4 τρόποι επεξεργασίας ενός εγγράφου

Πίνακας περιεχομένων:

4 τρόποι επεξεργασίας ενός εγγράφου
4 τρόποι επεξεργασίας ενός εγγράφου

Βίντεο: 4 τρόποι επεξεργασίας ενός εγγράφου

Βίντεο: 4 τρόποι επεξεργασίας ενός εγγράφου
Βίντεο: Πώς ελευθερώνουμε χώρο από τον σκληρό δίσκο!! 2024, Μάρτιος
Anonim

Ο αποκλεισμός ιδιωτικών πληροφοριών από ευαίσθητα έγγραφα είναι κάτι για το οποίο πρέπει να ανησυχούν άτομα σε διαφορετικούς τομείς και ρόλους εργασίας. Από τον μεμονωμένο επιχειρηματία που χρειάζεται να αναδιατυπώσει προσωπικές ή επιχειρηματικές οικονομικές πληροφορίες σε κυβερνητικές υπηρεσίες που προστατεύουν τα δεδομένα πολιτικής, η σωστή αναδιατύπωση ευαίσθητων πληροφοριών είναι το κλειδί. Για όσους πρέπει να αναδιατυπώσουν ένα έγγραφο με τον σωστό τρόπο, ορισμένα βασικά βήματα που βασίζονται σε συμβουλές ειδικών μπορεί να είναι χρήσιμα.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 4: Επεξεργασία αρχείου κειμένου

Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 1
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 1

Βήμα 1. Αντικαταστήστε όλο το αναδιατυπωμένο κείμενο με [ΜΕΙΩΜΕΝΟ]

Ξεκινήστε αντικαθιστώντας όλο το κείμενο που θέλετε να αναδιατυπωθεί με τη λέξη [ΜΕΙΩΣΗ]. Μπορείτε να κάνετε μια εύρεση και να αντικαταστήσετε την αναζήτηση για να βρείτε όλο το κείμενο που πρέπει να αναδιατυπωθεί. Αυτό θα διασφαλίσει ότι θα επεξεργαστείτε όλο το απαραίτητο κείμενο στο έγγραφο, ώστε να είναι κρυφό.

  • Για παράδειγμα, αντί να σημειώνετε τα προσωπικά στοιχεία ενός πελάτη: "Amy Hempel, 1031 SW Park Ave", μπορείτε να τα αντικαταστήσετε με "[INFORMATION REDACTED]" ή απλά "[REDACTED]".
  • Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε μαύρα τετράγωνα ή ορθογώνια πάνω από πληροφορίες που θέλετε να αναδιατυπώσετε. Τα μαύρα τετράγωνα μπορούν να δημιουργηθούν σχεδιάζοντας μεγάλα τετράγωνα πάνω από τις αφαιρεμένες περιοχές κειμένου και χρωματίζοντάς τα με μαύρο χρώμα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαγράψει το κείμενο κάτω από τα μαύρα τετράγωνα για να βεβαιωθείτε ότι τα μαύρα τετράγωνα δεν μπορούν να αφαιρεθούν με κάποιο τρόπο για να αποκαλυφθούν οι πληροφορίες.
  • Βεβαιωθείτε ότι το κάνετε αυτό για όλες τις περιπτώσεις και όλες τις παραλλαγές των πληροφοριών. Mayσως χρειαστεί να το κάνετε αυτό μη αυτόματα εάν χρησιμοποιείτε το όνομα κάποιου με διαφορετικούς τρόπους σε όλο το έγγραφο. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε την "Amy Hempel" ως "A. Hempel »,« Amy Hempel »και« Ms. Hempel ». Θα χρειαστεί να επεξεργαστείτε όλες τις περιπτώσεις του ονόματός της. Μπορείτε να βρείτε και να αντικαταστήσετε την αναζήτηση για κάθε παραλλαγή του ονόματός της ή να περάσετε από το έγγραφο με μη αυτόματο τρόπο και να τα αντικαταστήσετε όλα με [ΜΕΙΩΜΕΝΟ].
  • Αποθηκεύστε αυτήν την έκδοση του εγγράφου ως την έκδοση "Προσαρμοσμένη σε θερμοκρασία". Αυτό θα διασφαλίσει ότι έχετε δύο αντίγραφα του εγγράφου, ένα με τις αρχικές πληροφορίες και ένα με τις πληροφορίες που έχουν τροποποιηθεί.
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 2
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 2

Βήμα 2. Αντιγράψτε και επικολλήστε το κείμενο στο Σημειωματάριο των Windows

Το Σημειωματάριο των Windows είναι ένας απλός επεξεργαστής κειμένου που δεν αποθηκεύει κανέναν από τον κρυφό κώδικα που βρίσκεται σε ένα αρχείο κειμένου. Αυτή η μορφή αποθηκεύει μόνο βασικές πληροφορίες κειμένου, έτσι ώστε κανένα άλλο κείμενο που δεν μπορεί να αποκαλυφθεί στο έγγραφο. Αυτό είναι απαραίτητο, καθώς δεν θέλετε κάποιος να μπορεί να εντοπίσει τον αρχικό κώδικα του αρχείου κειμένου, εκθέτοντας έτσι τις αναδιατυπωμένες πληροφορίες.

  • Επιλέξτε όλο το κείμενο στο αρχείο κειμένου. (CTRL-A ή Επεξεργασία> Επιλογή όλων)
  • Αντιγράψτε το κείμενο σε αρχείο κειμένου. (CTRL-C ή Επεξεργασία> Αντιγραφή)
  • Επικολλήστε το κείμενο στο Σημειωματάριο. (CTRL-V ή Επεξεργασία> Επικόλληση)
  • Αποθηκεύστε το αρχείο στο Σημειωματάριο ως την έκδοση "Επεξεργασία κειμένου". Θα αποθηκευτεί ως αρχείο κειμένου (.txt).
  • Εάν δεν διαθέτετε το Σημειωματάριο των Windows, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα WordPerfect, WordStar και Text Editor.
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 3
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 3

Βήμα 3. Αναδιαμορφώστε το έγγραφο

Μόλις επικολλήσετε τις πληροφορίες από το αρχείο κειμένου στο Σημειωματάριο, το μεγαλύτερο μέρος της μορφοποίησης στο έγγραφο θα αφαιρεθεί. Το έγγραφο δεν θα έχει αριθμούς σελίδων, καρτέλες, αιτιολόγηση, αρίθμηση παραγράφων ή έντονη γραφή, πλάγια γραφή και υπογράμμιση. Μπορείτε να το επαναδιαμορφώσετε πριν το αποθηκεύσετε ως αναδιατυπωμένο αρχείο.

Για να διαμορφώσετε ξανά το έγγραφο, πρέπει να κλείσετε το αρχείο Σημειωματάριο και να ανοίξετε το έγγραφο κειμένου "Επεξεργασία κειμένου" στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Αναδιαμορφώστε το κείμενο στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου αλλά μην αλλάξετε κανένα από τα κείμενα

Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 4
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 4

Βήμα 4. Αποθηκεύστε το μορφοποιημένο έγγραφο ως PDF

Για να δημιουργήσετε την τελική έκδοση του αναδιατυπωμένου εγγράφου, αποθηκεύστε το μορφοποιημένο έγγραφο ως την έκδοση "Final-Redacted". Αυτό θα διασφαλίσει ότι έχετε ένα αναδιατυπωμένο έγγραφο που δεν περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες και/ή πληροφορίες που μπορούν να αποκαλυφθούν ή να εμφανιστούν.

  • Μετατρέψτε το αρχείο κειμένου σε PDF επιλέγοντας τη μορφή PDF στη λίστα αποθήκευσης αρχείων ως επιλογών. Επιλέξτε PDF και αποθηκεύστε το αρχείο ως την έκδοση "Final-Redacted-PDF".
  • Διαγράψτε τις εκδόσεις "Text-redacted" και "Temp-redacted", ώστε να μην υπάρχει ίχνος χαρτιού στις αρχικές αναδιατυπωμένες πληροφορίες. Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έκδοση "Final-Redacted-PDF" ως αρχείο που αναδιατυπώθηκε.

Μέθοδος 2 από 4: Επεξεργασία εγγράφου PDF

Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 5
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 5

Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε το Adobe Acrobat Έκδοση 8.0 ή νεότερη έκδοση

Μόνο η έκδοση 8.0 και νεότερη του Acrobat μπορεί να αναδιατυπώσει αξιόπιστα πληροφορίες σε ένα έγγραφο PDF. Αν και μπορείτε να δοκιμάσετε να χρησιμοποιήσετε άλλα προγράμματα για να αφαιρέσετε πληροφορίες από ένα έγγραφο PDF, δεν θα μπορούν να αφαιρέσουν αποτελεσματικά τις κρυφές πληροφορίες στο έγγραφο και δεν συνιστώνται.

  • Η επιλογή εργαλείου redaction είναι διαθέσιμη μόνο για το Adobe Acrobat Pro. Δεν είναι διαθέσιμο για το Adobe Acrobat Reader.
  • Μπορείτε να δοκιμάσετε ένα plug-in που δημιουργήθηκε για άλλες εκδόσεις του Adobe Acrobat, όπως το Redux. Αυτά τα πρόσθετα ή πρόσθετα λογισμικά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αναδιατύπωση πληροφοριών σε αρχείο PDF χρησιμοποιώντας άλλες εκδόσεις του Adobe Acrobat.
  • Εάν έχετε πρόσβαση στο έγγραφο ως αρχείο κειμένου, μπορείτε να περάσετε από τη διαδικασία αναδιατύπωσης για ένα αρχείο κειμένου και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε το τελικό αναδιατυπωμένο PDF. Ωστόσο, εάν έχετε πρόσβαση μόνο στο αρχείο PDF και πρέπει να αναδιατυπώσετε το αρχείο PDF, θα πρέπει να δοκιμάσετε αυτήν τη μέθοδο.
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 6
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 6

Βήμα 2. Ανοίξτε τη γραμμή εργαλείων Redaction

Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην Προβολή> Γραμμές εργαλείων> Επεξεργασία. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε το εργαλείο "Mark for Redaction" από τη γραμμή εργαλείων. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο για να επισημάνετε όλα τα στοιχεία που θέλετε να αναδιατυπώσετε.

  • Για να επεξεργαστείτε μια γραμμή ή ένα στοιχείο στο έγγραφο, κάντε διπλό κλικ σε μια λέξη ή εικόνα. Πατήστε CTRL καθώς σύρετε για να επιλέξετε μια γραμμή, ένα μπλοκ κειμένου, μια εικόνα ή μια περιοχή του εγγράφου.
  • Κάντε κλικ στο OK για να αφαιρέσετε τα επιλεγμένα στοιχεία. Λάβετε υπόψη ότι τα στοιχεία δεν αφαιρούνται οριστικά από το έγγραφο μέχρι να αποθηκεύσετε το έγγραφο.
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 7
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 7

Βήμα 3. Αφαιρέστε τυχόν κρυφό κείμενο

Μόλις εφαρμόσετε τις αναθεωρήσεις, θα εμφανιστεί η λειτουργία "Εξέταση εγγράφου". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία για να αναζητήσετε οποιοδήποτε κρυφό κείμενο ή μεταδεδομένα και να το αφαιρέσετε.

  • Το κρυφό κείμενο μπορεί να εμφανιστεί ως το αρχικό κείμενο ή ως έκδοση του αρχικού κειμένου. Τα μεταδεδομένα μπορεί να μοιάζουν με κωδικοποιημένο κείμενο, όπου υπάρχουν αριθμοί ή σύμβολα μέσα στο αρχικό κείμενο.
  • Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία μέχρι να αφαιρέσετε όλο το απαραίτητο περιεχόμενο από το έγγραφο PDF. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφαιρέσει και οποιοδήποτε κρυφό κείμενο ή μεταδεδομένα.
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 8
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 8

Βήμα 4. Μετονομάστε το έγγραφο και αποθηκεύστε το

Αφού αφαιρέσετε όλες τις ευαίσθητες πληροφορίες, καθώς και οποιοδήποτε κρυφό κείμενο, θα πρέπει να μετονομάσετε το έγγραφο σε "Επεξεργασία τελικού" και να το αποθηκεύσετε. Θα πρέπει τώρα να έχετε μια αναδιατυπωμένη έκδοση του PDF και μια μη τροποποιημένη έκδοση.

Μόλις αποθηκεύσετε το αναδιατυπωμένο έγγραφο, θα πρέπει να διαγράψετε το έγγραφο που δεν έχει τροποποιηθεί. Θα πρέπει τώρα να έχετε μια αναδιατυπωμένη έκδοση PDF του εγγράφου που δεν έχει κρυφό κείμενο ή μεταδεδομένα. Αυτό θα διασφαλίσει ότι κανείς δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στο πρωτότυπο, μη αναθεωρημένο έγγραφο

Μέθοδος 3 από 4: Επεξεργασία εγγράφου σε χαρτί

Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 9
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 9

Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο εγγράφου για αναδιατύπωση ενός σαρωμένου αρχείου

Είναι δύσκολο να χρησιμοποιήσετε λογισμικό για την αναδιατύπωση ενός σαρωμένου αρχείου, όπως tiff, jpeg ή gif. Υπάρχει κίνδυνος να παραμείνει το κρυφό κείμενο ή μεταδεδομένα στο σαρωμένο έγγραφο. Μπορεί να θέλετε να προσπαθήσετε να εγγράψετε τη μέθοδο εγγράφου για σαρωμένα έγγραφα, όπου εκτυπώνετε το έγγραφο και αναδιατυπώνετε τις πληροφορίες με το χέρι.

Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 10
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 10

Βήμα 2. Εκτυπώστε το έγγραφο χαρτιού

Ξεκινήστε εκτυπώνοντας το χαρτί χρησιμοποιώντας την επιλογή εκτύπωσης μονής όψης. Αυτό θα διασφαλίσει ότι έχετε κείμενο στη μία πλευρά του χαρτιού και μια κενή σελίδα στην άλλη πλευρά. Δεν θα κινδυνεύσετε να κόψετε σημαντικές πληροφορίες από τη μία πλευρά ή να αμελήσετε να αφαιρέσετε ευαίσθητες πληροφορίες από τη μία πλευρά.

Λάβετε υπόψη ότι αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι χρονοβόρα εάν έχετε πολλές σελίδες ενός εγγράφου που πρέπει να επεξεργαστείτε. Ωστόσο, αυτός θεωρείται ο πιο αποτελεσματικός τρόπος αναδιατύπωσης πληροφοριών από ένα έγγραφο, είτε πρόκειται για αρχείο κειμένου, είτε για PDF είτε για σαρωμένο έγγραφο

Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 11
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 11

Βήμα 3. Κόψτε το κείμενο που πρέπει να αναδιατυπωθεί

Χρησιμοποιήστε ψαλίδι για να κόψετε όλο το κείμενο που χρειάζεστε για αναδιατύπωση. Βεβαιωθείτε ότι βρίσκετε κάθε αναφορά των ευαίσθητων πληροφοριών στο έντυπο έγγραφο και τις κόβετε.

Στη συνέχεια, θα πρέπει να τεμαχίσετε τα κομμάτια χαρτιού για να διασφαλίσετε ότι οι πληροφορίες αποκοπής δεν μπορούν να εντοπιστούν ή να βρεθούν

Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 12
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 12

Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε αδιαφανή ταινία ή χαρτί για να ξεπεράσετε τα διαμορφωμένα τμήματα

Η αδιαφανής ταινία είναι 100% αδιαπέραστη από το φως και δεν είναι διαφανής ή ημιδιαφανής. Αυτή είναι η καλύτερη επιλογή για τη συμπλήρωση των αναδιατυπωμένων τμημάτων, ώστε να μην μπορούν να εντοπιστούν ή να αποκαλυφθούν.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αδιαφανές χαρτί που δεν επιτρέπει ανάκλαση φωτός, όχι απλό χαρτί καθώς ο σαρωτής μπορεί να παραλάβει εικόνες μέσω του χαρτιού. Χρησιμοποιήστε ταινία ή κόλλα για να στερεώσετε το χαρτί πάνω στα αναδιατυπωμένα τμήματα

Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 13
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 13

Βήμα 5. Σαρώστε το έγγραφο και αποθηκεύστε το ως PDF

Για να δημιουργήσετε μια γυαλισμένη έκδοση του εγγράφου σε χαρτί, μπορείτε να σαρώσετε το έγγραφο και να το αποθηκεύσετε ως το PDF "Επεξεργασμένο στο τέλος" του εγγράφου. Τώρα θα έχετε μια πλήρως αναδιατυπωμένη έκδοση του εγγράφου.

Μέθοδος 4 από 4: Επαλήθευση της Αναδιόρθωσης

Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 14
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 14

Βήμα 1. Βεβαιωθείτε ότι έχουν αφαιρεθεί όλες οι ευαίσθητες πληροφορίες στο έγγραφο

Θα πρέπει να διαβάσετε το αναθεωρημένο έγγραφο για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν ευαίσθητες πληροφορίες στο έγγραφο. Οι ευαίσθητες πληροφορίες μπορεί να περιλαμβάνουν:

  • Αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης. Εάν πρέπει να συμπεριλάβετε τον αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισης κάποιου, χρησιμοποιήστε μόνο τα τελευταία τέσσερα ψηφία.
  • Τυχόν αριθμοί οικονομικών λογαριασμών. Εάν πρέπει να συμπεριλάβετε αριθμούς οικονομικού λογαριασμού, χρησιμοποιήστε μόνο τα τελευταία τέσσερα ψηφία.
  • Τα ονόματα των ανηλίκων. Εάν πρέπει να σημειώσετε τον ανήλικο, χρησιμοποιήστε μόνο τα αρχικά του ανηλίκου.
  • Ημερομηνίες γέννησης. Εάν πρέπει να συμπεριληφθεί η ημερομηνία γέννησης του ατόμου, συμπεριλάβετε μόνο το έτος.
  • Διευθύνσεις σπιτιού. Εάν πρέπει να σημειωθεί η διεύθυνση του ατόμου, όπως σε ποινική υπόθεση, χρησιμοποιήστε μόνο την πόλη και το κράτος.
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 15
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 15

Βήμα 2. Ζητήστε από κάποιον να επαληθεύσει τις αναθεωρήσεις πριν οριστικοποιήσει το αναδιατυπωμένο έγγραφο

Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε πιάσει όλες τις πληροφορίες που πρέπει να αναδιατυπωθούν, μπορεί να θέλετε να ζητήσετε από ένα αξιόπιστο άτομο να επαληθεύσει ότι δεν χάσατε καμία πληροφορία. Μερικές φορές, το να έχετε ένα άλλο μάτι στο έγγραφο μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τυχόν πληροφορίες που μπορεί να έχετε χάσει. Ενημερώστε τον αναθεωρητή ποια μέθοδο χρησιμοποιήσατε για την αναδιατύπωση των πληροφοριών, ώστε να μπορεί να τις δοκιμάσει σωστά.

Εάν ασχολείστε με πολύ ευαίσθητες πληροφορίες που θα μπορούσαν να έχουν νομικές επιπτώσεις, ίσως θελήσετε να εξετάσετε τη χρήση ειδικού αναδιατύπωσης. Αυτά τα άτομα εκπαιδεύονται να κάνουν επεξεργασίες και μπορούν να επαληθεύσουν το έγγραφο για εσάς για να βεβαιωθείτε ότι δεν περιέχει σφάλματα ή λάθη

Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 16
Επεξεργασία εγγράφου Βήμα 16

Βήμα 3. Δοκιμάστε το αναδιατυπωμένο έγγραφο για να βεβαιωθείτε ότι δεν μπορεί να αποκαλυφθεί

Για να επιβεβαιώσετε ότι η αναδιατύπωση έγινε σωστά, μπορείτε να κάνετε μια απλή δοκιμή στο τελικό, αναδιατυπωμένο PDF.

  • Επιλέξτε κείμενο αρκετές γραμμές πάνω από την περιοχή σας και τελειώστε μία με δύο γραμμές κάτω από αυτήν.
  • Επικολλήστε το περιεχόμενο σε ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου ή στο Σημειωματάριο. Ελέγξτε αν το αναδιατυπωμένο κείμενο δεν υπάρχει στο περιεχόμενο. Εάν δεν υπάρχει, η αναδιατύπωση ήταν επιτυχής.

Συνιστάται: