεση αυτής της περιόδου.
  • Για παράδειγμα, εάν έχετε εισόδημα σε τρεις κατηγορίες και η κατάσταση αποτελεσμάτων σας καλύπτει τρεις μήνες, θα θέλετε ένα συνολικό εισόδημα σε κάθε κατηγορία κάθε μήνα, καθώς και σύνολα για κάθε κατηγορία εισοδήματος σε ολόκληρο το τρίμηνο.
  • Στη συνέχεια, θα θέλετε να έχετε συνολικό εισόδημα σε κάθε κατηγορία για ολόκληρο το τρίμηνο, μαζί με το μεγαλύτερο συνολικό εισόδημα για ολόκληρο το τρίμηνο.

Μέρος 2 από 3: Συνολικά έξοδα λειτουργίας

Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 5
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 5

Βήμα 1. Συλλέξτε πληροφορίες σχετικά με τα έξοδά σας

Το να έχετε σχολαστικά επιχειρηματικά αρχεία είναι ίσως το πιο σημαντικό κλειδί για να διασφαλίσετε ότι έχετε μια ακριβή κατάσταση αποτελεσμάτων. Δεν μπορείτε να υπολογίσετε τα έξοδα εάν δεν τα έχετε στα αρχεία σας.

  • Θα χρειαστείτε αρχεία για τα έξοδα που έχει πραγματοποιήσει η επιχείρησή σας κατά τη χρονική περίοδο που έχετε επιλέξει για την κάλυψη της κατάστασης αποτελεσμάτων.
  • Ενώ πιθανότατα δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα να υπολογίσετε σημαντικά έξοδα, όπως πληρωμές μισθώσεων ή υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, μην ξεχνάτε τυχαία έξοδα, όπως μικρές αγορές προμηθειών ή προσωρινή συμβατική εργασία.
  • Εάν αγοράζετε πρώτες ύλες για να δημιουργήσετε ένα άλλο προϊόν που πουλάτε, αυτές οι πρώτες ύλες είναι επίσης μέρος των εξόδων σας.
  • Ομοίως, το απόθεμα για καταστήματα λιανικής πώλησης θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθεί στα έξοδά σας για τους σκοπούς της κατάστασης αποτελεσμάτων.
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 6
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 6

Βήμα 2. Δημιουργήστε γενικές κατηγορίες για λειτουργικά έξοδα

Ο τρόπος με τον οποίο κατηγοριοποιείτε τα λειτουργικά σας έξοδα θα εξαρτηθεί σε κάποιο βαθμό από το αν η κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης θα χρησιμοποιηθεί εσωτερικά ή ετοιμάζεται για τρίτο μέρος, όπως ένας δυνητικός δανειστής.

  • Εάν προετοιμάζετε μια κατάσταση αποτελεσμάτων για ένα τρίτο μέρος, πιθανότατα δεν θέλετε να έχουν ρητές λεπτομέρειες για την επιχείρησή σας και τα έξοδα της λειτουργίας σας.
  • Για το λόγο αυτό, θέλετε συνήθως να χρησιμοποιήσετε γενικές κατηγορίες, όπως "διαφήμιση" ή "έξοδα γραφείου".
  • Από την άλλη πλευρά, εάν δημιουργείτε μια κατάσταση αποτελεσμάτων για εσωτερική ανάλυση, μπορεί να θέλετε να αναλύσετε τα έξοδά σας σε μεγαλύτερο βαθμό.
  • Για παράδειγμα, εάν πειραματιζόσασταν με διαφορετικές μεθόδους διαφήμισης και μάρκετινγκ και θέλετε να αναλύσετε πώς άλλαξαν τα έσοδα της επιχείρησής σας σε κάθε μέθοδο, μπορείτε να τα ξεχωρίσετε, έχοντας ξεχωριστές κατηγορίες για διαφημίσεις στο Διαδίκτυο και τηλεοπτικές διαφημίσεις.
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 7
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 7

Βήμα 3. Συμπεριλάβετε μη λειτουργικά έξοδα

Μη λειτουργικά έξοδα είναι ουσιαστικά τα έξοδα που πραγματοποιούνται από την επιχείρησή σας και δεν σχετίζονται άμεσα με τη λειτουργία της επιχείρησής σας, όπως οι τόκοι των υφιστάμενων δανείων.

  • Τα μη λειτουργικά έξοδα περιλαμβάνουν επίσης τυχόν νομικά ή λογιστικά τέλη και χρεώσεις τραπεζικών υπηρεσιών.
  • Μπορείτε να τα κατηγοριοποιήσετε ξεχωριστά ή μπορείτε απλώς να τα καταχωρίσετε ως "μη λειτουργικά έξοδα" και να δώσετε το σύνολο για κάθε περίοδο.
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 8
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 8

Βήμα 4. Καταχωρίστε τυχόν ζημίες που έχει υποστεί η επιχείρησή σας

Οι ζημίες συνήθως περιλαμβάνουν τυχόν ζημίες που έχει καταβάλει η επιχείρησή σας ως αποτέλεσμα αγωγής ή απώλειες κεφαλαίου από την πώληση περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας, τα οποία δεν εντάσσονται σε καμία κατηγορία δαπανών.

Σε αντίθεση με τα έξοδά σας, οι ζημίες σας πρέπει να αναφέρονται συγκεκριμένα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτά τα ποσά είναι απίθανο να επαναληφθούν, επομένως είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη συγκεκριμένα

Μέρος 3 από 3: Εύρεση καθαρού εισοδήματος

Ετοιμάστε μια Κατάσταση Αποτελεσμάτων Βήμα 9
Ετοιμάστε μια Κατάσταση Αποτελεσμάτων Βήμα 9

Βήμα 1. Αποφασίστε αν θα χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο ή θα δημιουργήσετε το δικό σας υπολογιστικό φύλλο

Μπορείτε να κατεβάσετε ένα πρότυπο στο διαδίκτυο για να το χρησιμοποιήσετε για την κατάσταση αποτελεσμάτων ή να χρησιμοποιήσετε ένα που συνοδεύει την εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων.

  • Ωστόσο, η δημιουργία του δικού σας υπολογιστικού φύλλου μπορεί να σας επιτρέψει να προσαρμόσετε τις πληροφορίες που ταιριάζουν στους σκοπούς σας με πιο ακριβή τρόπο.
  • Εάν προετοιμάζετε μια κατάσταση αποτελεσμάτων για ένα τρίτο μέρος, όπως έναν δανειστή, μπορεί να θέλει τις πληροφορίες να διευθετηθούν με έναν συγκεκριμένο τρόπο ή να απαιτούν την συμπερίληψη ορισμένων δεδομένων.
  • Εάν γνωρίζετε τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε, το υπολογιστικό φύλλο σας θα πρέπει να ταιριάζει στα δεδομένα σας - όχι το αντίστροφο.
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 10
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 10

Βήμα 2. Δημιουργήστε τις γραμμές και τις στήλες σας

Εάν αποφασίσατε να δημιουργήσετε το δικό σας υπολογιστικό φύλλο, οργανώστε το με τις καταχωρίσεις εσόδων και εξόδων ως γραμμές και τις χρονικές περιόδους ως στήλες. Τα δεδομένα σας θα μπουν στα αντίστοιχα κελιά.

  • Ο οργανισμός σας πρέπει να έχει νόημα και να είναι εύκολος στην παρακολούθηση. Συνήθως, οι εγγραφές εισοδήματός σας θα καλύπτουν τις πρώτες γραμμές του υπολογιστικού φύλλου σας, ενώ τα έξοδά σας θα εμφανίζονται στις παρακάτω γραμμές.
  • Αυτό ρέει φυσικά, αφού θα αφαιρέσετε τα έξοδα από το εισόδημά σας για να βρείτε το καθαρό σας κέρδος.
  • Η πρώτη στήλη σας θα προσδιορίσει τους τύπους εσόδων και εξόδων που εμφανίζονται σε κάθε κελί του πίνακα και κάθε στήλη που ακολουθεί θα υποδεικνύει τη χρονική περίοδο για την οποία ισχύουν αυτοί οι αριθμοί.
  • Για παράδειγμα, εάν η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων καλύπτει ένα μόνο τρίμηνο, το υπολογιστικό φύλλο σας θα έχει τουλάχιστον τέσσερις στήλες - μία για τις ετικέτες και τις άλλες τρεις για κάθε μήνα που περιλαμβάνονται στο τρίμηνο.
  • Μπορεί επίσης να θέλετε να έχετε μια άλλη στήλη στην άκρα δεξιά για σύνολα.
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 11
Ετοιμάστε μια κατάσταση κερδών και ζημιών Βήμα 11

Βήμα 3. Αποφασίστε ποια μέθοδο θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να καταχωρίσετε τις καταχωρίσεις σας

Υπάρχουν δύο μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε κατάσταση αποτελεσμάτων. Η απλούστερη από τις δύο είναι η μέθοδος ενός σταδίου, μέσω της οποίας απλά αφαιρείτε όλα τα έξοδα και τις ζημίες από όλα τα έσοδα και τα κέρδη.

  • Χρησιμοποιώντας τη μέθοδο πολλαπλών τμημάτων, θα διαχωρίσετε τα λειτουργικά έσοδα και τα έξοδά σας από άλλα έσοδα και έξοδα. Οι πωλήσεις σας μείον τα έξοδα πώλησης και διοίκησης είναι το καθαρό λειτουργικό σας κέρδος.
  • Η προσθήκη των άλλων εσόδων σας μείον άλλα έξοδα στο καθαρό λειτουργικό σας κέρδος σας δίνει το καθαρό κέρδος προ φόρων.
  • Η μέθοδος πολλαπλών μερών είναι πιο λογική εάν έχετε μια επιχείρηση που βασίζεται σε απόθεμα, όπως ένα κατάστημα λιανικής.
  • Εάν προετοιμάζετε την κατάσταση αποτελεσμάτων για τρίτο μέρος, μπορεί να υπαγορεύουν τη μέθοδο που πρέπει να χρησιμοποιήσετε και τα στοιχεία που θα χρειαστείτε. Για παράδειγμα, πολλές τράπεζες απαιτούν κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων χρησιμοποιώντας τη μέθοδο πολλαπλών τμημάτων εάν υποβάλλετε αίτηση για δάνειο μικρών επιχειρήσεων.
Προετοιμασία δήλωσης κερδών και ζημιών Βήμα 12
Προετοιμασία δήλωσης κερδών και ζημιών Βήμα 12

Βήμα 4. Εισαγάγετε τις ισχύουσες τιμές

Μόλις ρυθμιστεί το υπολογιστικό φύλλο σας, είστε έτοιμοι να εισαγάγετε τα στοιχεία που βρήκατε για τα έσοδα και τα έξοδά σας σε κάθε κατηγορία κατά τη χρονική περίοδο. Αυτή είναι επίσης μια καλή στιγμή για να ελέγξετε ξανά τα μαθηματικά σας.

  • Μπορείτε να ρυθμίσετε το υπολογιστικό φύλλο σας σε συνολικά συγκεκριμένα κελιά καθώς προχωράτε, έτσι ώστε τα σύνολά σας για κάθε κατηγορία εσόδων ή εξόδων να συμπληρώνονται αυτόματα.
  • Αφού εισαγάγετε όλους τους αριθμούς σας, θα χρειαστεί να συγκεντρώσετε το εισόδημά σας για ολόκληρη την περίοδο και τα έξοδά σας για ολόκληρη την περίοδο.
  • Εάν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο πολλαπλών τμημάτων, θα χρειαστείτε ξεχωριστά σύνολα για λειτουργικά και μη λειτουργικά έσοδα, καθώς και για λειτουργικά και μη λειτουργικά έξοδα.
Προετοιμασία δήλωσης κερδών και ζημιών Βήμα 13
Προετοιμασία δήλωσης κερδών και ζημιών Βήμα 13

Βήμα 5. Αφαιρέστε τα έξοδά σας από τα έσοδά σας

Εάν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο ενός σταδίου, μόλις εισαγάγετε όλους τους αριθμούς, έχετε μερικά απλά μαθηματικά για να βρείτε το καθαρό κέρδος της επιχείρησής σας. Τα μαθηματικά πολλαπλών βημάτων είναι εξίσου απλά, αλλά περιλαμβάνουν πρώτα την εύρεση λειτουργικού κέρδους και μετά καθαρού κέρδους προ φόρων.

  • Ενώ ο στόχος μιας κατάστασης αποτελεσμάτων, που ονομάζεται επίσης κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, είναι να βρείτε το καθαρό κέρδος σας, αυτό δεν είναι το μόνο σημαντικό μέγεθος στο έγγραφο στο σύνολό του.
  • Η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων παρέχει ένα στιγμιότυπο των χρημάτων που εισέρχονται και εξέρχονται από την επιχείρησή σας κατά τη χρονική περίοδο που καλύπτει. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να αναλύσετε την οικονομική κατάσταση της επιχείρησής σας.
  • Η προβολή των ακατέργαστων αριθμών σε μορφή υπολογιστικού φύλλου μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε περιοχές για βελτίωση ή να αξιολογήσετε τα πειράματα που κάνατε με διαφορετικές μεθόδους λειτουργιών.

Συνιστάται: