Πώς να επικοινωνήσετε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να επικοινωνήσετε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας
Πώς να επικοινωνήσετε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας

Βίντεο: Πώς να επικοινωνήσετε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας

Βίντεο: Πώς να επικοινωνήσετε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας
Βίντεο: Tipps & συμβουλές για γρήγορη εκμάθηση γερμανικών 2024, Μάρτιος
Anonim

Ως καλός διευθυντής ή επόπτης, είναι καθήκον σας να επιλύσετε προβλήματα στο χώρο εργασίας. Ενώ οι αιτίες των προβλημάτων στο χώρο εργασίας ποικίλλουν - συγκρούσεις προσωπικότητας, προβληματικοί υπάλληλοι, ελαττωματικές διαδικασίες ή περισσότερα - όλα πρέπει να επιλυθούν με παρόμοιο τρόπο. Τελικά, τα προβλήματα στο χώρο εργασίας μπορούν να επιλυθούν μόνο μέσω επικοινωνίας με τον εργαζόμενο ή τους υπαλλήλους που βρίσκονται στο επίκεντρο ή είναι εξοικειωμένοι με το συγκεκριμένο πρόβλημα. Τελικά, θα πρέπει να εντοπίσετε το πρόβλημα, να το συζητήσετε με τους υπαλλήλους και να βρείτε έναν τρόπο επίλυσής του. Με λίγο χρόνο και επικοινωνία, δεν θα έχετε πρόβλημα να αντιμετωπίσετε προβλήματα στο χώρο εργασίας.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Προσδιορισμός του προβλήματος

Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 1
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 1

Βήμα 1. Συλλέξτε σχετικές πληροφορίες

Πριν μιλήσετε με τον υπάλληλό σας, θα πρέπει να συλλέξετε κάποιες πληροφορίες για να εντοπίσετε το πρόβλημα. Ο εντοπισμός του προβλήματος θα σας δώσει τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να συμμετάσχετε σε μια συζήτηση σχετικά με το πρόβλημα.

  • Τραβήξτε τις αξιολογήσεις των εργαζομένων.
  • Συγκεντρώστε στατιστικά στοιχεία απόδοσης ή πωλήσεων.
  • Συζητήστε με άλλους διευθυντές ή υπαλλήλους που μπορεί να έχουν πληροφορίες από πρώτο χέρι σχετικά με το πρόβλημα στο χώρο εργασίας.
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 2
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 2

Βήμα 2. Μιλήστε με τους προϊσταμένους και τους διευθυντές σας

Πριν προχωρήσετε και μιλήσετε με τον υπάλληλο, θα πρέπει να μιλήσετε με τον προϊστάμενο ή τον διευθυντή σας. Ο προϊστάμενος και ο διευθυντής σας θα σας δώσει μια καλή ιδέα για τους τύπους λύσεων που θέλουν να αναζητήσετε. Επιπλέον, θα σας δώσουν μια ιδέα για το είδος της εξουσίας που έχετε για να διορθώσετε το πρόβλημα στο χώρο εργασίας.

  • Καλέστε μια συνάντηση με τον άμεσο επόπτη σας.
  • Ενημερώστε τους για το πρόβλημα που εντοπίσατε. Πείτε κάτι σαν: "Έχουμε πρόβλημα παραγωγικότητας στη θέση μας Spring Falls. Δουλεύω ενεργά για να το λύσω με τους εν λόγω εργαζόμενους."
  • Ρωτήστε τους τι θα ήθελαν να κάνετε για να το αντιμετωπίσετε. Για παράδειγμα, ρωτήστε: "Υπάρχει κάτι συγκεκριμένο που θα θέλατε να κάνω όταν εργάζομαι για την επίλυση αυτού του προβλήματος;"
  • Μάθετε αν ο επόπτης σας έχει περισσότερες σχετικές πληροφορίες σχετικά με το πρόβλημα στο χώρο εργασίας.
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 3
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 3

Βήμα 3. Παρατηρήστε τους υπαλλήλους σας να εργάζονται

Αφού μιλήσετε με τον άμεσο διευθυντή σας, θα πρέπει να παρατηρήσετε τον υπάλληλο ή τους υπαλλήλους που σχετίζονται με το πρόβλημα στο χώρο εργασίας. Η παρακολούθηση των υπαλλήλων σας θα σας δώσει σταθερές πληροφορίες σχετικά με τη συγκεκριμένη προβληματική διαδικασία ή την αλληλεπίδραση των εργαζομένων που σας προκαλεί πρόβλημα.

  • Αφιερώστε λίγο χρόνο για να παρατηρήσετε τις καθημερινές δραστηριότητες του οργανισμού σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα τυχόν προβλήματα στο χώρο εργασίας.
  • Πραγματοποιήστε συναντήσεις με τους υπαλλήλους κατά καιρούς για να δείτε τι συμβαίνει με αυτούς.
  • Ενσωματωθείτε σε διαφορετικές δουλειές καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε μια πολύ καλύτερη ιδέα για το πώς λειτουργούν οι διαδικασίες και πώς οι εργαζόμενοι αλληλεπιδρούν μεταξύ τους σε καθημερινή βάση.

Μέρος 2 από 3: Συζήτηση του προβλήματος

Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 4
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 4

Βήμα 1. Προγραμματίστε μια συνάντηση για να μιλήσετε για το πρόβλημα

Το πρώτο σας βήμα είναι να προγραμματίσετε μια συνάντηση για να μιλήσετε για το πρόβλημα. Ο προγραμματισμός μιας συνάντησης θα σας δώσει την ευκαιρία να συζητήσετε και να διερευνήσετε το πρόβλημα.

  • Όταν στέλνετε email ή καλείτε τον υπάλληλο, φροντίστε να είστε σχετικά σύντομοι στη συνομιλία σας.
  • Ενώ πρέπει να τους δώσετε μια ιδέα για το πρόβλημα για το οποίο θα μιλήσετε, προσπαθήστε να μην μπείτε πολύ βαθιά στο πρόβλημα.
  • Αποφύγετε να κατηγορείτε τον υπάλληλό σας όταν τον καλείτε σε μια συνάντηση.
  • Πείτε κάτι σαν: "Τζον, θα ήθελα να συναντηθώ σχετικά με το τμήμα σας. Θέλω να μιλήσω για τρόπους με τους οποίους μπορούμε να βελτιώσουμε την αποδοτικότητα εκεί."
  • Εάν γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον συγκεκριμένο υπάλληλο, αποφύγετε να γράψετε κάτι όπως "δεν κάνετε τη δουλειά σας" ή "το τμήμα σας βρίσκεται υπό εκτέλεση". Αυτό θα δώσει αρνητικό τόνο και μπορεί να υπονομεύσει την αποτελεσματικότητα της συνάντησής σας.
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 5
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 5

Βήμα 2. Εξηγήστε το πρόβλημα

Αφού ορίσετε μια συνάντηση, θα έχετε την ευκαιρία να εξηγήσετε το πρόβλημα στον υπάλληλο. Αξιοποιήστε αυτήν την ευκαιρία για να ενημερώσετε πλήρως τον υπάλληλό σας.

  • Αναφέρετε το πρόβλημα με απλούς και σαφείς όρους.
  • Προσδιορίστε πώς το πρόβλημα βλάπτει τον οργανισμό σας.
  • Προσπαθήστε να είστε αντικειμενικοί και όχι κατηγορητικοί. Ενημερώστε τους ποιο είναι το πρόβλημα - μην αποδίδετε ευθύνες. Για παράδειγμα, αντί να πείτε "Κάνετε μια φρικτή δουλειά ως εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών", πείτε "Λάβαμε αρνητικά σχόλια σχετικά με τη δουλειά σας ως αντιπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών."
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 6
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 6

Βήμα 3. Ακούστε την απάντηση του εργαζομένου

Αφού αφιερώσετε χρόνο για να εξηγήσετε το πρόβλημα στον εργαζόμενο, πρέπει να ακούσετε την απάντηση του υπαλλήλου. Ακούγοντας την απάντηση του υπαλλήλου θα τον ενημερώσετε ότι εκτιμάτε την προοπτική του και θα σας παρέχει πολύτιμες πληροφορίες.

  • Πάρτε τα σχόλιά τους. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τον οργανισμό σας.
  • Δείξτε ότι νοιάζεστε για το τι λέει ο υπάλληλος σας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να επαναλάβετε τα σημεία τους με διαφορετικές λέξεις για να δείξετε ότι προσέξατε.
  • Τους ευχαριστούμε για τη συμμετοχή και την ανταπόκρισή τους.
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 7
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 7

Βήμα 4. Συνεχίστε την επικοινωνία

Ενώ ο υπάλληλος σας έχει ήδη προσφέρει σχόλια, βεβαιωθείτε ότι τα κανάλια επικοινωνίας σας παραμένουν ανοιχτά μέχρι να λυθεί το πρόβλημα. Εάν εσείς και ο υπάλληλός σας επικοινωνείτε συχνά και αποτελεσματικά, θα σας βοηθήσει να βρείτε και στη συνέχεια να επιλύσετε το εν λόγω πρόβλημα.

  • Ενημερώστε τον υπάλληλό σας να επικοινωνήσει μαζί σας εάν έχει και περαιτέρω ανησυχίες ή προβλήματα.
  • Κρατήστε συναντήσεις με τον υπάλληλο μέχρι να επιλυθεί πλήρως το πρόβλημα.

Μέρος 3 από 3: Εύρεση τρόπου επίλυσης του προβλήματος

Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 9
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 9

Βήμα 1. Λάβετε προτάσεις από τον υπάλληλό σας

Ο υπάλληλος θα γνωρίζει από πρώτο χέρι τι συμβαίνει με τον ίδιο ή το τμήμα. Ρωτήστε πού είναι το πρόβλημα και πού υπάρχει ευκαιρία για βελτίωση. Αυτό βάζει την ευθύνη στον εργαζόμενο και μπορεί να τον βοηθήσει να αισθανθεί ότι έχει δύναμη, και είναι επίσης ένας τρόπος για να αξιολογήσετε τη δέσμευση και την κρίση του εργαζομένου.

  • Ρωτήστε τον υπάλληλό σας κάτι σαν: "Τι πιστεύετε ότι μπορούμε να κάνουμε για να διορθώσουμε αυτό το πρόβλημα;"
  • Τεκμηριώστε τις λύσεις που προτείνει ο υπάλληλος σας.
  • Εάν εγκρίνετε μια λύση που συνιστά ο υπάλληλος σας, ενημερώστε τον και δώστε του την εξουσία να την εφαρμόσει.
  • Θυμηθείτε, δεν έχει σημασία ποιος φταίει. Θα πρέπει να εστιάσετε στη λύση.
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 8
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 8

Βήμα 2. Προτείνετε μια λύση στο πρόβλημα

Αφού ακούσετε τις ιδέες του υπαλλήλου σας, κάντε τις δικές σας προτάσεις εάν υπάρχουν λύσεις που μπορεί να μην έχουν εξετάσει.

  • Ενημερώστε τον υπάλληλό σας ότι οι προτάσεις σας είναι απλώς αυτό - προτάσεις.
  • Εάν αισθάνεστε έντονα για το πώς ο υπάλληλος σας (ή εσείς) μπορεί να εφαρμόσει τη λύση σας, ενημερώστε τον.
  • Δώστε πολλές λύσεις, αν μπορείτε. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας έχει μια τοποθεσία ή franchise που έχει χαμηλές πωλήσεις, προτείνετε επιλογές για το πώς αυτή η τοποθεσία μπορεί να αυξήσει τις πωλήσεις. Μπορεί να προτείνετε ότι ο διαχειριστής αυτής της τοποθεσίας βγάζει κάποιες έντυπες διαφημίσεις, εκτελεί προωθήσεις ή ξεκινά μια καμπάνια κοινωνικών μέσων.
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 10
Επικοινωνήστε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας με τον υπάλληλό σας Βήμα 10

Βήμα 3. Ρωτήστε άλλους για τρόπους επίλυσης του προβλήματος

Εκτός από τη δημιουργία λύσεων μόνοι σας και τη λήψη προτάσεων από τον υπάλληλό σας, επικοινωνήστε με άλλους διευθυντές τμημάτων ή/και υπαλλήλους που είναι εξοικειωμένοι με το πρόβλημα στο χώρο εργασίας.

  • Καλέστε μια συνάντηση της διοίκησης για να συζητήσετε το πρόβλημα και δείτε αν κάποιος μπορεί να προτείνει μια λύση. Εσείς και ο εν λόγω υπάλληλος μπορεί να δημιουργήσετε μια παρουσίαση σχετικά με το ζήτημα και στη συνέχεια να σκεφτείτε ενεργά ιδέες με τη σχετική διεύθυνση.
  • Πραγματοποιήστε μια συνάντηση όλων των υπαλλήλων που σχετίζονται ή είναι εξοικειωμένοι με το πρόβλημα για να διαπιστώσετε εάν κάποιος έχει ιδέες για το πώς να το επιλύσει.
  • Συζητήστε το πρόβλημα με τους ανθρώπινους πόρους, εάν πρόκειται για πρόβλημα ανθρώπινου δυναμικού.

Συνιστάται: