Η ιδέα της συνεχούς βελτίωσης προέρχεται από την ιαπωνική λέξη kaizen και έχει υιοθετηθεί από δυτικές εταιρείες και ιδιώτες από τη δημοσίευση του βιβλίου Masaaki Imai Kaizen: Το κλειδί για την ανταγωνιστική επιτυχία της Ιαπωνίας το 1986. Κάθε είδους αλλαγή απαιτεί χρόνο και η αλλαγή μιας κουλτούρας (αντί για την εφαρμογή ενός προγράμματος) μπορεί να χρειαστούν πολλά χρόνια. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια κουλτούρα συνεχούς βελτίωσης για την επιχείρησή σας, η υπομονή και ο προγραμματισμός είναι απαραίτητες.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Κάνοντας ένα σχέδιο
Βήμα 1. Εξετάστε το μέλλον
Οι απαιτήσεις του παρόντος συχνά έχουν προτεραιότητα στην εργασιακή και μη εργασιακή μας ζωή. Ωστόσο, το όραμα για το μέλλον και οι μακροπρόθεσμοι στόχοι είναι το σημείο εκκίνησης για βελτίωση. Ξεκινήστε εξετάζοντας πού βλέπετε τον εαυτό σας και την εταιρεία σας σε πέντε έως δέκα χρόνια.
- Να είστε ειλικρινείς και συγκεκριμένοι καθώς εξετάζετε πού βρίσκεστε τώρα και πού θέλετε να είστε στο μέλλον και καθορίστε τι πρέπει να κάνετε για να φτάσετε από το σημείο Α στο σημείο Β.
- Για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας έχει προβλήματα με τον ποιοτικό έλεγχο, προσδιορίστε το επαναλαμβανόμενο ζήτημα και σχεδιάστε ένα σχέδιο που το επιλύει.
- Προνομιακή συμπεριφορά έναντι της παραγωγής. Είναι εύκολο να πούμε, "Η εταιρεία μου θα διπλασιάσει τα κέρδη μας", αλλά οι βελτιώσεις δεν συμβαίνουν ποτέ χωρίς να αλλάξουν συμπεριφορές. Η αλλαγή των αποτελεσμάτων είναι ένα όφελος από την αλλαγή των συνηθειών, των στάσεων και των δεξιοτήτων.
Βήμα 2. Γράψτε μια δήλωση True North
Οι δηλώσεις True North υποδηλώνουν αλλαγή κατεύθυνσης. Εξετάστε τους επιχειρηματικούς σας στόχους και γράψτε μερικές δηλώσεις που αφορούν αυτούς τους στόχους και, στη συνέχεια, καθορίστε ποια δήλωση ταιριάζει καλύτερα στο μακροπρόθεσμο σχέδιό σας.
Μια δήλωση True North για μια επιχείρηση μπορεί να είναι "100% ικανοποίηση πελατών"
Βήμα 3. Αναλογιστείτε το παρελθόν σας
Αφού αποφασίσετε για τη δήλωση True North, αναφέρετε τις προηγούμενες συμπεριφορές που θα μπορούσαν να εμποδίσουν τον συνολικό σας στόχο. Αυτές οι συμπεριφορές πρέπει να τροποποιηθούν για να πετύχετε τους στόχους σας. ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΕΜΠΕΙΡΩΝ
Elizabeth Douglas
CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.
Elizabeth Douglas
CEO του wikiHow
Μάθετε από τις προηγούμενες εμπειρίες σας.
Η Elizabeth Douglas, διευθύνουσα σύμβουλος του wikiHow, λέει,"
Βήμα 4. Ξεκινήστε με μικρές βελτιώσεις και όχι με μεγάλες, μεγάλης κλίμακας αλλαγές
Σκεφτείτε «ποιότητα παρά ποσότητα»!
- Μικρές βελτιώσεις επιτρέπουν σε εσάς ή/και στους υπαλλήλους σας να βλέπετε αποτελέσματα πιο γρήγορα, κάτι που μπορεί να αποτελέσει θετική ενίσχυση. Ενώ οι μεγάλες βελτιώσεις είναι φυσικά ο στόχος, η μη εμφάνιση αποτελεσμάτων για χρόνια μπορεί να προκαλέσει μια αίσθηση απογοήτευσης ή απελπισίας.
- Οι τοπικές βελτιώσεις μπορούν επίσης να χρησιμεύσουν ως πρότυπο για αλλαγές μεγάλης κλίμακας.
Βήμα 5. Να είστε συνεπείς
Αλλάζοντας τα πάντα ταυτόχρονα μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και απογοήτευση. Κάντε μια αλλαγή και βεβαιωθείτε ότι κολλάει πριν κάνετε άλλη αλλαγή.
Προσπαθήστε επίσης για συνέπεια καθώς εφαρμόζετε αυτές τις αλλαγές. Για παράδειγμα, εάν η δήλωσή σας True North ήταν "100% ικανοποίηση πελατών", μια αλλαγή που μπορείτε να κάνετε είναι να ορίσετε ένα τυπικό χρονικό διάστημα για απαντήσεις σε παράπονα πελατών. Εάν αποφασίσατε ότι όλα τα παράπονα των πελατών πρέπει να απαντηθούν εντός έξι ωρών, φροντίστε να διατηρήσετε αυτήν την αλλαγή συνεπή
Μέρος 2 από 3: Κοινή χρήση του οράματός σας
Βήμα 1. Ζωγραφίστε τη μεγάλη εικόνα
Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να κατανοήσουν πώς, μεμονωμένα, συμβάλλουν και είναι απαραίτητοι στους μεγαλύτερους στόχους της εταιρείας, όχι μόνο ως προς το πώς αυτό που κάνουν ωφελεί μια αυξημένη απόδοση κέρδους, αλλά και πώς έχει σημασία αυτό που κάνουν στον μεγαλύτερο κόσμο.
Βήμα 2. Δώστε σαφείς οδηγίες
Το να έχετε σαφείς κατευθυντήριες γραμμές και να διευκρινίσετε τις προσδοκίες σας από την αρχή είναι σημαντικό για οποιαδήποτε συνεργασία ή ατομική εργασία. Δείξτε στους υπαλλήλους πώς να κάνουν κάτι έναντι να τους πείτε πώς μπορούν επίσης να ξεκαθαρίσουν τυχόν αρχικές ερωτήσεις.
Ωστόσο, επιδείξτε εμπιστοσύνη επιτρέποντας στους υπαλλήλους να έχουν τον έλεγχο της δουλειάς τους. Επιτρέψτε τους να καθορίσουν πώς μπορούν να ολοκληρώσουν καλύτερα την εργασία ή να τροποποιήσουν τις αλλαγές, ώστε να μπορούν να ολοκληρώσουν αποτελεσματικά τη δουλειά τους
Βήμα 3. Κάντε τη δήλωση True North σας προσωπική ή επαγγελματική μάντρα
Αυτή η φράση πρέπει να επαναλαμβάνεται συχνά. Οι υπάλληλοί σας πρέπει να γνωρίζουν τη δήλωση True North και πόσο σημαντική είναι για τα δικά τους έργα και καθημερινές εργασίες.
Βήμα 4. Συμμετέχετε στο όραμά σας
Να είστε ορατοί ως κάποιοι που συμβάλλουν στους στόχους με καθημερινούς τρόπους, αντί απλώς να «επιβλέπετε» τους υπαλλήλους σας. Οι πράξεις μιλούν δυνατότερα από τις λέξεις! Εάν οι εργαζόμενοι σας βλέπουν να αλληλεπιδράτε με πελάτες και να απαντάτε σε παράπονα πελατών, χρησιμεύετε ως πρότυπο για μελλοντική συμπεριφορά και τους υπενθυμίζετε μέσω των ενεργειών σας ότι αυτός ο στόχος είναι σημαντικός για τη συνολική επιτυχία της εταιρείας σας.
