Η δουλειά ενός συντονιστή ομάδας είναι σημαντική, επειδή ενθαρρύνουν την επικοινωνία χωρίς να επηρεάζουν έντονα τη συζήτηση. Οι επιτυχημένοι ηγέτες ομάδων μπορούν να ελέγξουν και να ενισχύσουν μια ομάδα με καλό σχεδιασμό, ανοιχτές ερωτήσεις και θετική ενίσχυση.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Οργάνωση ομάδας
Βήμα 1. Ανακοινώστε την ομάδα σας
Επιλέξτε τον καλύτερο δυνατό τρόπο επικοινωνίας για να προσεγγίσετε οποιονδήποτε μπορεί να ενδιαφέρεται. Δοκιμάστε πολλά κανάλια αν είναι δυνατόν.
-
Εάν οργανώνετε μια ομάδα εργασίας, χρησιμοποιήστε το email της εταιρείας.
-
Εάν οργανώνετε μια σχολική ομάδα, ζητήστε αριθμούς τηλεφώνου ή email. Επίσης, ερευνήστε ένα σχολείο LISTSERV για να ενθαρρύνετε νέα συμμετοχή.
-
Εάν φιλοξενείτε μια εκκλησιαστική ομάδα, βεβαιωθείτε ότι η ώρα της συνάντησης είναι στο δελτίο της εκκλησίας.
-
Εάν ξεκινάτε μια ομάδα υποστήριξης, δημοσιεύστε τις πληροφορίες στα νοσοκομεία, στο διαδίκτυο και σε γραφεία συμβούλων/ιατρών.
Βήμα 2. Ερευνήστε πιθανά θέματα εκ των προτέρων
Lookάξτε στο διαδίκτυο και στα βιβλία για ιδέες για το ποια θέματα να επιλέξετε. Εάν ηγείστε μια ομάδα εργασίας, στείλτε όλη την έρευνα και τις αναφορές μερικές ημέρες νωρίτερα, ώστε όλοι να μπορούν να βρίσκονται στην ίδια σελίδα για τη συνάντηση.
Βήμα 3. Μάθετε δεξιότητες διαχείρισης χρόνου προτού διευκολύνετε μια ομάδα
Η έναρξη και ο τερματισμός των συνεδριάσεων απαιτούν ένα ειλικρινές άτομο που θα παρακολουθεί τον χρόνο και τα υπόλοιπα θέματα της ατζέντας. Φορέστε ένα ρολόι και ανατρέξτε σε αυτό περιστασιακά για να βεβαιωθείτε ότι είστε σε καλό δρόμο.
-
Ανακοινώστε την ώρα έναρξης και λήξης της επικοινωνίας σας με τα μέλη της ομάδας. Επίσης, σκεφτείτε να ανακοινώσετε θέματα και τη χρονική δομή, ώστε τα μέλη να μπορούν να προετοιμαστούν επαρκώς.
-
Μια σημαντική δομή που πρέπει να ανακοινωθεί είναι αν πρόκειται για ανοιχτή ομάδα και εάν η ομάδα έχει «διασταυρούμενη συζήτηση». Αυτό σημαίνει ότι η ομάδα μπορεί να συζητήσει, αντί να μοιραστεί απλά μια γνώμη όταν είναι η σειρά της.
Βήμα 4. Προετοιμαστείτε ψυχικά για τη διευκόλυνση
Μπορεί να είναι κουραστικό να καθοδηγείς μια ομάδα, ειδικά για επαγγελματικά και συναισθηματικά θέματα. Κοιμηθείτε καλά και κάντε μερικές τεχνικές βαθιάς αναπνοής πριν ξεκινήσετε τη συνάντηση της ομάδας.
Βήμα 5. Δημιουργήστε ένα περιβάλλον που διευκολύνει τη συζήτηση
Το να κάθεσαι σε κύκλο είναι μια κλασική προσέγγιση, γιατί κανείς δεν μένει εκτός. Μετακινήστε τις καρέκλες σε έναν κύκλο πριν φτάσει κάποιος άλλος.
Αποφύγετε μια προσέγγιση «τάξης». Εάν όλοι πρέπει να σας δουν, αλλά δεν μπορείτε να δείτε ο ένας τον άλλον, θα είστε περισσότερο μια αυθεντία και θα δυσκολευτείτε περισσότερο να ενθαρρύνετε τη συζήτηση μεταξύ των μελών της ομάδας
Βήμα 6. Εξασκηθείτε στην ουδετερότητα
Είναι δουλειά σας να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή χωρίς να επηρεάζετε το αποτέλεσμα. Εάν είστε γνώμη, εξασκηθείτε να κρατάτε τη γλώσσα σας σε πολιτικές συζητήσεις.
Μέρος 2 από 3: Έναρξη συζητήσεων
Βήμα 1. Παρουσιάστε τον εαυτό σας
Κρατήστε το σύντομο, αλλά ανακοινώστε τα προσόντα ή το ενδιαφέρον σας για την επιτυχία της ομάδας. Στόχος είναι να διατηρηθεί η εισαγωγή μεταξύ ενός και δύο λεπτών.
Βήμα 2. Αναφέρετε τους κανόνες ομάδας εάν είναι απαραίτητοι για τη λειτουργία της ομάδας
Ομάδες όπως οι Ανώνυμοι Αλκοολικοί έχουν βήματα και παραδόσεις που πρέπει να διαβαστούν στην αρχή κάθε συνάντησης. Μην υπερβαίνετε τους κανόνες, καθώς ενδέχεται να περιορίσουν την έκφραση στην ομάδα.
Βήμα 3. Ανακοινώστε το σκοπό της συνάντησης
Εάν υπάρχουν επιθυμητά αποτελέσματα ή σημεία ατζέντας, αναθεωρήστε τα τώρα. Ορίστε ώρες εάν είναι απαραίτητο.
Βήμα 4. Προσαρμόστε τη δομή της ομαδικής συζήτησης με βάση το πόσα μέλη έχετε
Εάν ηγείστε μια μικρή ομάδα, μπορεί να είστε σε θέση να γυρίσετε σε έναν κύκλο (Round Robin) έτσι ώστε όλοι να έχουν την ευκαιρία να μιλήσουν. Εάν ηγείστε μιας μεγάλης ομάδας, ίσως χρειαστεί να ενθαρρύνετε το σήκωμα των χεριών ή την ελεύθερη ομιλία.
Ανακοινώστε τη δομή της ομάδας πριν ξεκινήσετε, έτσι ώστε όλοι να έχουν τις ίδιες προσδοκίες
Βήμα 5. Μην πέσετε σε «συμπεριφορές διδασκαλίας
” Αυτό είναι όταν αρχίζετε να απαντάτε σε ερωτήσεις, να αναφέρετε γεγονότα ή να μιλάτε συχνά. Χρησιμεύετε ως ουδέτερο κόμμα και όχι ως δάσκαλος.
Μέρος 3 από 3: Διευκόλυνση της συζήτησης
Βήμα 1. Κάντε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου
Αποφύγετε να κάνετε ερωτήσεις στην ομάδα με ναι ή όχι απαντήσεις. Εάν πρέπει να είναι ναι/όχι απαντήσεις, ζητήστε από τα μέλη της ομάδας να εξηγήσουν γιατί αυτή είναι η απάντηση.
Βήμα 2. Συνεχίστε με τις επόμενες ερωτήσεις εάν η συζήτηση δεν ξεκινήσει αμέσως
Οι καλές επακόλουθες ερωτήσεις περιλαμβάνουν "Πώς αλλάζει αυτό τον τρόπο που αισθάνεστε για τα Χ, Υ, Ζ;" και "Πώς πιστεύετε ότι ισχύει για άλλα θέματα που συζητάμε;"
Βήμα 3. Χωρίστε την ομάδα σε μικρότερες ομάδες για έργα ή οικεία συζήτηση
Εάν φοβάστε ότι η ομάδα είναι πολύ μεγάλη για να ενθαρρύνει επαρκή συμμετοχή, η ομαδική εργασία είναι ένας καλός τρόπος για να ενθαρρύνετε όλους σε μια ομάδα να αλληλεπιδράσουν.
Βήμα 4. Δώστε θετική ενίσχυση
Ενθαρρύνετε θετικές αλληλεπιδράσεις. Ευχαριστώ τους ανθρώπους για τη συμβολή τους.
Μην είστε επικριτικοί. Ακόμα κι αν η ομάδα σας έχει δημιουργηθεί για κριτικές, η κριτική πρέπει να δίνεται μόνο σε μικρές δόσεις. Ξεκινήστε κάθε σχόλιο με θετική ενίσχυση
Βήμα 5. Προτείνετε μια δραστηριότητα ενεργοποίησης εάν έχετε μια μακρά συνάντηση
Μεταξύ θεμάτων, ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να παίξουν ένα παιχνίδι, να παρακολουθήσουν ένα σχετικό κλιπ YouTube ή να σηκωθούν και να κινηθούν.
Βήμα 6. Αντιμετωπίστε τις διαφωνίες βρίσκοντας κοινό έδαφος
Είναι η δουλειά σας ως αρχηγός ομάδας να αναγνωρίζετε πιθανά επιχειρήματα και να προσπαθείτε να προχωρήσετε με παραγωγικό τρόπο.
- Πείτε: «Φαίνεται ότι έχουμε διαφορετική άποψη».
- «Στην ομάδα μας ενθαρρύνονται διαφορετικές απόψεις».
- «Φαίνεται ότι και οι δύο αισθάνεστε παθιασμένοι με αυτό.»
- «Φαίνεται ότι μπορούμε να συμφωνήσουμε στα Χ, Υ, Ζ.»
Βήμα 7. Ενθαρρύνετε άλλους ανθρώπους να ηγηθούν μελλοντικών συζητήσεων
Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για τους ανθρώπους να αισθάνονται από κοινού ιδιοκτησία μιας ομάδας και των στόχων της.
Βήμα 8. Δημιουργήστε μια διαδικασία αξιολόγησης
Ζητήστε από τους ανθρώπους να πάρουν ένα ερωτηματολόγιο ή να συζητήσουν αλλαγές ή ζητήματα με εσάς.