Πώς να κάνετε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις: 13 βήματα

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να κάνετε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις: 13 βήματα
Πώς να κάνετε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις: 13 βήματα

Βίντεο: Πώς να κάνετε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις: 13 βήματα

Βίντεο: Πώς να κάνετε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις: 13 βήματα
Βίντεο: Συνέντευξη για Δουλειά: 9 Πράγματα που ΠΡΕΠΕΙ να Ξέρεις - Business Review Greece 2024, Μάρτιος
Anonim

Οι επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις μπορεί να σας κάνουν λίγο νευρικό, ειδικά αν ληφθεί υπόψη το πόσο πολύ γίνεται πλέον ψηφιακά. Ωστόσο, τίποτα δεν μπορεί να αντικαταστήσει τον ήχο μιας ανθρώπινης φωνής και μερικές φορές είναι πιο βολικό να πραγματοποιήσετε μια κλήση. Όσο μιλάτε ευγενικά και φυσικά, ο καθένας μπορεί να χειριστεί τα βασικά. Αλλά για να κάνετε την κλήση όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική, πρέπει να προσδιορίσετε τον σκοπό της πριν πάρετε το τηλέφωνο και να το έχετε υπόψη σας ενώ μιλάτε.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Προετοιμασία για μια κλήση

Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 1
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 1

Βήμα 1. Προσδιορίστε τον συγκεκριμένο σκοπό της κλήσης σας

Το να γνωρίζετε ακριβώς γιατί θέλετε να μιλήσετε με κάποιον θα σας εμποδίσει να νιώσετε νευρικότητα εάν τον ενοχλείτε ή σπαταλάτε το χρόνο του, ή ακόμα και απλώς να τα βάζετε. Πριν πραγματοποιήσετε την κλήση, σκεφτείτε για ένα λεπτό τον σκοπό της και σημειώστε την. Για παράδειγμα, μπορεί να σκεφτείτε:

  • Χρειάζεται να λάβετε πληροφορίες;
  • Θέλετε να πουλήσετε κάτι ή να πείσετε το άτομο για μια ιδέα;
  • Χρειάζεται να ζητήσετε τη βοήθεια ή την υποστήριξη του ατόμου;
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 2
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 2

Βήμα 2. Προετοιμάστε κουκκίδες για τα πράγματα που πρέπει να αναφέρετε

Το να έχετε μια ατζέντα για το τι θέλετε να μιλήσετε θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε την κλήση σας σε καλό δρόμο. Το "φύλλο εξαπάτησης" μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αισθανθείτε πιο σίγουροι, αφού δεν θα ξεχάσετε αυτό που πρέπει να αναφέρετε. Για παράδειγμα, εάν καλείτε για να ζητήσετε συνάντηση από κάποιον, μπορείτε να σημειώσετε:

  • Ο σκοπός της συνάντησης.
  • Πότε και πού θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση.
  • Τι μπορεί να χρειαστεί να κάνει το άτομο πριν από τη συνάντηση.
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 3
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 3

Βήμα 3. Ερευνήστε το άτομο που πρέπει να καλέσετε

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν δεν γνωρίζετε τον καλούντα προσωπικά. Μάθετε τι μπορείτε για αυτούς από συναδέλφους, αναζητήσεις στο διαδίκτυο, προφίλ κοινωνικών μέσων κ.λπ.

  • Εάν γνωρίζετε λίγο για το ιστορικό του ατόμου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις γνώσεις για συνομιλίες στην αρχή της κλήσης. Δοκιμάστε να πείτε κάτι σαν: «Συνεπώς, συνεργαστήκατε προηγουμένως με τη Lanham Industries, σωστά; Πρέπει να γνωρίζεις τον Ντρου, λοιπόν, σωστά; »
  • Η έρευνα του καλούντος σας βοηθά επίσης να αποφύγετε τα ψεύτικα μηνύματα. Για παράδειγμα, αν ανακαλύψετε ότι το άτομο έχει δεσμούς με έναν από τους ανταγωνιστές σας, φροντίστε να μην ασκήσετε κριτική σε αυτόν τον ανταγωνιστή.

Μέρος 2 από 3: Διατηρώντας τις συνομιλίες σκόπιμες

Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 4
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 4

Βήμα 1. Ξεκινήστε με κάποια κοροϊδία, αλλά μην το παρακάνετε

Καλέστε τον αριθμό και περιμένετε να χτυπήσει μερικές φορές πριν το άτομο πάρει. Πείτε «γεια» και παρουσιάστε τον εαυτό σας και από πού καλείτε. Είναι ευγενικό να ξεκινήσετε με λίγη κουβέντα, ειδικά αν γνωρίζετε το άτομο, αλλά μην το κάνετε. Κρατήστε το για ένα λεπτό περίπου.

  • Εάν γνωρίζετε το άτομο, θα μπορούσατε να ξεκινήσετε με κάτι σαν: «Λοιπόν, Αλίσσα, την τελευταία φορά που μιλήσαμε, δουλεύατε σε αυτό το έργο επέκτασης. Πώς πάει; »
  • Εάν δεν γνωρίζετε το άτομο, απλώς κολλήστε σε κάτι απλό όπως "Ελπίζω να τα πάτε καλά σήμερα".
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 5
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 5

Βήμα 2. Αποφύγετε την επιθυμητή γλώσσα

Ρωτώντας πράγματα όπως "Είναι καλή στιγμή για να καλέσετε;" ή λέγοντας πράγματα όπως "Απλώς καλώ σε …" φαίνεται ότι δεν υπάρχει σαφής, σημαντικός σκοπός στην κλήση σας. Κρατήστε τις σημειώσεις σχετικά με το σκοπό της κλήσης σας μπροστά σας και να είστε σίγουροι ότι έχετε έναν νόμιμο λόγο για να καλέσετε.

Εάν δεν είναι πραγματικά καλή στιγμή για να μιλήσετε, το άτομο θα σας ενημερώσει ούτως ή άλλως

Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 6
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 6

Βήμα 3. Προχωρήστε στην εργασία της κλήσης σας

Μετά από εισαγωγές και κοροϊδίες, μεταβείτε στον πραγματικό σκοπό της κλήσης σας. Απλώς μην κάνετε τη μετάβαση πολύ απότομη ή προφανής. Δοκιμάστε να κάνετε μια προσαρμογή στον σκοπό της κλήσης σας, όπως:

  • «Λοιπόν, είναι υπέροχο να προλαβαίνεις τον Αντόνιο. Καλώ… ».
  • «Χαίρομαι που ακούω ότι τα πάτε καλά. Καλώ… ».
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 7
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 7

Βήμα 4. Φροντίστε να κάνετε ερωτήσεις

Εάν απλώς βομβαρδίσετε το άτομο με πληροφορίες, θα αισθανθείτε ότι η κλήση είναι συντριπτική και μονόπλευρη. Αντ 'αυτού, σταματήστε και κάντε ερωτήσεις και στη συνέχεια κάντε το άτομο να αισθανθεί ότι συμπεριλαμβάνεται και δημιουργήστε μια σύνδεση. Για παράδειγμα, δοκιμάστε πράγματα όπως:

  • «Σκεφτόμαστε να προγραμματίσουμε μια συνάντηση ομάδας στις 28. Πώς σου φαίνεται αυτό, Βεατρίκη; »
  • Ελπίζουμε να συγκεντρώσουμε όλους τους διευθυντές του τμήματος για να συζητήσουμε τη στρατηγική για το επόμενο τρίμηνο. Έχεις ιδέες για αυτό, Βεατρίκη; »
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 8
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 8

Βήμα 5. Κρατήστε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της κλήσης

Η καταγραφή των πραγμάτων καθώς μιλάτε με το άτομο έχει πολλά οφέλη. Μπορεί να σας βοηθήσει να ακούσετε προσεκτικά οτιδήποτε λέει ο καλούντας, για παράδειγμα. Λειτουργεί επίσης ως αρχείο καταγραφής της κλήσης, σε περίπτωση που χρειαστεί να προβείτε σε οποιαδήποτε συνέχεια ή να αναφέρετε την κλήση σε κάποιον άλλο.

Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 9
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 9

Βήμα 6. Διευκρινίστε τυχόν ενέργειες παρακολούθησης που είναι απαραίτητες

Εάν πρέπει να μάθετε οποιαδήποτε πληροφορία και να επιστρέψετε στο άτομο, σημειώστε το. Ομοίως, εάν χρειάζεστε το άτομο να κάνει οτιδήποτε και να επικοινωνήσει μαζί σας αργότερα, βεβαιωθείτε ότι το καταλαβαίνει αυτό. Σε κάθε περίπτωση, φροντίστε να το αναφέρετε με σαφήνεια πριν ολοκληρώσετε την κλήση. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε:

  • "Λοιπόν, Karl, θα ελέγξω με τους προμηθευτές μας για το χρονοδιάγραμμα παράδοσης και θα επικοινωνήσω μαζί σας, εντάξει;"
  • «Εντάξει, Τζουστίνα, αν μπορείς να ελέγξεις το πρόγραμμά σου και να επιστρέψεις μαζί μου με κάποιες πιθανές ώρες συνάντησης μέχρι το τέλος της εβδομάδας, θα ήταν υπέροχο, εντάξει;»

Μέρος 3 από 3: Εξάσκηση καλής εθιμοτυπίας στο τηλέφωνο

Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 10
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 10

Βήμα 1. Μιλήστε καθαρά και χαμογελάστε όπως κάνετε

Είναι εύκολο να νιώθεις άγχος όταν πρέπει να κάνεις μια σημαντική κλήση. Αλλά αν μιλάτε πολύ γρήγορα ή μουρμουρίζετε, η κλήση δεν θα είναι επιτυχής. Φροντίστε να αναπνέετε φυσικά ενώ μιλάτε. Το να χαμογελάς καθώς μιλάς θα σε βοηθήσει επίσης να ακουστείς πιο φυσικός, ακόμα κι αν το άτομο δεν μπορεί να σε δει.

Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 11
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 11

Βήμα 2. Ρωτήστε το άτομο πριν μεταφέρετε μια κλήση ή το θέσετε σε αναμονή

Εάν πρέπει να κάνετε οποιοδήποτε από αυτά τα πράγματα, ρωτήστε τα αν είναι εντάξει πρώτα. Μην υποθέσετε ότι θέλουν να μεταφερθούν ή ότι έχουν χρόνο να κρατηθούν.

  • Δοκίμασε να πεις κάτι σαν "Λίαμ, είναι εντάξει αν σε βάλω σε αναμονή για λίγο, όταν το συζητώ με την Κριστίν;"
  • Εάν όντως πρέπει να θέσετε κάποιον σε αναμονή, χρησιμοποιήστε πραγματικά τη λειτουργία "αναμονής" του τηλεφώνου. Ποτέ μην αφήνετε απλώς τη γραμμή ανοιχτή.
  • Ελέγχετε περιοδικά με το άτομο εάν πρόκειται να κρατήσει πολύ.
  • Τους ευχαριστούμε που περίμεναν όταν ξαναπάρεις το τηλέφωνο.
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 12
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 12

Βήμα 3. Πείτε στο άτομο που θα εξετάσει οτιδήποτε δεν είστε σίγουροι

Μπορεί να φτάσετε σε ένα σημείο όπου το άτομο ρωτά για κάτι στο οποίο δεν γνωρίζετε την απάντηση. Αν συμβεί αυτό, μην τρομάξετε. Ωστόσο, μην πείτε απλά «δεν ξέρω», αφού αυτό είναι αδιέξοδο. Αντ 'αυτού, πείτε στο άτομο κάτι σαν "Δεν έχω την απάντηση σε αυτήν τη στιγμή, αλλά θα το ελέγξω και θα επικοινωνήσω μαζί σας".

Εάν υποσχεθείτε ότι θα επιστρέψετε μια κλήση, κρατήστε την υπόσχεση

Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 13
Πραγματοποιήστε αποτελεσματικές επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις Βήμα 13

Βήμα 4. Τέλος ευχαριστώντας το άτομο για την κλήση του

Είναι απλά ευγενικό να ευχαριστήσετε το άτομο που αφιέρωσε χρόνο για να σας μιλήσει. Φροντίστε να τελειώσετε με κάτι όπως «Ευχαριστώ πολύ που μίλησες μαζί μου. Να έχεις μια υπέροχη μέρα! Οι άνθρωποι θα θυμούνται αυτές τις μικρές χειρονομίες.

Συμβουλές

  • Εάν πρέπει να αφήσετε ένα μήνυμα, φροντίστε να δώσετε το όνομά σας (ορθογραφία εάν είναι απαραίτητο), μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
  • Να θυμάστε πάντα να ευχαριστείτε το άτομο στην άλλη γραμμή. Δείχνει σεβασμό.

Συνιστάται: