Πώς να γράψετε μια αναφορά περιστατικού: 12 βήματα (με εικόνες)

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να γράψετε μια αναφορά περιστατικού: 12 βήματα (με εικόνες)
Πώς να γράψετε μια αναφορά περιστατικού: 12 βήματα (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να γράψετε μια αναφορά περιστατικού: 12 βήματα (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να γράψετε μια αναφορά περιστατικού: 12 βήματα (με εικόνες)
Βίντεο: ΕΞΥΠΝΟΙ ΤΡΟΠΟΙ ΓΙΑ ΝΑ ΒΓΑΛΕΙΣ ΛΕΦΤΑ | Leftology | @NozOfficial & Jason | #011 - Powered by Freedom24 2024, Μάρτιος
Anonim

Εάν είστε φρουρός ασφαλείας ή αστυνομικός που έχει αναπτυχθεί στον τόπο ενός συμβάντος, η σύνταξη λεπτομερούς και ακριβούς αναφοράς είναι ένα σημαντικό μέρος για να κάνετε σωστά τη δουλειά σας. Μια καλή αναφορά περιστατικού δίνει μια λεπτομερή περιγραφή του τι συνέβη χωρίς να ξεσκεπάσει τις δυσάρεστες πληροφορίες ή να μην αφήσει σημαντικά γεγονότα. Είναι ζωτικής σημασίας να ακολουθήσετε το κατάλληλο πρωτόκολλο, να περιγράψετε το περιστατικό με σαφήνεια και να υποβάλετε μια γυαλισμένη αναφορά.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Μετά το πρωτόκολλο

Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 1
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 1

Βήμα 1. Λάβετε τις κατάλληλες φόρμες από το ίδρυμά σας

Κάθε ίδρυμα έχει διαφορετικό πρωτόκολλο για την αντιμετώπιση ενός συμβάντος και την υποβολή αναφοράς.

  • Ακολουθήστε τις οδηγίες που συνοδεύουν τα έντυπα. Κάθε οργανισμός χρησιμοποιεί διαφορετική μορφή, οπότε δώστε προσοχή στις οδηγίες.
  • Σε ορισμένες περιπτώσεις είστε υπεύθυνοι για τη συμπλήρωση μιας φόρμας που έχει εκδοθεί από το ίδρυμά σας. Σε άλλες περιπτώσεις θα σας ζητηθεί να πληκτρολογήσετε ή να γράψετε την αναφορά μόνοι σας.

Υπόδειξη:

Εάν είναι δυνατόν, γράψτε χρησιμοποιώντας λογισμικό επεξεργασίας κειμένου. Θα φαίνεται πιο προσεγμένο και θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ορθογραφικό έλεγχο για να το γυαλίσετε όταν τελειώσετε. Εάν γράφετε την αναφορά σας με το χέρι, εκτυπώστε με σαφήνεια αντί να χρησιμοποιήσετε γραπτή γραφή. Μην αφήνετε τους ανθρώπους να μαντεύουν αν τα 7 σας είναι στην πραγματικότητα 1s.

Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 3
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 3

Βήμα 2. Παρέχετε τα βασικά στοιχεία

Η φόρμα σας μπορεί να έχει κενά για να συμπληρώσετε με πληροφορίες σχετικά με το περιστατικό. Εάν όχι, ξεκινήστε την αναφορά με μια πρόταση που αναφέρει σαφώς τις ακόλουθες βασικές πληροφορίες:

  • Η ώρα, η ημερομηνία και ο τόπος του συμβάντος (να είστε συγκεκριμένοι, γράψτε την ακριβή διεύθυνση του δρόμου κ.λπ.).
  • Το όνομα και τον αριθμό ταυτότητάς σας.
  • Ονόματα άλλων μελών του οργανισμού σας που ήταν παρόντες
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 4
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 4

Βήμα 3. Συμπεριλάβετε μια γραμμή σχετικά με τη γενική φύση του περιστατικού

Περιγράψτε τι σας έφερε στον τόπο του συμβάντος. Εάν λάβατε μια κλήση, περιγράψτε την κλήση και σημειώστε την ώρα που την λάβατε. Γράψτε μια αντικειμενική, πραγματική πρόταση που περιγράφει αυτό που συνέβη.

  • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε ότι κληθήκατε σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση μετά την αναφορά ενός ατόμου για μεθυσμένο και αταξία.
  • Σημειώστε ότι δεν πρέπει να γράψετε αυτό που πιστεύετε ότι μπορεί να συνέβη. Επιμείνετε στα γεγονότα και να είστε αντικειμενικοί.
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 2
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 2

Βήμα 4. Ξεκινήστε την αναφορά το συντομότερο δυνατό

Γράψτε το την ίδια μέρα με το περιστατικό, αν είναι δυνατόν. Αν περιμένετε μια ή δύο μέρες η μνήμη σας θα αρχίσει να γίνεται λίγο θολή. Θα πρέπει να γράψετε τα βασικά στοιχεία που πρέπει να θυμάστε μόλις συμβεί το περιστατικό. Εκτυπώστε την αναφορά σας εντός των πρώτων 24 ωρών μετά.

Μέρος 2 από 3: Περιγραφή του τι συνέβη

Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 5
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 5

Βήμα 1. Γράψτε μια αφήγηση πρώτου προσώπου λέγοντας τι συνέβη

Γράψτε μια χρονολογική αφήγηση για το τι ακριβώς συνέβη όταν αναφερθήκατε στη σκηνή.

  • Χρησιμοποιήστε τα πλήρη ονόματα κάθε ατόμου που περιλαμβάνεται στην αναφορά. Προσδιορίστε όλα τα άτομα την πρώτη φορά που αναφέρονται στην έκθεσή σας με την καταχώριση: πρώτο, μεσαίο και επώνυμο. ημερομηνία γέννησης, φυλή, φύλο και αναφορά ένας αριθμός αναγνώρισης που εξέδωσε η κυβέρνηση. Στις επόμενες προτάσεις, μπορείτε στη συνέχεια να αναφερθείτε σε αυτά χρησιμοποιώντας μόνο το όνομα και το επώνυμό τους: "Doe, John" ή "John Doe". Ξεκινήστε μια νέα παράγραφο για να περιγράψετε τις ενέργειες κάθε ατόμου ξεχωριστά. Απαντήστε ποιος, τι, πότε, πού και γιατί από αυτό που συνέβη.
  • Για παράδειγμα, όταν ο αστυνομικός που αναφέρθηκε παραπάνω φτάνει στην κατοικία όπου πήρε την κλήση, θα μπορούσε να πει: «Κατά την άφιξή του ο αστυνομικός παρατήρησε ένα αρσενικό λευκό, γνωστό τώρα ως Doe, John Edwin; ημερομηνία γέννησης: 1998-15-03 Άδεια οδήγησης Καλιφόρνιας 00789142536, ουρλιάζοντας και φωνάζοντας μια λευκή γυναίκα, γνωστή ως Doe, Jane, στο μπροστινό γκαζόν της παραπάνω τοποθεσίας (η διεύθυνση που δόθηκε νωρίτερα). Ο αξιωματικός χώρισε και τα δύο μέρη και πραγματοποίησε συνεντεύξεις στο πεδίο. του είπε ο κ. Τζον Ντου ότι είχε γυρίσει από τη δουλειά και ανακάλυψε ότι το δείπνο δεν ήταν για εκείνον. Στη συνέχεια, δήλωσε ότι εκνευρίστηκε με τη σύζυγό του κυρία Τζέιν Ντου επειδή δεν του είχε έτοιμο το δείπνο."
  • Εάν είναι δυνατόν, φροντίστε να συμπεριλάβετε απευθείας αποσπάσματα από μάρτυρες και άλλα άτομα που εμπλέκονται στο περιστατικό. Για παράδειγμα, στο παραπάνω σενάριο, ο αξιωματικός μπορούσε να γράψει "Η Τζέιν μου είπε ότι" ο Τζόνι ήταν τρελός επειδή δεν είχα δείπνο έτοιμο στην ώρα του "."
  • Συμπεριλάβετε μια ακριβή περιγραφή του ρόλου σας στην πορεία αυτού που συνέβη. Εάν έπρεπε να χρησιμοποιήσετε φυσική δύναμη για να κρατήσετε κάποιον, μην το ξεγελάσετε. Αναφέρετε πώς χειριστήκατε την κατάσταση και τις συνέπειές της.
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 6
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 6

Βήμα 2. Να είστε προσεκτικοί

Γράψτε όσο μπορείτε να θυμηθείτε - όσο περισσότερες λεπτομέρειες, τόσο το καλύτερο. Μην αφήνετε περιθώριο στους ανθρώπους που διαβάζουν την έκθεση να ερμηνεύσουν κάτι με λάθος τρόπο. Μην ανησυχείτε για την έκθεσή σας είναι πολύ μεγάλη ή φλύαρη. Το σημαντικό είναι να αναφέρετε μια πλήρη εικόνα του τι συνέβη.

  • Για παράδειγμα, αντί να πείτε "όταν έφτασα, το πρόσωπό του ήταν κόκκινο", θα μπορούσατε να πείτε, "όταν έφτασα, φώναζε, χωρίς ανάσα και το πρόσωπό του ήταν κόκκινο από θυμό". Το δεύτερο παράδειγμα είναι καλύτερο από το πρώτο επειδή υπάρχουν πολλοί λόγοι για το πρόσωπο κάποιου να είναι κόκκινο, όχι μόνο ότι είναι θυμωμένος.
  • Or, αντί να πείτε "αφού έφτασα στο σημείο, άρχισε να με χτυπάει", θα πρέπει να πείτε "όταν έφτασα στο σημείο ζήτησα από τα δύο μέρη να σταματήσουν τον αγώνα. Αφού πήρε μια ανάσα και με κοίταξε, άρχισε να τρέχει γρήγορα προς το μέρος μου και σήκωσε το χέρι του σαν να επρόκειτο να με χτυπήσει ».
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 7
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 7

Βήμα 3. Να είστε ακριβείς

Μην γράφετε κάτι στην έκθεση που δεν είστε σίγουροι ότι συνέβη πραγματικά. Αναφέρετε τη φήμη ως φήμη, όχι ως γεγονός.

  • Για παράδειγμα, εάν ένας μάρτυρας σας είπε ότι είδε κάποιον να πηδά πάνω από έναν φράχτη και να τρέχει μακριά, δηλώστε ξεκάθαρα ότι η αναφορά σας για το περιστατικό βασίστηκε σε μια μαρτυρία. δεν είναι ακόμη αποδεδειγμένο γεγονός.
  • Επιπλέον, εάν αναφέρετε αυτό που σας είπε ο μάρτυρας, θα πρέπει να γράψετε οτιδήποτε θυμάστε για την συμπεριφορά του μάρτυρα. Εάν η δήλωσή τους προκαλεί αντιπαράθεση αργότερα, η αναφορά σας μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμη. Για παράδειγμα, θα ήταν χρήσιμο να γνωρίζουμε ότι ένας μάρτυρας εμφανίστηκε ενθουσιασμένος ενώ σας έλεγε τι συνέβη, ή αν φαινόταν πολύ ήρεμος και ομοιόμορφος.
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 8
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 8

Βήμα 4. Να είστε σαφείς

Μην χρησιμοποιείτε ανθισμένη, μπερδεμένη γλώσσα για να περιγράψετε αυτό που συνέβη. Η γραφή σας πρέπει να είναι σαφής και περιεκτική. Χρησιμοποιήστε σύντομες, επίκαιρες προτάσεις, προσανατολισμένες στα γεγονότα που δεν αφήνουν χώρο για ερμηνεία.

  • Διατηρήστε τη γραφή σας σαφή και περιεκτική.
  • Επιπλέον, μην χρησιμοποιείτε νομικές ή τεχνικές λέξεις: Για παράδειγμα, πείτε "προσωπικό όχημα" αντί για "P. O. V." (προσωπικό όχημα), και «σκηνή του εγκλήματος» αντί του τυπικού αριθμημένου κωδικού που χρησιμοποιεί συνήθως η αστυνομία για να ειδοποιήσει άλλους για την άφιξή τους.
  • Χρησιμοποιήστε σύντομες, επίκαιρες προτάσεις που δίνουν έμφαση σε γεγονότα και δεν αφήνουν περιθώρια ερμηνείας. Αντί να γράψει "Νομίζω ότι ο ύποπτος ήθελε να επιστρέψει στη γυναίκα του, επειδή φαινόταν ότι είχε κακές προθέσεις όταν πήγε κοντά της και την άρπαξε", γράψτε "Ο ύποπτος [εισαγάγετε το όνομα] πήγε στη γυναίκα του [όνομα] και την έπιασε με δύναμη από τον καρπό ».
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 9
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 9

Βήμα 5. Να είστε ειλικρινείς

Ακόμα κι αν δεν είστε περήφανοι για το πώς χειριστήκατε την κατάσταση, είναι επιτακτική ανάγκη να γράψετε έναν ειλικρινή λογαριασμό. Εάν γράψετε κάτι αναληθές, μπορεί να καταλήξει αργότερα στην επιφάνεια, θέτοντας τη δουλειά σας σε κίνδυνο και προκαλώντας προβλήματα στους ανθρώπους που εμπλέκονται στο περιστατικό. Διατηρήστε την ακεραιότητά σας και του ιδρύματος που εκπροσωπείτε λέγοντας την αλήθεια.

Μέρος 3 από 3: Στίλβωση της έκθεσης

Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 10
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 10

Βήμα 1. Ελέγξτε ξανά τα βασικά στοιχεία

Ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι οι βασικές πληροφορίες (ορθογραφία ονομάτων, ημερομηνίες, ώρες και διευθύνσεις, αριθμοί πινακίδας κυκλοφορίας κ.λπ.) ταιριάζουν με αυτές που αναφέρατε στην αναφορά σας.

Μην προσπαθήσετε να βεβαιωθείτε ότι οι δηλώσεις στην αναφορά σας ταιριάζουν με αυτές των συναδέλφων σας. Οι ατομικά καταχωρημένες αναφορές εγγυώνται ότι σώζονται περισσότεροι από ένας λογαριασμοί ενός περιστατικού. Οι αναφορές περιστατικών μπορούν να εμφανιστούν αργότερα σε δικαστήριο. Εάν αλλάξετε τα γεγονότα της έκθεσής σας για να ταιριάξουν με αυτά ενός άλλου, μπορείτε να τιμωρηθείτε

Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 11
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 11

Βήμα 2. Επεξεργαστείτε και διορθώστε την αναφορά σας

Διαβάστε το για να βεβαιωθείτε ότι είναι συνεκτικό και εύκολο να το καταλάβετε. Βεβαιωθείτε ότι δεν αφήσατε καμία πληροφορία που θα έπρεπε να έχει συμπεριληφθεί. Αναζητήστε προφανή κενά στην αφήγηση που ίσως χρειαστεί να συμπληρώσετε.

  • Ελέγξτε το για άλλη μια φορά για ορθογραφικά και γραμματικά λάθη.
  • Αφαιρέστε τις λέξεις που θα μπορούσαν να θεωρηθούν ως υποκειμενικές ή κριτικές, όπως λέξεις που περιγράφουν συναισθήματα και συναισθήματα.
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 12
Γράψτε μια αναφορά περιστατικού Βήμα 12

Βήμα 3. Υποβάλετε την αναφορά περιστατικού

Μάθετε το όνομα του ατόμου ή του τμήματος στο οποίο πρέπει να σταλεί η αναφορά σας. Όταν είναι δυνατόν, υποβάλετε προσωπικά μια αναφορά περιστατικού και διαθέστε τον εαυτό σας για να απαντήσετε σε περαιτέρω ερωτήσεις ή να δώσετε διευκρινίσεις. Σε περιπτώσεις όπου μια αναφορά περιστατικού πρέπει να αποσταλεί ή να αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακολουθήστε ένα τηλεφώνημα εντός 10 ημερών για να διασφαλίσετε ότι η αναφορά σας ελήφθη.

Συνιστάται: