Η συρρίκνωση αποθέματος αναφέρεται απλώς σε απώλεια αποθέματος. Συρρίκνωση συμβαίνει συνήθως λόγω κλοπής, βλάβης/αλλοίωσης ή σφαλμάτων από τη χορήγηση. Αν και η συρρίκνωση των αποθεμάτων μπορεί να είναι ένα μεγάλο πρόβλημα για τις επιχειρήσεις που μεταφέρουν αγαθά, το ζήτημα μπορεί να μειωθεί σημαντικά με τη θέσπιση κατάλληλων οθονών και ελέγχων.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Αποτροπή κλοπής εργαζομένων
Βήμα 1. Εκπαιδεύστε και εκπαιδεύστε σωστά τους υπαλλήλους
Εκτελέστε προγράμματα κατάρτισης και πρόληψης ζημιών που συζητούν σαφώς τις συνέπειες της κλοπής με τους εργαζόμενους, όπως περιορισμένες αυξήσεις μισθών, λιγότερες ευκαιρίες προαγωγής και απολύσεις λόγω οικονομικής αστάθειας της εταιρείας.
- Τα προγράμματα πρόληψης ζημιών δείχνουν στους υπαλλήλους ότι προσέχετε την κλοπή και ότι η εταιρεία αντιμετωπίζει το ζήτημα σοβαρά.
- Επιπλέον, αυτά τα προγράμματα μπορούν να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να μάθουν πώς να εντοπίζουν την κλοπή, είτε μεταξύ άλλων εργαζομένων είτε πελατών.
Βήμα 2. Ασφαλίστε την αποθήκη σας
Ο ευκολότερος τρόπος για να μειώσετε τον κίνδυνο κλοπής εργαζομένων είναι να περιορίσετε την πρόσβαση στο απόθεμά σας. Μόνο οι εργαζόμενοι που εμπλέκονται άμεσα με τον χειρισμό των αποθεμάτων θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε περιοχές απογραφής. Εάν έχετε κάποια αγαθά που είναι ιδιαίτερα πολύτιμα, σκεφτείτε περαιτέρω τον περιορισμό της πρόσβασης στις περιοχές όπου φυλάσσονται.
Βήμα 3. Σφίξτε τις πρακτικές λήψης
Ο χώρος παραλαβής μιας αποθήκης είναι εκεί όπου λαμβάνει χώρα μεγάλη κλοπή αποθέματος. Οι εργαζόμενοι μπορεί να χαρακτηρίσουν τις αποστολές ως σύντομες ή χαλασμένες όταν δεν είναι και να διεκδικήσουν το καλό για τον εαυτό τους. Μπορείτε να το αποφύγετε απαιτώντας έναν έλεγχο χαλασμένων ή κατεστραμμένων αγαθών πριν πεταχτούν. Θα πρέπει επίσης να έχετε έναν υπάλληλο που εργάζεται εκτός παραλαβής να εκτελέσει αυτούς τους ελέγχους, μαζί με μια επανάληψη των στοιχείων που έλαβε.
Βήμα 4. Εγκαταστήστε κάμερες παρακολούθησης
Η εγκατάσταση ορατών καμερών ασφαλείας σε όλο το κατάστημα και την αίθουσα εργασίας είναι αποδεδειγμένα αποτρεπτική για το έγκλημα. Ενημερώστε τους υπαλλήλους σας με λεπτό τρόπο ότι οι κάμερες ασφαλείας λειτουργούν και ελέγχονται συχνά. Επιπλέον, ελέγξτε τις κάμερες ασφαλείας κάθε βράδυ για να παρακολουθείτε την περίεργη συμπεριφορά που σχετίζεται με κλοπή ή κλοπή καταστημάτων. Οι κάμερες πρέπει να ελέγχονται τουλάχιστον εβδομαδιαίως, ακόμη και αν δεν υπάρχουν ενδείξεις συρρίκνωσης.
- Για παράδειγμα, κατά την εκπαίδευση των υπαλλήλων, μπορείτε να τους δείξετε σαφώς πού βρίσκονται όλες οι κάμερες, να τους δείξετε τις ζωντανές εγγραφές και να τονίσετε ότι οι κασέτες ελέγχονται καθημερινά.
- Μπορείτε επίσης να δημοσιεύσετε πινακίδες στο κατάστημα και την αίθουσα εργασίας προειδοποιώντας για κλοπή και ποινές που σχετίζονται με αυτό.
Βήμα 5. Παρακολουθήστε στενά τα πολύτιμα αντικείμενα
Μειώστε την ανάγκη για κλοπή αποθηκεύοντας αντικείμενα υψηλότερης αξίας (είτε αγαθά είτε νομίσματα) σε τοποθεσίες που απαιτούν υψηλότερα επίπεδα εξουσιοδότησης ή πρόσβασης.
Για παράδειγμα, αποθηκεύστε αντικείμενα υψηλών τιμών υπό κλειδαριά και παρέχετε μόνο κλειδιά σε αξιόπιστους διαχειριστές ή επόπτες
Βήμα 6. Ξεχωρίστε τα καθήκοντα μεταξύ περισσότερων του ενός εργαζομένων
Μην επιτρέπετε στο ίδιο άτομο να χειρίζεται τη διαχείριση αποθεμάτων, την επεξεργασία των αποδείξεων και την καταγραφή των αποδείξεων. Έχοντας ένα άτομο υπεύθυνο για την απογραφή και το εισόδημα διευκολύνει την κλοπή να περάσει απαρατήρητη. Αντ 'αυτού, μοιράστε τα καθήκοντα μεταξύ πολλών ανθρώπων για να έχετε ένα σύστημα "ελέγχων και ισορροπιών" που θα αποτρέψει την κλοπή.
Βήμα 7. Χρησιμοποιήστε ένα αποτελεσματικό σύστημα σημείων πώλησης (POS)
Απαιτήστε από κάθε υπάλληλο να συνδεθεί στο τερματικό POS με έναν μοναδικό κωδικό πρόσβασης και όνομα χρήστη και να ελέγξει τις καθημερινές συναλλαγές μέσω του τερματικού POS για ύποπτη συμπεριφορά. Μελετήστε την ημερήσια έκθεση περιθωρίου κέρδους για να εντοπίσετε αμφισβητήσιμες ζημίες. Εάν υπάρχουν σημαντικές απώλειες σε ένα τμήμα τακτικά, ίσως χρειαστεί να διερευνήσετε αυτό το τμήμα για κλοπή εργαζομένων.
- Παραδείγματα ύποπτης συμπεριφοράς περιλαμβάνουν την περιττή και υπερβολική πρόσβαση στο συρτάρι μετρητών, καταγεγραμμένες επιστροφές χρημάτων σε μικρές ποσότητες και επιστροφές προϊόντων που δεν ταιριάζουν με το προϊόν.
- Lookάξτε για ψεύτικες πωλήσεις που είναι εκεί όπου ένας υπάλληλος εισπράττει έκπτωση για να τσεπώσει τα χρήματα που πληρώνει ο πελάτης σε πλήρη τιμή. Ορίστε κατώτατα όρια για εκπτώσεις, έτσι ώστε οι συναλλαγές να μην πραγματοποιηθούν εάν η έκπτωση φαίνεται να είναι πολύ δραστική.
- Περιορίστε τι είναι σε θέση να κάνει κάθε εργαζόμενος όταν είναι συνδεδεμένος στο τερματικό. Για παράδειγμα, μπορεί να απαιτήσετε από τους υπαλλήλους να καλέσουν έναν διαχειριστή για εκτέλεση κενών ή επιστροφών προϊόντων.
- Η μη αντιστοίχιση των αναρτημένων τιμών με τις τιμές του ταμείου μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα αστικές ποινές και αγωγές κατηγορίας.
Μέθοδος 2 από 3: Μείωση κλοπής πελατών
Βήμα 1. Εντοπίστε ταμίες για να αποφύγετε την κλοπή καταστημάτων
Τοποθετήστε ταμειακές μηχανές κοντά στην είσοδο/έξοδο στο κατάστημα. Δώστε οδηγίες στους ταμίες σας να υποδέχονται τους πελάτες καθώς έρχονται από τις πόρτες. Κρατήστε ανοιχτές τις οπτικές σας γραμμές από το ταμείο μέχρι το υπόλοιπο κατάστημα. Εντοπίστε τα πιο πολύτιμα αντικείμενά σας κοντά στο ταμείο και ζητήστε τους να παρακολουθούν αυτήν την περιοχή. Οι κλέφτες καταστημάτων είναι λιγότερο πιθανό να αντιμετωπίσουν την κλοπή εάν παρακολουθούνται στενά.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε κάμερες ασφαλείας και καθρέφτες
Οι αγοραστές είναι λιγότερο πιθανό να κλέψουν κατάστημα εάν γνωρίζουν ότι παρακολουθούνται ενεργά. Εγκαταστήστε εξαιρετικά ορατές κάμερες, καθρέφτες και προειδοποιητικές πινακίδες για να ενημερώσετε τους αγοραστές ότι το κατάστημα αντιμετωπίζει σοβαρά την κλοπή και θα επιβάλει κυρώσεις σε όλους τους παραβάτες.
Τοποθετήστε καθρέφτες σε γωνίες ή σκοτεινές περιοχές που είναι πιο πιθανό να αποτελέσουν κρυψώνα για κλοπή
Βήμα 3. Αυξήστε την ευαισθητοποίηση και την προβολή των εργαζομένων
Οι εργαζόμενοι δεν πρέπει μόνο να εκπαιδεύονται να αναγνωρίζουν μικροκλοπές, αλλά θα πρέπει επίσης να είναι προετοιμασμένοι να εφαρμόζουν καθημερινά τις ικανότητές τους. Στην Ετήσια Σύνοδο του Συμβουλίου Έρευνας για την Πρόληψη των Απωλειών, επαγγελματίες κλεφτές σημείωσαν ότι η ορατότητα των εργαζομένων ήταν το #1 αποτρεπτικό στοιχείο για κλοπή. Βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι παραμένουν ενήμεροι περπατώντας στο πάτωμα, βοηθώντας τους πελάτες, παρακολουθώντας το καμαρίνι κ.λπ.
- Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να αναζητούν αγοραστές οι οποίοι: αποφεύγουν την οπτική επαφή, φαίνονται νευρικοί, φαίνεται να περιφέρονται άσκοπα, φεύγουν και επιστρέφουν στο κατάστημα επανειλημμένα, παρακολουθούν συνεχώς άλλους πελάτες ή υπαλλήλους και παραμένουν σε σκοτεινές περιοχές.
- Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοι παραμένουν φωνητικοί χαιρετώντας όλους τους πελάτες και ρωτώντας τους πελάτες που διαρκούν αν χρειάζονται βοήθεια.
- Ορίστε μια πολιτική που απαγορεύει τη φυσική επαφή ή τον περιορισμό των κλεφτών, λόγω πιθανών αγωγών και καταγγελιών. Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν ότι είναι παράνομο να προφίλ πελατών με βάση τη φυλή, το φύλο, την εθνικότητα, την ηλικία ή την αναπηρία.
Βήμα 4. Εφαρμόστε πολιτικές καταστήματος που θα μειώσουν την κλοπή
Υπάρχουν ορισμένες πολιτικές που θα κάνουν την κλοπή καταστημάτων δύσκολη για τους κλέφτες. Εφαρμόστε πολιτικές σχετικά με την προσφορά τσάντες αγορών και εφαρμόστε πολιτικές γκαρνταρόμπας εάν έχετε κατάστημα λιανικής που πωλεί ρούχα ή παπούτσια.
- Εφαρμόστε μια πολιτική σχετικά με τις τσάντες αγορών που φέρνουν οι πελάτες. Για παράδειγμα, αφήστε τους να αφήσουν τσάντες στο ταμείο και δώστε τους έναν αριθμό που τους επιτρέπει να ανακτήσουν τα αντικείμενά τους κατά την αναχώρησή τους.
- Κρατήστε τις πόρτες του γκαρνταρόμπα κλειδωμένες και έχετε έναν υπάλληλο καμαρίνι που παρακολουθεί τον αριθμό των ρούχων που λαμβάνονται από το ντουλάπι από κάθε αγοραστή.
- Οι έξοδοι για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης πρέπει να συναγερθούν ή να κλειδωθούν, αλλά να τηρούνται σύμφωνα με τον κώδικα πυρκαγιάς.
Βήμα 5. Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοι γνωρίζουν τις απάτες
Βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι είναι ενημερωμένοι σχετικά με τις πολιτικές καταστημάτων σχετικά με εκπτώσεις, επιστροφές και κουπόνια. Οι ταμίες θα πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τις τιμές των ειδών προκειμένου να γνωρίζουν την αλλαγή τιμής, τις τρέχουσες απάτες κουπονιών και τους κακούς κωδικούς προώθησης. Τα κακά κουπόνια και οι κωδικοί μπορούν να επηρεάσουν το περιθώριο κέρδους των καταστημάτων, επειδή εάν το κουπόνι ή ο κωδικός θεωρηθούν άκυρα από τον κατασκευαστή, το κατάστημα ενδέχεται να μην αποζημιωθεί.
- Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να γνωρίζουν μια μεγάλη ποσότητα κουπονιών που εξαργυρώνονται ή μια αξία εξαγοράς μεγαλύτερη από τη μέση τιμή.
- Αποφύγετε τις απάτες στα επιστρεφόμενα προϊόντα ζητώντας πάντα μια πρωτότυπη απόδειξη. Εάν οι πελάτες δεν έχουν απόδειξη, μπορείτε να εφαρμόσετε ένα τέλος 20% για την αποθήκευση για να αποτρέψετε τους απατεώνες.
Βήμα 6. Διατηρήστε το κατάστημά σας καθαρό και καλά οργανωμένο
Όταν το κατάστημά σας διατηρείται τακτοποιημένο, είναι πολύ πιο εύκολο να παρατηρήσετε εάν κάτι δεν είναι στη θέση του ή λείπει. Κρατήστε όλα τα εμπορεύματα "στραμμένα", που σημαίνει ότι τραβάτε όλα τα προϊόντα στην άκρη του ράφι για να σχηματίσετε έναν συμπαγή τοίχο εμπορευμάτων.
Μέθοδος 3 από 3: Αποφυγή διοικητικών σφαλμάτων
Βήμα 1. Να γνωρίζετε τους πιο συνηθισμένους τύπους διοικητικών σφαλμάτων
Τα τυπικά διοικητικά λάθη που οδηγούν σε συρρίκνωση του αποθέματος περιλαμβάνουν σφάλματα εισιτηρίων Universal Product Code (UPC), σφάλματα κλήσης σημείου πώλησης (POS), σφάλματα επεξεργασίας επιστροφών και ανεπαρκώς εκπαιδευμένο προσωπικό. Έχοντας επίγνωση αυτών των συνηθισμένων σφαλμάτων, μπορείτε να είστε πιο προσεκτικοί στο να τα αποφύγετε στο μέλλον.
Αποφύγετε τα σφάλματα UPC διασφαλίζοντας ότι τα στοιχεία έχουν τον σωστό γραμμωτό κώδικα και ότι τα στοιχεία σαρώνονται και καταγράφονται κατάλληλα. Η δημιουργία σαφών ετικετών για αντικείμενα, κάδους και ράφια θα δημιουργήσει ένα οργανωμένο σύστημα που θα μειώσει τα ανθρώπινα σφάλματα σάρωσης
Βήμα 2. Διεξάγετε ελέγχους με συνέπεια
Ο στόχος του ελέγχου είναι να γνωρίζουμε πού βρίσκεται κάθε απόθεμα. Η πιο αποτελεσματική μέθοδος ελέγχου του αποθέματος είναι η διεξαγωγή καταμέτρησης κύκλων, όπου μετράτε ένα μικρό ποσό αποθέματος κάθε μέρα έως ότου ολοκληρώσετε τον κύκλο.
- Θα πρέπει να πραγματοποιείτε τουλάχιστον δύο πλήρεις ελέγχους, ανά τοποθεσία, ανά έτος.
- Μια άλλη μέθοδος για την παρακολούθηση του αποθέματος είναι μέσω σαρωτών γραμμωτού κώδικα ή κινητών συσκευών που παρακολουθούν το απόθεμα από την αποβάθρα στο μητρώο, αλλά οι κλέφτες μπορούν να βρουν έναν τρόπο για αυτό.
- Μια πρόσθετη μέθοδος είναι η καταμέτρηση κάθε αποθέματος με το χέρι.
- Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διατήρηση αποθέματος, ανατρέξτε στον τρόπο διατήρησης του αποθέματος.
Βήμα 3. Αυτοματοποιήστε το απόθεμά σας μέσω μιας λύσης λογισμικού
Χρησιμοποιώντας λογισμικό για την παρακολούθηση του αποθέματος, μπορείτε να τυποποιήσετε το σύστημα και να παρακολουθείτε με μεγαλύτερη ακρίβεια πληροφορίες. Όχι μόνο βοηθά στην αποφυγή δόλιας δραστηριότητας, αλλά διευκολύνει επίσης τις προσαρμογές των αποθεμάτων αφού πραγματοποιείται εκτός του λογιστικού συστήματος.
Για παράδειγμα, ένα σύστημα όπως στο Inventory Flow είναι σε θέση να παρέχει μια επισκόπηση ολόκληρης της διαδικασίας απογραφής και σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα ίχνος ελέγχου όλων των συναλλαγών (ακόμη και σε ξεχωριστούς λογαριασμούς χρηστών)
Βήμα 4. Δώστε προσοχή σε χαλασμένα ή σπασμένα αντικείμενα
Προσπαθήστε να περιορίσετε τον όγκο του αποθέματος που σπαταλάτε παραγγέλνοντας τον κατάλληλο αριθμό αντικειμένων κατά την αγορά και εξασφαλίζοντας προσεκτικό χειρισμό των αντικειμένων στο απόθεμα του καταστήματος. Περιστασιακά, θα λάβετε χαλασμένα ή σπασμένα αντικείμενα από την αποθήκη. Φροντίστε να επικυρώσετε τις αποστολές και να επιθεωρήσετε προσεκτικά αντικείμενα που λέγεται ότι έχουν υποστεί ζημιά ή έχουν χαλάσει για να αποφύγετε τις απάτες.
Συμβουλές
- Επιτρέψτε στους υπαλλήλους σας να είναι μάρτυρές σας κατά τον έλεγχο καθημερινών συναλλαγών. Εάν οι υπάλληλοι δουν έναν διευθυντή ή ιδιοκτήτη που αφιερώνει χρόνο για να παρακολουθεί προσεκτικά τις πωλήσεις, οι πιθανοί κλέφτες μπορεί να αποθαρρυνθούν.
- Οι έλεγχοι "Spot" είναι επίσης χρήσιμοι για την σύλληψη υπαλλήλων ή πελατών που είναι ένοχοι κλοπής.
Προειδοποίηση
- Ποτέ μην κατηγορείτε έναν πελάτη για κλοπή καταστημάτων εάν είναι ύποπτος για κλοπή. Ρωτήστε τους εάν χρειάζονται βοήθεια, ρωτήστε τους εάν είναι έτοιμοι να κάνουν checkout ή καλέστε την ασφάλεια.
- Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τις διαδικασίες της εταιρείας για την αντιμετώπιση ύποπτων κλεφτών.