- Παρόλο που η διοικητική εργασία είναι ένα μεγάλο μέρος της διαχείρισης μιας εταιρείας, προγραμματίστε τακτικά διαστήματα για να βγείτε από το γραφείο σας και να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας στα καθήκοντά τους.
- Εάν διευθύνετε μια επιχείρηση λιανικής πώλησης, για παράδειγμα, βοηθήστε με την απογραφή αποθεμάτων, ρωτήστε τους πελάτες εάν μπορείτε να τους βοηθήσετε να βρουν κάτι ή να εργαστούν στο μητρώο.
Μέρος 3 από 3: Δημιουργία επιθυμίας
Βήμα 1. Επιτρέψτε τον πειραματισμό
Δημιουργώντας χώρο για δημιουργικές προσεγγίσεις και ακόμη και αποτυχίες, δημιουργεί ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον και επιτρέπει στους υπαλλήλους να φέρουν τα δικά τους ταλέντα στο τραπέζι.
- Ενώ οι στόχοι που έχετε ορίσει στο σχέδιό σας πρέπει να είναι συνεπείς σε όλους τους τομείς, κατανοήστε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν διαφορετικούς τρόπους σκέψης και ποικίλες δεξιότητες. Η μέθοδος ενός υπαλλήλου για την επίλυση καταγγελίας πελατών, για παράδειγμα, μπορεί να μην είναι αυτή που οραματιζόσασταν ειδικά-μπορεί να ήταν ακόμα καλύτερη!
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να υποβάλετε παραδείγματα κατάστασης σε ομαδικές συναντήσεις και να ρωτήσετε τους εργαζόμενους πώς θα επιλύσουν το πρόβλημα. Για παράδειγμα, «ο πελάτης X έχει ένα μωρό που ουρλιάζει και δεν μπορεί να βρει το προϊόν Y. Πώς θα τον/την βοηθούσες; » Τα πειράματα σκέψης μπορούν στη συνέχεια να δοκιμαστούν στο εργασιακό περιβάλλον. Στην επόμενη συνάντηση, ζητήστε από τους υπαλλήλους να αναλογιστούν πώς έγιναν αυτά τα πειράματα στην πραγματικότητα.
Βήμα 2. Δείξτε δημόσια εκτίμηση
Όλοι χρειάζονται επιβεβαίωση και η ανάδειξη των καλών εργασιών ενισχύει νέες συνήθειες και δεξιότητες και εμπνέει τους άλλους να κάνουν καλά.
- Θέστε ένα σημείο για να δοξολογήσετε αμέσως όταν είναι δυνατόν.
- Αφιερώστε χρόνο σε εβδομαδιαίες ή δύο εβδομαδιαίες συναντήσεις για να συγχαρείτε τους εργαζόμενους για το τι κάνουν καλά. Αναφέρετε συγκεκριμένες περιπτώσεις όταν έχετε παρατηρήσει έναν εργαζόμενο να χρησιμοποιεί μια νέα δεξιότητα ή συμπεριφορά που αποτελεί μέρος του μακροπρόθεσμου οράματός σας και επιβεβαιώστε πόσο σημαντική είναι αυτή η μικρή πράξη για τους μεγαλύτερους στόχους.
Βήμα 3. Ενθαρρύνετε τους στόχους των εργαζομένων
Ενώ ο λεκτικός έπαινος προσφέρει συναισθηματική ανταμοιβή, απτά οφέλη (όπως χρόνος ή χρήμα) ενισχύουν επίσης μια καλή δουλειά και δημιουργούν ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον.
- Για παράδειγμα, εάν η δήλωσή σας True North ήταν "100% ικανοποίηση πελατών", μπορείτε να προσφέρετε ένα μπόνους σε υπαλλήλους που δεν έχουν παράπονα πελατών για ένα μήνα.
- Για να προωθήσετε ένα περιβάλλον συνεργασίας, μπορείτε να επιλέξετε να ανταμείψετε όλους τους υπαλλήλους σας με ένα ωραίο ομαδικό δείπνο ή ένα ταξίδι το Σαββατοκύριακο, εάν η εταιρεία σας επιτύχει τον τριμηνιαίο στόχο.
